2016年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參加了某市扶貧辦的精準(zhǔn)扶貧信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。該項(xiàng)目中標(biāo)價(jià)890萬(wàn)，工期9個(gè)月。該系統(tǒng)要求可以通過(guò)b/s、手機(jī)客戶端兩種接入方式來(lái)實(shí)現(xiàn)該市和下屬19個(gè)區(qū)縣的扶貧數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)和分析，建立市縣鄉(xiāng)村四級(jí)的扶貧信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)扶貧全過(guò)程大數(shù)據(jù)管理，為精準(zhǔn)扶貧工作提供信息服務(wù)和決策支持。2017年2月，系統(tǒng)通過(guò)正式驗(yàn)收后順利上線，到目前運(yùn)行良好，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，獲得扶貧辦的高度認(rèn)可。

本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合我的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、確認(rèn)范圍、控制范圍六個(gè)過(guò)程來(lái)闡述我是如何進(jìn)行范圍管理、防止項(xiàng)目范圍發(fā)生蔓延，確保項(xiàng)目獲得成功的。

正文

長(zhǎng)期以來(lái)，政府一直采用粗放的扶貧工作方式，扶貧數(shù)字由基層估算推測(cè)后層層上報(bào)，扶貧資金漫天撒花，扶貧措施缺乏針對(duì)性，扶貧工作成效低下，造成了年年扶貧年年貧的局面。為了確保完成到2020年實(shí)現(xiàn)中央下達(dá)的所有貧困地區(qū)和貧困人口一道邁入全面小康社會(huì)的任務(wù)，政府扶貧辦迫切需要掌握更準(zhǔn)確的貧困人口基本情況，動(dòng)態(tài)把握扶貧工作進(jìn)展情況，然后采取針對(duì)性強(qiáng)，作用效果直接的措施，在這個(gè)背景下該市政府決定開(kāi)發(fā)精準(zhǔn)扶貧信息管理系統(tǒng)。我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，中標(biāo)價(jià)890萬(wàn)，工期九個(gè)月，采用項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)。

該系統(tǒng)使用java語(yǔ)言編程和j2ee技術(shù)架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用oracle11g，可以實(shí)現(xiàn)b/s、手機(jī)客戶端雙接入。該系統(tǒng)包括扶貧政策、幫扶對(duì)象、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、幫扶日志、扶貧工程和成果、扶貧監(jiān)督六個(gè)模塊，旨在建立一套集扶貧對(duì)象信息采集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、精確幫扶、精確管理、幫扶成效反饋于一體的系統(tǒng)，主要包括五大功能（1）數(shù)據(jù)采集功能。采集該市和下屬的19個(gè)區(qū)縣的大約21萬(wàn)貧困人口的基本資料，為每位貧困戶建立電子檔案，包括《貧困戶基本信息表》和《貧困戶需求情況表》。（2）統(tǒng)計(jì)功能。實(shí)現(xiàn)對(duì)已脫貧人數(shù)/待脫貧人數(shù)、貧困類型統(tǒng)計(jì)、貧困戶行政區(qū)域分布、幫扶效果多角度的統(tǒng)計(jì)。（3）分析和決策支持功能，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析造成貧困的根本原因，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。（4）扶貧政策、信息發(fā)布功能。（五）扶貧干部管理功能。對(duì)7000名扶貧干部的幫扶過(guò)程進(jìn)行記錄和考核。

（范圍）

由于政府面臨的扶貧工作時(shí)間緊，任務(wù)重，所以對(duì)我們也提出了很高的要求，要求在2017年2月該市市級(jí)兩會(huì)召開(kāi)前必須上線，向市兩會(huì)獻(xiàn)禮。如果這次不能按時(shí)完工，不但會(huì)導(dǎo)致政府領(lǐng)導(dǎo)不滿意，還會(huì)喪失以后繼續(xù)跟政府合作的機(jī)會(huì)。而含糊的需求和頻繁的范圍變更會(huì)使進(jìn)度拖延，成本超支，是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗最常見(jiàn)的原因。下面以該項(xiàng)目為例，結(jié)合我的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從以下六個(gè)過(guò)程來(lái)闡述我是如何對(duì)范圍進(jìn)行全方位管理的。

