摘要
2010年5月至2011年4月，根據(jù)某市水資源管理中心的需求，我所在的某科技有限公司組織了“水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)項(xiàng)目“的開發(fā)，我作為乙方的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體規(guī)劃、組織實(shí)施與管理控制的工作。這是一個(gè)主要包括實(shí)時(shí)信息服務(wù)、取水許可管理、地下水管理、水資源費(fèi)征收管理、入河排污口管理、計(jì)劃用水和節(jié)水管理的綜合管理系統(tǒng)。該項(xiàng)目作為全省第一個(gè)水資源管理項(xiàng)目，受到省水利廳領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，項(xiàng)目的成功與否直接關(guān)系到以后在全省的推廣。本文以該項(xiàng)目為案例，討論信息項(xiàng)目管理中范圍問(wèn)題，通過(guò)范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解、范圍確認(rèn)和范圍控制的各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理，制定了其實(shí)可行的范圍確認(rèn)流程和變更控制流程，確保項(xiàng)目如期按質(zhì)完成。目前該系統(tǒng)已正式投入運(yùn)行，狀況良好受到客戶一致好評(píng)，很大程度上得益于項(xiàng)目整體管理工作做的扎實(shí)到位，最后總結(jié)了本次項(xiàng)目管理的不足和取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
1項(xiàng)目概述：為了項(xiàng)目落實(shí)省水利廳加強(qiáng)對(duì)水資源監(jiān)控與管理的號(hào)召，該市水資源管理中心積極推進(jìn)水資源監(jiān)控與管理的信息化建設(shè)，從2009年以來(lái)，預(yù)計(jì)總投資930萬(wàn)預(yù)計(jì)建設(shè)工期為2年，分兩期進(jìn)行。該“水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)項(xiàng)目”的建設(shè)涵蓋全市范圍內(nèi)的水資源管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，以區(qū)縣水資源監(jiān)控為重點(diǎn)，是一個(gè)集采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用、管理、分析、信息發(fā)布等于一體，涉及面廣，技術(shù)復(fù)雜、實(shí)用性強(qiáng)，建設(shè)周期長(zhǎng)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，是一個(gè)既有系統(tǒng)的軟件硬件建設(shè)，又有通訊、基建、網(wǎng)絡(luò)、水量監(jiān)測(cè)、地下水位監(jiān)測(cè)的工程建設(shè)。該項(xiàng)目采用公開招標(biāo)的方式，我公司在眾多參與競(jìng)標(biāo)的單位中脫穎而出，并順利中標(biāo)項(xiàng)目二期工程的開發(fā)，項(xiàng)目承建費(fèi)用為370萬(wàn)，預(yù)計(jì)建設(shè)工期為11個(gè)月，在開發(fā)合同簽訂之日開始算起，根據(jù)合同要求二期工程主要完成應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，包括構(gòu)建水資源數(shù)據(jù)庫(kù)及管理平臺(tái)，建設(shè)包括實(shí)時(shí)信息服務(wù)、取水許可管理、地下水管理、水資源費(fèi)征收管理、入河排污口管理、計(jì)劃用水和節(jié)水管理、水功能區(qū)管理、飲用水源地管理以及綜合統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用系統(tǒng)，針對(duì)水資源管理系統(tǒng)可控性和可視性的特點(diǎn)決定采用B/S架構(gòu)平臺(tái)和SSH主流Web應(yīng)用框架，因本項(xiàng)目對(duì)系統(tǒng)的安全以及可靠性等方面有著較高要求，我司決定采用三層架構(gòu)模式的J2EE環(huán)境作為運(yùn)行環(huán)境，采用oracle 10g為數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境。該信息化建設(shè)系統(tǒng)投資規(guī)模較大，技術(shù)復(fù)雜，需求難以定義，質(zhì)量要求高，而且該項(xiàng)目涉及的干系人面廣人多。因此作為項(xiàng)目經(jīng)理我認(rèn)為應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目范圍管理上，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)并結(jié)合我司CMMI3項(xiàng)目管理過(guò)程域的具體要求，做好項(xiàng)目范圍管理的工作，才能滿足項(xiàng)目各方干系人對(duì)項(xiàng)目成功的渴求，從而帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)走向成功。下面分別從范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解、范圍確認(rèn)和范圍控制等方面對(duì)項(xiàng)目范圍管理過(guò)程和相關(guān)問(wèn)題加以簡(jiǎn)要論述。
