摘要
2013年5月，我作為項目經(jīng)理，參與了××物流公司條形碼項目。該項目是為了提升××物流公司日常業(yè)務(wù)運作中，貨物流轉(zhuǎn)交換的準(zhǔn)確性和及時性，解決該公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)運作中的貨物差錯率高、裝卸效率低、記錄顆粒度粗等問題，進(jìn)而提升整體運營服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)××物流公司由低端運輸向高端公路快運轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略目標(biāo)。
作為該公司的重點戰(zhàn)略項目，項目總投資2000萬元，項目工期為2年，系統(tǒng)主要實現(xiàn)了以下功能：1）對貨物流轉(zhuǎn)交換過程中的每一個環(huán)節(jié)的掃描，實現(xiàn)了貨物運輸全過程跟蹤處理功能；2）基于計劃與實際掃描結(jié)果的比對，實現(xiàn)裝卸差錯及時發(fā)現(xiàn)，及時解決；3）貨物異常處理；4）提送貨任務(wù)的指派與管理。
2015年6月，該項目通過了客戶的驗收，贏得了甲方的好評，成為公路運輸行業(yè)實施條碼技術(shù)的成功案例；得到業(yè)內(nèi)的一致認(rèn)可。本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗討項目的范圍管理，主要從制定范圍計劃、定義范圍、創(chuàng)建WBS，以及核實范圍、控制范圍這幾個方面進(jìn)行論述。

正文
2013年5月，我參與了××物流公司條形碼項目建設(shè)，該項目應(yīng)××物流公司由低端運輸向高端公路快運轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略而立項，是2013年該公司的重點項目。項目建設(shè)周期為2年，由2013年5月開始，到2015年6月驗收結(jié)束，項目總投資為人民幣2000萬元。其目標(biāo)是建立一套高效實用的條碼系統(tǒng)，全面提高流轉(zhuǎn)交換的準(zhǔn)確性和及時性，降低差錯，提升運營服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)由低端運輸向高端公路快運轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略目標(biāo)。
系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，服務(wù)端應(yīng)用采用J2EE+Oracle的模式開發(fā)，服務(wù)器使用HP的580G7，操作系統(tǒng)為Redhat企業(yè)版Linux5.4，數(shù)據(jù)庫使用Oracle11gR2并做RAC，中間件采用IBM的Websphere并做集群，終端應(yīng)用基于Microsoft的WindowsCE平臺，采用C#語言開發(fā)，運行于PDA上。項目采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，從各職能部門抽調(diào)主干成員，組成專門的項目團(tuán)隊。我被任命為該項目的項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項目的管理工作，直接向項目總監(jiān)匯報。下面我將結(jié)合本項目從制定范圍管理計劃、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、核實范圍、控制范圍這幾個方面對項目的范圍管理進(jìn)行介紹。

一、制定范圍計劃
作為一名合格的項目管理者，做任何事之前都應(yīng)該先做好計劃。好的計劃，是成功實施項目的基礎(chǔ)。有些人為做項目范圍計劃花費了太多時間，不如把它們用于執(zhí)行工作，項目將會更快更好地完成，我認(rèn)為這是一個錯誤的想法，通過省略范圍計劃制定，雖然能短暫時間內(nèi)節(jié)省一定的時間，但在長期內(nèi)常常會因缺乏管理計劃指導(dǎo)而使得范圍定義不清、范圍蔓延，以致無法完成項目。
因此，在該項目中，我非常重視范圍計劃的制定，在正式做計劃之前，我先查找了公司組織過程資產(chǎn)，找出制定范圍管理計劃的模板，再結(jié)合以往項目的經(jīng)驗，制定出一份初步的計劃，然后召集項目團(tuán)隊成員討論，對計劃進(jìn)行修改和完善，在全體參與下，最終完成一份詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計劃，用于指導(dǎo)項目如何定義、分解以及核實和控制范圍。