規(guī)劃范圍管理。

這次中標(biāo)的主要原因還是因?yàn)榻痤~較低和完全承諾了苛刻的工期要求。雖然時(shí)間緊，任務(wù)重，但是磨刀不誤砍柴工，越是工期緊張，資源匱乏，就越需要制定一個(gè)好計(jì)劃，科學(xué)合理的安排項(xiàng)目各項(xiàng)工作。

此系統(tǒng)跟我們單位開(kāi)發(fā)的民政信息系統(tǒng)有較高的相似性，于是我們果斷采用拿來(lái)主義，利用組織過(guò)程資產(chǎn)中的計(jì)劃模板，結(jié)合項(xiàng)目章程，項(xiàng)目管理計(jì)劃，制定了初步計(jì)劃，然后組織各方討論，根據(jù)各方建議修正后形成了本項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃和需求管理計(jì)劃。

收集需求。

即確定、記錄和管理干系人的需要的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程我要求項(xiàng)目組成員必須洞悉客戶最高層的業(yè)務(wù)需求，搞明白為什么做這個(gè)項(xiàng)目；要引導(dǎo)客戶認(rèn)真對(duì)待，不能想到哪兒算哪兒。

我們首先列出了一份主要干系人清單，主要包括該市主管扶貧的副市長(zhǎng)、扶貧辦主任、扶貧辦信息科科長(zhǎng)、一般扶貧干部、貧困對(duì)象。然后兵分兩路，一路去拜訪有簽字權(quán)的分管扶貧工作的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，著重調(diào)查他們對(duì)系統(tǒng)的需求；一路去通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的方式去調(diào)查一般扶貧干部、扶貧對(duì)象。最后將收集到的需求進(jìn)行分析，分類、歸納形成了初步的軟件規(guī)格說(shuō)明書，并開(kāi)發(fā)出了一個(gè)簡(jiǎn)單的系統(tǒng)原型進(jìn)行演示，根據(jù)他們的意見(jiàn)修改完善，形成了最終的需求規(guī)格說(shuō)明書，然后組織各方進(jìn)行評(píng)審簽字。

定義范圍

即明確邊界，制定項(xiàng)目和產(chǎn)品詳細(xì)描述的過(guò)程。

收集完需求后，我們便進(jìn)行了產(chǎn)品分析，制定了范圍說(shuō)明書。主要包括以下幾方面內(nèi)容（1）精準(zhǔn)扶貧信息系統(tǒng)的范圍，主要包括扶貧對(duì)象的數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、分析和信息發(fā)布、扶貧干部管理五個(gè)功能（2）可交付物為應(yīng)用程序、源代碼以及各類項(xiàng)目文檔。（3）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)能實(shí)現(xiàn)扶貧全過(guò)程的信息化管理。（4）制約因素工期，兩會(huì)前必須完工投入使用。（5）項(xiàng)目的除外責(zé)任及假設(shè)條件。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

工作分解結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目管理工作的基礎(chǔ)，是以可交付成果為導(dǎo)向的工作層級(jí)分解，是成本和進(jìn)度估算的基礎(chǔ)。

我動(dòng)員項(xiàng)目組全體人員積極參與，將本項(xiàng)目的六個(gè)模塊和項(xiàng)目管理工作逐層分解，采用列表式結(jié)構(gòu)，嚴(yán)格遵守創(chuàng)建wbs的八個(gè)基本原則，確定責(zé)任人，防止團(tuán)隊(duì)中有人濫竽充數(shù)甚至鍍金行為，編制wbs詞典，得到了范圍基準(zhǔn)。

確認(rèn)范圍。

就是不斷地與客戶進(jìn)行范圍確認(rèn)，與客戶驗(yàn)收每一項(xiàng)可交付成果。每一項(xiàng)可交付成果完成后，我要求項(xiàng)目組內(nèi)部先進(jìn)行測(cè)試和檢驗(yàn)，然后再組織各方進(jìn)行驗(yàn)收。

