摘要
2014年3月，我參加了XX市財(cái)政局的財(cái)政信息一體化建設(shè)第二期工程項(xiàng)目的開發(fā)，我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)全程管理該項(xiàng)目。該項(xiàng)目的建設(shè)周期為9個(gè)月，投資額為650萬元。該項(xiàng)目是基于現(xiàn)有一體化平臺，建立國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全市行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的動態(tài)管理，以及為財(cái)政管理信息系統(tǒng)中心機(jī)房核心設(shè)備進(jìn)行升級改造。本文結(jié)合自身的實(shí)踐，就該項(xiàng)目的成本管理作出詳實(shí)的論述，在項(xiàng)目的計(jì)劃階段科學(xué)地進(jìn)行成本估算，編制了可跟蹤可度量的成本基準(zhǔn)計(jì)劃。在項(xiàng)目的整體實(shí)施過程中，按階段對成本使用情況進(jìn)行跟蹤和記錄，同時(shí)利用掙值分析法對成本數(shù)據(jù)進(jìn)行了必要的分析，以發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的成本隱患和問題，及時(shí)做好成本的偏差控制。通過這些方法，有效的控制了項(xiàng)目成本，成功的完成了項(xiàng)目，受到了公司和用戶方的高度評價(jià)。
正文
通過XX市財(cái)政局面現(xiàn)向社會公開招標(biāo)，我司終以絕對的優(yōu)勢取得了該項(xiàng)目的承建權(quán)。該項(xiàng)目中的國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)軟件以市財(cái)政中心的服務(wù)器作為平臺，各行政事業(yè)單位和財(cái)政部門通過登錄市財(cái)政網(wǎng)的服務(wù)器進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理，該系統(tǒng)采用b/s模式開發(fā)，提供web訪問模式，從而實(shí)現(xiàn)了對資產(chǎn)的實(shí)時(shí)動態(tài)監(jiān)管。財(cái)政局中心機(jī)房原來老式的聯(lián)想萬全T200塔式服務(wù)器存在機(jī)器重量、空間占用率相對較高及整體硬件配置相對較低等缺點(diǎn)，為了滿足財(cái)政信息系統(tǒng)所需的龐大數(shù)據(jù)處理工作量，把所有老式服務(wù)器升級為IBM X3550機(jī)架式服務(wù)器。該項(xiàng)目在設(shè)計(jì)開發(fā)過程中，結(jié)合XX市行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理改革的實(shí)際需要進(jìn)行了修改、補(bǔ)充和完善，從而更加符合資產(chǎn)管理工作實(shí)際和更加便捷高效。在試運(yùn)行過程中，就已取得良好的管理效果。我作為項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)全程項(xiàng)目管理，并參與了業(yè)務(wù)需求討論和系統(tǒng)分析等工作。在各級領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，項(xiàng)目各組干系人的通過配合與支持下，我與項(xiàng)目組全體成員一起并肩作戰(zhàn)，通過近9個(gè)月的努力，終于在2014年12月6日全面通過系統(tǒng)驗(yàn)收，到目前系統(tǒng)運(yùn)行情況良好。該項(xiàng)目比計(jì)劃提前了10天完成項(xiàng)目建設(shè)，同時(shí)成本比預(yù)算節(jié)約了2.65萬元。
該項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于在項(xiàng)目過程的各階段對進(jìn)度和成本的有效管理和控制，成本管理包括制定成本管理計(jì)劃、成本估算、成本預(yù)算、成本控制的過程。下面分別對項(xiàng)目成本管理過程中成本估算、在各里程碑點(diǎn)利用掙值分析法監(jiān)控項(xiàng)目成本的實(shí)施情況，成本的有效控制等幾個(gè)方面加以簡要論述。
一、 成本估算
成本估算是完成項(xiàng)目所需資源成本的近似估算。在本次項(xiàng)目的成本估算中，我采用了自下而上和類比估算相結(jié)合的模型，具體辦法如下：
1、對任務(wù)進(jìn)行分解。在客戶對項(xiàng)目范圍說明書進(jìn)行了簽字確認(rèn)之后，我開始創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)和制訂詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，項(xiàng)目范圍、工作任務(wù)、交付物以及相關(guān)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等信息對成本估算的準(zhǔn)確性十分重要，為此我在完成了WBS工作分解后，按WBS中的各個(gè)具體的工作包進(jìn)行詳細(xì)的成本估算。
2、工作量估算采用類比估算法。針對財(cái)政局的財(cái)政信息一體化項(xiàng)目實(shí)施周期較長，參于人員復(fù)雜且需求量大，項(xiàng)目采購的設(shè)備種類繁多。我根據(jù)之前XX市洪山區(qū)財(cái)政局信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本發(fā)生情況，作為該項(xiàng)目成本估算的重要參考，采用類比估算法，估算本次項(xiàng)目的所有資源科目。對于部分估算把握性不準(zhǔn)的任務(wù)，采用PERT技術(shù)。例如對于軟件設(shè)計(jì)工作中的“資產(chǎn)購置模塊”，經(jīng)過3次估算，我們給出了該任務(wù)最大工作量為8人/日，可能值為6人/日，最小值為4人/日，按照PERT公式得出該工作量的估算值為6人/日。
