國(guó)際工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition，WFMC) 的定義，工作流就是“一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行”。
IBM Almaden研究中心給出的工作流定義是：“工作流是經(jīng)營(yíng)過程的一種計(jì)算機(jī)化的表示模型，定義了完成整個(gè)過程需要的各種參數(shù)。這些參數(shù)包括對(duì)過程中每一個(gè)步驟的定義、步驟間的執(zhí)行順序、條件以及數(shù)據(jù)流的建立、每一步驟由誰(shuí)負(fù)責(zé)以及每一個(gè)活動(dòng)所需要的應(yīng)用程序”。
通俗地講，工作流程可以比喻為“信息河流”，即日常的業(yè)務(wù)處理或協(xié)同工作能按預(yù)先定義好的規(guī)則和過程進(jìn)行流動(dòng)，并且這一流動(dòng)過程能被跟蹤和監(jiān)控。
一個(gè)工作流包括一組活動(dòng)，也包括它們之間的相互順序關(guān)系。
一個(gè)流程實(shí)例，通常稱為工作，是一個(gè)流程定義的運(yùn)行實(shí)例。
工作流管理系統(tǒng)則是這一實(shí)現(xiàn)的軟件環(huán)境，是一套支持業(yè)務(wù)定義和自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)工作流的系統(tǒng)。
工作流技術(shù)重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容包括：工作流引擎、工作流管理集成機(jī)制、建模工具、協(xié)同工作機(jī)制、流程設(shè)計(jì)器和流程監(jiān)控工具等。
在工作流在流程管理中的應(yīng)用分為三個(gè)階段：流程建模、流程仿真和流程改進(jìn)或優(yōu)化：流程建模是用清晰和形式化的方法表示流程的不同抽象層次，可靠的模型是流程分析的基礎(chǔ)，流程仿真是為了發(fā)現(xiàn)流程存在的問題以便為流程的改進(jìn)提供指導(dǎo)。這三個(gè)階段是不斷演進(jìn)的過程。它們的無(wú)縫連接是影響工作流模型性能的關(guān)鍵因素，也是傳統(tǒng)流程建模和流程仿真集成存在的主要問題。
工作流(Workflow)就是工作流程的計(jì)算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計(jì)算機(jī)中以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示并對(duì)其實(shí)施計(jì)算。
工作流要解決的主要問題是:為實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個(gè)參與者之間，利用計(jì)算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。
工作流管理系統(tǒng)(Workflow ManagementSystem. WfMS)的主要功能是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
所以一個(gè)工作流包括一組活動(dòng)，也包括它們之間的相互順序關(guān)系。