電子政務(wù)類項(xiàng)目的典型特點(diǎn)就是客戶方強(qiáng)勢(shì)，雙方地位不對(duì)等，不能完全按照合同辦事；政府內(nèi)部關(guān)系復(fù)雜，工作流程繁瑣，一點(diǎn)小事都需要層層領(lǐng)導(dǎo)簽字。一說(shuō)指導(dǎo)項(xiàng)目，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講起來(lái)頭頭是道，常把別以為我不懂掛嘴邊，一說(shuō)簽字，就說(shuō)看不明白，不能簽字出了錯(cuò)負(fù)責(zé)不起。在這個(gè)過(guò)程，我告訴項(xiàng)目組成員，要堅(jiān)持真誠(chéng)比技巧更重要的原則去跟政府方面的領(lǐng)導(dǎo)去溝通，耐心講解，打好感情牌，千萬(wàn)不能油腔滑調(diào)，要用最樸素的真誠(chéng)打消他們的顧慮，來(lái)配合我們完成各個(gè)階段的驗(yàn)收。

控制范圍。

導(dǎo)致范圍變更的原因主要是外部環(huán)境的變化，比如政策的變化，計(jì)劃的紕漏，新技術(shù)方案的出現(xiàn)，組織的變化，客戶要求的變化等等。如果不對(duì)范圍變更加以控制，任由變更盲目發(fā)生，必將導(dǎo)致范圍蔓延，危及項(xiàng)目成敗。特別是作為電子政務(wù)類項(xiàng)目，面對(duì)一個(gè)強(qiáng)勢(shì)的甲方，常常因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)一句話就要變更，更有必要建立制度來(lái)減少隨意變更的發(fā)生。為此，我牽頭制定了《項(xiàng)目變更管理辦法》，明確變更的控制流程，并成立了由主管扶貧工作副市長(zhǎng)、扶貧辦主任、我和公司副總經(jīng)理組成的變更控制委員會(huì)，同時(shí)建立了配置管理系統(tǒng)。

   規(guī)范的變更管理和配置管理對(duì)控制本項(xiàng)目的范圍蔓延起到了良好的效果。在系統(tǒng)即將交付時(shí)，扶貧辦領(lǐng)導(dǎo)提出希望能派兩名項(xiàng)目組成員來(lái)提供大約兩周的培訓(xùn)服務(wù)，而合同和范圍說(shuō)明書中并不包括此項(xiàng)內(nèi)容，我們對(duì)變更可能造成的影響進(jìn)行了分析：培訓(xùn)工作比較簡(jiǎn)單，派遣兩名實(shí)習(xí)生即可勝任；變更不會(huì)對(duì)已經(jīng)完成的工作產(chǎn)生影響，只需再編寫一份培訓(xùn)材料、制作培訓(xùn)用的ppt即可。另外，由于培訓(xùn)和公司不在同一座城市，會(huì)產(chǎn)生大約2萬(wàn)元的差旅費(fèi)，2名實(shí)習(xí)生的兩周的人工成本大約為8000元。而增加此項(xiàng)培訓(xùn)服務(wù)有助于我們樹(shù)立良好口碑，取得再次跟政府合作的機(jī)會(huì)，帶來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于增加的成本。于是我向變更控制委員會(huì)提交了變更建議，得到批準(zhǔn)后組織實(shí)施。政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此十分滿意，不但在后邊的項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)十分配合，簽字十分痛快還主動(dòng)為兩名培訓(xùn)人員解決了食宿問(wèn)題，為公司節(jié)省了一筆差旅費(fèi)。

由于項(xiàng)目組完善的范圍管理工作，項(xiàng)目范圍始終處于可控狀態(tài)，該系統(tǒng)自2017年2月通過(guò)驗(yàn)收后正式上線，到目前運(yùn)行良好，利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了扶貧工作的精準(zhǔn)管理，得到用戶單位的好評(píng)。我也認(rèn)識(shí)到自己的不足之處：對(duì)導(dǎo)致需求變化因素認(rèn)識(shí)不全面，對(duì)需求變化可能帶來(lái)的影響預(yù)估不足。近年來(lái)政府機(jī)構(gòu)改革力度越來(lái)越大，政府職能也在不斷調(diào)整變化，這給項(xiàng)目帶來(lái)很大的變數(shù)，很可能一個(gè)部門的調(diào)整，整個(gè)項(xiàng)目就要從頭干，甚至被取消。項(xiàng)目管理是變理想為現(xiàn)實(shí)、化抽象為具體的一門科學(xué)和藝術(shù)，這些寶貴的這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將指導(dǎo)我在以后的工作中加以改進(jìn)。