項目的整體管理 
 摘要 
2012年1月，我參與了某市文物處文博系統(tǒng)“指尖上的博物館”智能移動終端APP項目的建設(shè)，并擔任項目經(jīng)理工作。整個項目投資達800多萬元，建設(shè)工期為5個月，APP項目應用系統(tǒng)包括：二維碼智能語音圖文導覽子系統(tǒng)、博物館觀眾RFID射頻識別語音導覽與觀眾行為調(diào)查系統(tǒng)、360度全景虛擬博物館展示系統(tǒng)、博物館館藏文物信息查詢系統(tǒng)、電子門票系統(tǒng)、景區(qū)周邊信息服務系統(tǒng)以及實現(xiàn)市一級博物館無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋。 
為了按照既定的進度、成本和質(zhì)量完成項目的目標，該項目中我充分重視了整體管理，根據(jù)整體管理理論，結(jié)合自己的項目實踐，按項目計劃制定、項目計劃執(zhí)行、整體變更控制過程，有條不紊地進行整體管理，加之進行了良好的配置管理，整個項目建設(shè)過程始終遵循了變更控制程序，2012年5月該項目順利完成。并在國際博物館日時投入運行，目前各系統(tǒng)運行穩(wěn)定。 
 正文 
項目的整體管理，或者說是綜合管理也不為錯，它是綜合運用其他八個領(lǐng)域的知識，合理集成與平衡各要素之間的關(guān)系，確保項目成功完成的關(guān)鍵，項目的整體管理包括三個主要過程：項目計劃制定、項目計劃執(zhí)行、整體變更控制。 
2012年1月，我所在的公司承接某市文物處文博系統(tǒng)“指尖上的博物館”智能移動終端APP項目的建設(shè)項目，該項目是該市建設(shè)歷史世界名城重點建設(shè)工程項目的一個子項目，其主要是應用java開發(fā)搭建Android SDK和Eclipse與Xcode IDE Instruments、IOS,搭建iphone、ipad應用程序，以及實現(xiàn)市一級博物館無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋。“指尖上的博物館”智能移動終端APP項目為到館觀眾、館外智能終端用戶提供人性化的服務，免費的無線網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為所有智能終端用戶提供免費APP軟件下載，二維碼多媒體導覽服務，360度全景虛擬博物館展示。整個項目總投資達800多萬元，建設(shè)工期5個月。2012年5月該項目完成，并在國際博物館日時投入運行使用。該項目主要應用開發(fā)以當前兩大主流智能手機平臺安卓、蘋果系列為對象開發(fā)應用程序，APP項目應用系統(tǒng)包括：二維碼智能語音圖文導覽子系統(tǒng)、博物館觀眾RFID射頻識別語音導覽與觀眾行為調(diào)查系統(tǒng)、360度全景虛擬博物館展示系統(tǒng)、博物館館藏文物信息查詢系統(tǒng)、電子門票系統(tǒng)、景區(qū)周邊信息服務系統(tǒng)。在該項目中我擔任項目管理工作。 
下面分別從項目計劃編制、項目計劃實施，以及項目綜合變更控制等方面對項目的整體管理過程加以簡要論述。 
1、關(guān)于項目計劃編制： 
凡事預則立、不預則廢。信息系統(tǒng)項目尤其如此。只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，對項目進行科學、合理、全面、周詳?shù)挠媱潱A先制定一個用來協(xié)調(diào)所有其他計劃、以指導項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。項目計劃記錄了計劃的假設(shè)條件和方案選擇，可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提供了一個參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時間，同時還為進度評測和項目控制提供了一個基線。 
在該項目中，我們對項目計劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項目的各方面實際情況，主要參照 “軟件項目管理計劃”的基本內(nèi)容，其中包括項目介紹、項目組織、管理過程、技術(shù)過程和進度預算等五個部分。在堅持科學、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上，還視部分具體的計劃條款，詳略得當。但所有的計劃內(nèi)容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執(zhí)行的，切忌未經(jīng)確認、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項目計劃描述。這就要求我們必須在制定計劃之前或在制定過程中，與需方市文博管理處、公司上層、安卓應用市場、蘋果軟件商店（蘋果系列的智能終必須發(fā)布在ithtu才能讓觀眾下載與應用）、項目團隊各技術(shù)和管理小組進行充分的溝通與協(xié)商，明確確定項目有關(guān)內(nèi)容，如項目可交付成果、技術(shù)方法工具、組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預算分配、進度計劃等。 
另外，因為項目管理的最終目標是滿足或超越各利益相關(guān)者的需求和期望，在項目計劃過程中考慮利益相關(guān)者分析也是非常重要的，但不宜將其作為項目整體計劃的一個部分，最好把它作為公司內(nèi)部使用的一個項目計劃附件。該項分析的內(nèi)容可以包含各利益相關(guān)者的所屬組織、所處角色、項目利益、影響程度及管理這些利益相關(guān)者的合適建議等。對于項目經(jīng)理來說，花點時間來關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。 