2需求開發(fā)編制范圍計(jì)劃：由于該項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜，最終用戶繁多的特點(diǎn)，為了使項(xiàng)目順利實(shí)施，我認(rèn)為清晰分析項(xiàng)目的具體范圍和具體工作內(nèi)容至關(guān)重要，同時(shí)也為提高項(xiàng)目成本，時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確打好基礎(chǔ)。前期我通過(guò)的需求調(diào)研，挖掘可用需求，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目的背景有了初步的了解。同時(shí)也為后期B/S系統(tǒng)的開發(fā)提供參照的作用。為了能全面識(shí)別干系人期望，我進(jìn)行了需求的開發(fā)，充分識(shí)別用戶提出需求，并在一定的基礎(chǔ)上平衡干系人期望，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)并記錄干系人需求，我們邀請(qǐng)了主要的跨職能干系人一起參加會(huì)議，對(duì)產(chǎn)品的需求集中討論和定義，在此基礎(chǔ)上結(jié)合項(xiàng)目章程和項(xiàng)目范圍管理的理論我制定了項(xiàng)目范圍計(jì)劃，它規(guī)定了如何對(duì)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行定義、確認(rèn)、以及如何制定工作分解的過(guò)程。
3定義范圍: 項(xiàng)目范圍管理包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)這些產(chǎn)品或服務(wù)所需的各項(xiàng)具體工作。軟件項(xiàng)目范圍直接與需求相關(guān)，在范圍過(guò)程中，“需求蔓延”是信息系統(tǒng)建設(shè)失敗最常見的原因之一，范圍管理不僅應(yīng)該讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為，為了達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任，詳細(xì)清晰的分工界面和責(zé)任，不但有利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。
在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行需求分析之后，了解到涉及項(xiàng)目干系人，用戶要求界面友好、操作簡(jiǎn)便的，同時(shí)要求對(duì)全市水資源有可控性和可視性的特點(diǎn)，我們同水資源管理公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)應(yīng)用管理人員、客戶和業(yè)務(wù)代表協(xié)商一致并結(jié)合項(xiàng)目章程，制定了初步的范圍說(shuō)明書和總體技術(shù)解決方案，據(jù)此在項(xiàng)目干系人之間建立了一個(gè)對(duì)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，清晰了項(xiàng)目的主要目標(biāo)，從而項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能制定更詳細(xì)的范圍和需求計(jì)劃，這對(duì)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目實(shí)施期間的工作具有重大意義，同時(shí)也為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供一個(gè)范圍基線或邊界。
4創(chuàng)建工作分解：創(chuàng)建工作分解是指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。這個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目組要建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS的建立對(duì)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)意義非常重大，它使得原來(lái)看起來(lái)非?；\統(tǒng)、非常模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰下來(lái)，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個(gè)完善的WBS或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長(zhǎng)工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。制定好一個(gè)WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。我先將項(xiàng)目成果框架確定下來(lái)，然后每層下面再把工作分解，用滾動(dòng)式規(guī)劃法將所有涉及到活動(dòng)都進(jìn)行了排序，近期要完成的工作分布在工作分解結(jié)構(gòu)的最下層，遠(yuǎn)期要完成的工作分布在工作分解結(jié)構(gòu)的高層，隨著項(xiàng)目工作的不斷進(jìn)展，項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)逐步清晰、明確。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評(píng)審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。（根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，我同團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行充分討論之后確定以項(xiàng)目生命周期作為第一層。即需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、驗(yàn)收和項(xiàng)目管理作為第一層，將各個(gè)系統(tǒng)/子系統(tǒng)作為分解結(jié)構(gòu)的第二層）