二、定義范圍
一個成功的項目，應(yīng)該做且只做成功完成項目所需的全部工作；為了保證這一點，就需要在項目前期定義一個明確的項目范圍。在項目的早期階段，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊，到了客戶現(xiàn)場收集需求，我組織了客戶的運營部門、服務(wù)質(zhì)量部門、IT部門以及我的需求團(tuán)隊，召開需求討論會，共同商討項目范圍。在收集需求的時候，客戶有時候需求描述得不是很清楚，造成了雙方對需求理解有歧義，甚至有時候客戶對于其需求自己都不清楚，只有一個模糊的概念；針對這種情況，我采用原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認(rèn)，以此消除彼此的歧義，充分挖掘用戶的需求，并基于團(tuán)隊自身的經(jīng)驗以及專業(yè)水平，對客戶的需求進(jìn)行引導(dǎo)、細(xì)化，將其模糊的概念形象化，粗糙的需求具體化。
基于需求文件，我召集項目的主要干系人進(jìn)行開會討論，同時邀請了系統(tǒng)的最終用戶代表（包括甲方的業(yè)務(wù)員，裝卸工、調(diào)度等）對系統(tǒng)功能做評價，通過用戶的角度，去發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)系統(tǒng)的功能，以此最終形成了完整的項目范圍說明書，主要包含：1）條碼項目的產(chǎn)品范圍描述（包括取派件管理、裝卸管理、異常管理等）；2）項目的主要可交付成果（用戶文檔、應(yīng)用系統(tǒng)、源代碼等）；3）產(chǎn)品驗收標(biāo)準(zhǔn)（系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能滿足業(yè)務(wù)需求、相關(guān)文檔齊全等）；4）項目的除外責(zé)任（該項目涉及的倉庫環(huán)境改造，強(qiáng)電、弱電改造不包含在該項目范圍中）；5）項目制約因素（之前的預(yù)算和系統(tǒng)設(shè)計僅針對定日達(dá)產(chǎn)品進(jìn)行，如果擴(kuò)展到零擔(dān)，必須追加投入、延長項目時間）；6）項目假設(shè)條件（假設(shè)項目涉及的場站改造、人員素質(zhì)提高可以配合條碼項目進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，假設(shè)甲方的業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足條碼項目上線后給其增加的負(fù)載）；7）項目的目標(biāo)、總預(yù)算、資源，以及主要里程碑等。

三、創(chuàng)建WBS
基于項目范圍說明書，我和我的團(tuán)隊開始對項目范圍進(jìn)行分解，以形成該項目的WBS。在分解過程中，我按照以下原則進(jìn)行分解。
在各層次上保持項目的完整性，我將該項目涉及的需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、測試等完整的模塊都一一列出，避免遺漏必要的組成部分。
一個工作單元只從屬于某個上層單元。對于該項目中的數(shù)據(jù)庫設(shè)計，我就只將其歸入系統(tǒng)設(shè)計單元中，在其他單元不再重復(fù)出現(xiàn)，避免了交叉從屬。
相同層次的工作單元應(yīng)有相同性質(zhì)；對于系統(tǒng)設(shè)計單元下的數(shù)據(jù)庫設(shè)計、接口設(shè)計、系統(tǒng)設(shè)計等設(shè)計內(nèi)工作，它們從屬性上來講，都屬于設(shè)計，因此我將其一并歸入系統(tǒng)設(shè)計單元下。工作單元應(yīng)能分開不同的責(zé)任者和不同的工作內(nèi)容；對于該項目中每個工作包，我都指定唯一的負(fù)責(zé)人和其負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。
便于項目管理進(jìn)行計劃和控制的管理需要。對于該項目的每個工作包，我都對其進(jìn)行編號，并與組織結(jié)構(gòu)圖和成本控制點深度融合，便于項目的日后管理。
WBS的最低層次的工作單元是工作包；對于該項目中工作單元，我參照8/80小時原則細(xì)化成具體的工作包，并指定具體的負(fù)責(zé)人。同時制作WBS詞典，對工作包做具體描述。