當然，項目計劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動態(tài)性和靈活性。尤其是對于綜合性的項目而言更加重要。由于項目復雜程度高、涉及博物館單位數(shù)量多、實施工期緊，所以其中的變更是在所難免的。在該項目實施過程中，由于市文博管理處對項目局部需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導致了部分項目內(nèi)容的變更從而致使了項目計劃人員和進度的變化和調(diào)整等。而且這種計劃動態(tài)修訂的次數(shù)還不止一次。所以項目計劃制定以后并非一勞永逸，它與項目實施過程相互滲透，有一個動態(tài)的、靈活的修訂過程。 
2、關(guān)于項目計劃實施： 
項目計劃實施是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進行管理和實施的過程。項目產(chǎn)品主要都在項目實施階段生產(chǎn)出來，所以項目的大部分時間和預算都花在這一階段。在該項目中，我們的Native App編程、與需方市文博管理處有關(guān)文物專家具體溝通、與兩大主流的android\iphone智能手機平臺有關(guān)開發(fā)商具體交流、階段性調(diào)試，直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等，都發(fā)生在這一階段。為了能夠成功地完成項目產(chǎn)品，項目團隊進行了大量反復的具體編程、學習、溝通、修改、軟硬件安裝和調(diào)試工作。 
如前所述，該項目涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括文物數(shù)據(jù)采集規(guī)范技術(shù)、文物解說二維碼語音導覽與RFID射頻識別技術(shù)、文物與遺址三維建模技術(shù)和計算機管理信息技術(shù)等，我們項目團隊不僅要從事熟知的信息技術(shù)工作，還要花大量時間和精力了解文博系統(tǒng)單位具體的細節(jié)性的需求，學習文物數(shù)據(jù)采集相關(guān)法規(guī)與規(guī)范、文物管理法常識、文物三維掃描自控設(shè)備的基本工作原理和管理知識等等，以及反復地和市文博管理處、相關(guān)智能移動終端設(shè)備開發(fā)商、公司上層等進行必要的交流溝通。作為項目經(jīng)理，在此階段主要的工作是要按照預先制定的項目計劃，利用項目團隊組織機構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導項目團隊開展各項工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項目計劃投入實施。 
項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在該項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協(xié)調(diào)改進工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目經(jīng)理負責整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎(chǔ)信息均來源與各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順利。 
3、關(guān)于綜合變更控制 
綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團隊的一項重要工作。如前所述，該項目的復雜程度高、涉及移動智能終端平臺異構(gòu)、實施工期緊，所以其中的變更是在所難免的。當有變更要求提出的時候，作為項目經(jīng)理我會采用的需求變更申請表的形式，讓市文博管理處需求人員埴寫需求變更申請表，并簽名。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對明確了各方的責任，也為開發(fā)人員提供了方便，同時召集項目團隊相關(guān)人員，進行協(xié)商討論和工作安排。主要內(nèi)容有： 
A、對變更因素加以影響：通過在范圍、時間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項目尺度的權(quán)衡，對促使變更形成的因素進行分析和采取對策，確保變更對項目有利。例如，在項目實施過程中文博管理處提出對APP其中的一個信息的模塊要實現(xiàn)動態(tài)的更新，經(jīng)過項目組的充分討論與分析，由于本項目APP是取用了Hybrid App架構(gòu)開發(fā)模式，要實現(xiàn)信息的動態(tài)更新，通過Web技術(shù)就可以實現(xiàn)，對整個項目時間、成本和質(zhì)量基本沒產(chǎn)生影響。并且還可以提升客戶市文博管理處的滿意度有利項目實施，所本項目在按照項目變更流程下接受了客戶的變更。 
B、確定變更是否發(fā)生：在最終確定變更發(fā)生前，作為項目經(jīng)理的我必須了解項目幾個關(guān)鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更，我密切與公司高管層，以及其他利益相關(guān)者進行必要的交流與溝通。 
C、對變更加以管理：我在項目管理過程中嚴格行事，盡量避免或減少變更的發(fā)生。但變更不可避免發(fā)生時，更重要的是對變更進行管理。 
按照項目整體管理的指導方法，我們在變更發(fā)生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項目計劃、糾正行措施和經(jīng)驗性教訓記錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規(guī)范有序。 
該項目順利成功地實施完畢已經(jīng)有一年多了?；仡櫰饋矶?，應該得益于我們在項目進行的最初期階段就引入了項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規(guī)范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當?shù)臅r間充分地、有機地結(jié)合在一起，極大地提高了項目的實施效率。