5范圍確認(rèn)：項(xiàng)目范圍管理不僅是讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成那些具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任，不但有利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。項(xiàng)目范圍確認(rèn)項(xiàng)目干系人（發(fā)起人、客戶、用戶）正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過(guò)程，范圍確認(rèn)需要審查可交互物和工作成果，以保證項(xiàng)目中所有工作都能準(zhǔn)確滿意地完成。由于項(xiàng)目的范圍確認(rèn)貫穿于項(xiàng)目的始終，從WBS的確認(rèn)到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的檢驗(yàn)，為了保證做好各個(gè)階段范圍確認(rèn)的工作，我在項(xiàng)目實(shí)施中，在完成計(jì)劃中各重點(diǎn)里程碑之后，與項(xiàng)目干系人共同完成里程碑的檢查與評(píng)審，目的是防止范圍需求的偏差、遺漏，已達(dá)到在項(xiàng)目范圍內(nèi)干系人對(duì)階段工作完成情況的正式驗(yàn)收。
例如在早期我們同客戶確認(rèn)了以下重要里程碑：概要設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、界面原型、接口設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、B/S 部分編碼、集成測(cè)試設(shè)計(jì)、集成測(cè)試、系統(tǒng)部署、系統(tǒng)上線、系統(tǒng)調(diào)整，在以上每個(gè)重點(diǎn)里程碑完成之后，我邀請(qǐng)了相關(guān)干系人，共同參加項(xiàng)目評(píng)審大會(huì)，我們通過(guò)項(xiàng)目評(píng)審發(fā)現(xiàn)偏差并及時(shí)記錄，之后對(duì)評(píng)審問(wèn)題給予跟蹤解決，同時(shí)我們將最終的評(píng)審結(jié)果和偏差解決方案，以評(píng)審報(bào)告的形式上報(bào)到公司高層負(fù)責(zé)人及客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理，并簽字確認(rèn)，最后將評(píng)審結(jié)果發(fā)給其他與會(huì)人員，使階段的范圍確認(rèn)留下正式的書面記錄。
6范圍控制：是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過(guò)程。對(duì)項(xiàng)目管理者來(lái)說(shuō)如果范圍控制不好，直接關(guān)系到項(xiàng)目需求的蔓延，有可能造成項(xiàng)目成本的提高，進(jìn)度的延遲，甚至影響到項(xiàng)目的質(zhì)量。例如項(xiàng)目早期需求分析過(guò)程中，我們進(jìn)行需求調(diào)研之后，發(fā)現(xiàn)甲方并沒有嚴(yán)格定義現(xiàn)在系統(tǒng)的新功能，造成項(xiàng)目在項(xiàng)目初期項(xiàng)目范圍沒有明確界定，為了防止范圍蔓延而影響項(xiàng)目的進(jìn)度。我在項(xiàng)目初期制定了變更控制流程，在需求調(diào)研基本結(jié)束開展后續(xù)工作后，所有需要進(jìn)行的變更，都要嚴(yán)格提交變更申請(qǐng)單，由我和其他相關(guān)干系人組成的變更控制委員會(huì)分析對(duì)現(xiàn)有進(jìn)度和其他因素的影響，審核是否進(jìn)行變更，確定后進(jìn)入項(xiàng)目?jī)?nèi)部使用的變更信息庫(kù)，作為后續(xù)修改、跟蹤、查詢的依據(jù)。
經(jīng)過(guò)11個(gè)月的努力，水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)終于在2011年4月5日完成推廣培訓(xùn)應(yīng)用，系統(tǒng)全面上線啟用和驗(yàn)收，并獲得用戶的高度評(píng)價(jià)。總結(jié)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，仍然存在一些不足的地方，一是需求跟蹤沒有仔細(xì)去做，導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)為了并不特別需要的功能浪費(fèi)很多精力，甚至有些功能根本用不到，二是團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作程度還不高，沒能最大限度的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，在溝通管理方面還存在一些缺陷等。三是在項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃是還應(yīng)該安排更多的預(yù)留資源，以應(yīng)對(duì)項(xiàng)目范圍變更方面風(fēng)險(xiǎn)?？傊?xiàng)目的范圍管理是整個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程的重要環(huán)節(jié)，它與項(xiàng)目的質(zhì)量、成本、進(jìn)度密切相關(guān)，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目而言，只有按照項(xiàng)目生命周期的要求，做好各階段的工作，才能滿足項(xiàng)目各方干系人對(duì)項(xiàng)目成功的渴求。在今后的項(xiàng)目管理過(guò)程中，我會(huì)積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，做好項(xiàng)目管理工作。