四、核實范圍
范圍確認(rèn)并不是件容易的事情，在與客戶的溝通上，我們希望客戶盡快確認(rèn)以便盡快開展后續(xù)的開發(fā)階段工作，而客戶則可能認(rèn)為自己什么也沒看到，怎么確認(rèn)呢？針對這種情況，我在提交文檔給客戶的相關(guān)干系人后，重點對客戶的IT人員進(jìn)行溝通培訓(xùn)，詳細(xì)介紹系統(tǒng)的設(shè)計，然后用他們的聲音去向客戶的業(yè)務(wù)部門做出介紹，這樣既有益于專業(yè)人員之間的技術(shù)溝通，也有益于客戶業(yè)務(wù)部門對系統(tǒng)范圍的認(rèn)可與信任，同時，在與客戶的業(yè)務(wù)部門溝通時，我重點強(qiáng)調(diào)，雖然范圍確認(rèn)是正式的，但這并不意味著項目的范圍就是鐵板一塊，不能再修改了，只要走標(biāo)準(zhǔn)的變更流程，且審批通過的，都是可以進(jìn)行變更的。這樣就消除了客戶的顧慮，便于快速、高效地完成范圍確認(rèn)。

五、控制范圍
控制范圍就是監(jiān)督項目的范圍狀態(tài)，管理范圍基礎(chǔ)變更的過程。因此在項目中，我定期組織召開項目狀態(tài)審查會，審查項目的范圍，通過對照范圍基礎(chǔ)，找出范圍偏差，并做分析，嚴(yán)格杜絕一切的范圍蔓延以及鍍金。例如，在一次狀態(tài)審查會上，我發(fā)現(xiàn)項目的功能模塊中，系統(tǒng)管理以及庫存管理模塊多了登錄日志以及盤庫兩塊功能，我查了一下系統(tǒng)變更日志，未找到有類似的變更記錄，于是我參照責(zé)任分配矩陣，分別找到這兩個模塊開發(fā)的負(fù)責(zé)人詢問原因，A成員告訴我，他增加登錄日志這個功能，是因為客戶在一次電話中，向他提過希望在系統(tǒng)管理模塊中加一個登錄日志的功能，B成員則是因為在開發(fā)庫存管理模塊時，發(fā)現(xiàn)整個庫存管理沒有庫存盤點的功能，他認(rèn)為做庫存管理，肯定需要用到盤點功能，而且這是個亮點，所以他私自增加了這一功能。針對這兩種情況，我首先向這兩名成員強(qiáng)調(diào)了范圍基準(zhǔn)、以及變更流程的重要性；其次，針對這兩項多出來的功能，我要求相關(guān)人員提交正式的變更申請，走正常的變更控制流程。從事項目管理工作的我深知，項目范圍不是一經(jīng)定義，就一成不變的，項目干系人出于項目利益以及各種情況考慮，總會有一些需求變更，管理這些變更，需要在項目規(guī)劃時，就制定好變更控制流程以及成立一個專門的需求變更控制委員會（CCB）。因此，我和我的團(tuán)隊在項目早期就制定了一套標(biāo)準(zhǔn)的變更流程：1）提交變更申請；2）評估變更；3）報CCB審批；4）實施變更并調(diào)整基準(zhǔn)；5）將變更信息通知相關(guān)干系人；6）對變更的結(jié)果進(jìn)行追蹤與審核。有了這些流程以及CCB的控制，項目的需求變更得以良性發(fā)展，變更帶來更多的是項目利益以及效率的提升。

經(jīng)過我和我的團(tuán)隊不懈努力，該項目最終于2015年5月試運行成功，并在同年6月通過了客戶驗收小組的驗收，得到了甲方的好評，使得××物流公司運營的貨物差錯率降低了50%，客戶投訴率降低了20%，理賠損失降低了20%，提升了該公司的整體運營服務(wù)水平、客戶滿意度及公司形象，為××物流公司由低端運輸向高端公路快運轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)有力的保障。項目最終能成功完成，得益于我在項目中有效的范圍管理，采用科學(xué)的范圍管理方法、工具和技術(shù)，為項目的范圍管理帶來了事半功倍的效果。同時，在該項目的實施過程中，也出現(xiàn)了一些問題，本人覺得處理得不是很好，主要在于項目中的沖突管理以及項目風(fēng)險識別方面還存在不足，后續(xù)我將加強(qiáng)這兩個方面的學(xué)歷與知識積累，不斷提升自身項目管理水平，為中國物流行業(yè)的信息化發(fā)展添磚加瓦。