3、估算總的工作量，根據(jù)項(xiàng)目的WBS結(jié)構(gòu)采用了自下而上的成本估算方法。對WBS的每項(xiàng)活動先確定具體人員，然后對活動本身進(jìn)行詳細(xì)分析確定工期，最后通過財(cái)務(wù)計(jì)算得出人力資源成本。對于估算把握不是很好的任務(wù)，還采用了德爾菲法及專家判定法。
除此之外，整個(gè)系統(tǒng)還包括系統(tǒng)軟件、集成費(fèi)用、間接費(fèi)用等。而且，為了避免因需求變更、人員調(diào)整或其它不可預(yù)見事件給項(xiàng)目帶來超出預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)，還預(yù)留總成本的5%作為應(yīng)急項(xiàng)目成本。我按照上述成本估算方法，使項(xiàng)目成本在整個(gè)實(shí)施過程中處于可控之中，保證了項(xiàng)目如期按質(zhì)完成。
二、 掙值管理
掙值管理是一種綜合了范圍、進(jìn)度計(jì)劃、資源和項(xiàng)目績效度量的方法，它通過對計(jì)劃完成的工作、實(shí)際掙得的收益、實(shí)際花費(fèi)的成本進(jìn)行比較，以確定成本與進(jìn)度是否按計(jì)劃進(jìn)行，提供偏差分析、決策依據(jù)，從而選取不同的應(yīng)對措施，以保證最終完成項(xiàng)目目標(biāo)。
根據(jù)公司的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，我采用了MSProject項(xiàng)目管理工具作為項(xiàng)目的項(xiàng)目管理工具。Project提供了豐富的報(bào)表分析工具，能夠靈活的分析項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、掙值。在每一個(gè)里程碑階段，我都對該階段工作完成情況進(jìn)行了掙值分析。通過對里程碑總結(jié)中匯總的進(jìn)度、成本等數(shù)據(jù)，生成項(xiàng)目盈余分析表，并在表中體現(xiàn)了該里程碑的項(xiàng)目進(jìn)度績效（SPI）、項(xiàng)目成本績效（CPI）、項(xiàng)目進(jìn)度偏差（SV）、項(xiàng)目成本偏差（CV）、完工估算（EAC），通過對以上這些數(shù)據(jù)的分析，科學(xué)地評價(jià)了該里程碑當(dāng)前的實(shí)施狀態(tài)，也為下一步工作的順利開展、項(xiàng)目偏差的的控制、風(fēng)險(xiǎn)的防范等工作提供了良好的指導(dǎo)。
三、 成本控制
在項(xiàng)目的整個(gè)開發(fā)周期內(nèi)進(jìn)行成本的跟蹤與控制。有效成本控制的關(guān)鍵是經(jīng)常及時(shí)地分析成本績效，盡早發(fā)現(xiàn)成本差異和成本執(zhí)行的效率，在情況變壞之前能夠及時(shí)采取糾正措施，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)。
在成本的日常跟蹤中，我主要利用PROJECT工具，項(xiàng)目組成員每周五下班前通過郵件系統(tǒng)系統(tǒng)提交項(xiàng)目周報(bào)，把各自完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)。報(bào)告要求按百分比嚴(yán)格量化任務(wù)完成情況。項(xiàng)目經(jīng)理把各項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到進(jìn)度計(jì)劃中，Project自動生成成本統(tǒng)計(jì)表，清楚顯示任務(wù)基準(zhǔn)和實(shí)際成本信息。例如在需求開發(fā)的實(shí)施過程中，由于客戶方對部分系統(tǒng)的功能未能清晰表述，導(dǎo)致需求階段花費(fèi)在編制用戶需求規(guī)格說明書上的時(shí)間超過即定計(jì)劃，且后期又花了較多的時(shí)間同用戶反復(fù)溝通、確認(rèn)及修訂，使得該里程碑的成本超出了本里程碑預(yù)算的15%，進(jìn)度滯后于本里程碑計(jì)劃的10%。不得不在后續(xù)的工作中，從其它項(xiàng)目組抽調(diào)了一名資深從事過財(cái)政信息系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的工程師加入到后一階段的設(shè)計(jì)工作中來，并采取并行實(shí)施的工作方式。由于采用的措施到位，從而保證了后續(xù)進(jìn)度和成本的有效控制。
通過對各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本的對比、檢查、監(jiān)督、引導(dǎo)和糾正，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在預(yù)算的范圍之內(nèi)。另外我在項(xiàng)目日常管理中，注意做好項(xiàng)目范圍控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)量保證等幾方面的工作，盡量將項(xiàng)目因需求漫延、產(chǎn)品質(zhì)量等原因而引起的各類不良成本及風(fēng)險(xiǎn)損失降至最低，確保最終項(xiàng)目成本能夠控制在預(yù)算范圍內(nèi)。
總結(jié)
由于對項(xiàng)目成本管理得當(dāng)，項(xiàng)目按即定的計(jì)劃與預(yù)算完成了，我們的項(xiàng)目組贏得了公司與客戶的一致好評。回顧而言，項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于在項(xiàng)目過程中各個(gè)階段對成本的有效管理和控制。但也存在一些不足之處，如前期需求分析時(shí)沒有充分考慮到各干系人對需求存在的差異性，也未能有效地引導(dǎo)客戶需求，導(dǎo)致需求開發(fā)里程碑進(jìn)度成本偏差較大。在今后的工作中，本人將繼續(xù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在今后的項(xiàng)目管理過程中成本管理水平將得到不斷提高。