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論項(xiàng)目系統(tǒng)的范圍管理

【摘要】

2018年3月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了國(guó)內(nèi)某港口散貨碼頭信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資800萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為1年。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了港口現(xiàn)場(chǎng)管理信息化的擴(kuò)展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素的影響，各部門之間步調(diào)一致，簡(jiǎn)化了工作程序，在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外散雜貨理貨業(yè)務(wù)最新作業(yè)模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合港口的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)了碼頭現(xiàn)場(chǎng)電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。該項(xiàng)目與2019年9月，通過了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶的好評(píng)。本文結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的范圍管理，主要從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述：規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS結(jié)構(gòu)、確認(rèn)范圍、控制范圍。

【正文】

2018年3月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了國(guó)內(nèi)某港口散貨碼頭信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資800萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為1年。通過該項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了港口現(xiàn)場(chǎng)管理信息化的擴(kuò)展，提高了港口裝卸效率，減少了工作中人為因素的影響，各部門之間步調(diào)一致，簡(jiǎn)化了工作程序，在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)外散雜貨理貨業(yè)務(wù)最新作業(yè)模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合港口的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)了碼頭現(xiàn)場(chǎng)電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。該項(xiàng)目建設(shè)分為三部分：散貨裝卸管理系統(tǒng)改造部分、無(wú)線理貨系統(tǒng)部分、其他部分。散貨裝卸管理系統(tǒng)包括調(diào)度管理，商務(wù)管理、理貨管理、庫(kù)場(chǎng)港存管理、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)等幾個(gè)主要模塊，負(fù)責(zé)裝卸現(xiàn)場(chǎng)的作業(yè)計(jì)劃，調(diào)度、管理、統(tǒng)計(jì)分析等工作;無(wú)線理貨系統(tǒng)部分是這次項(xiàng)目建設(shè)的主要工作。實(shí)現(xiàn)模式：電子理貨系統(tǒng)通過中間層服務(wù)，獲取作業(yè)任務(wù)和配工調(diào)度信息，并以內(nèi)存數(shù)據(jù)庫(kù)形式存儲(chǔ)?，F(xiàn)場(chǎng)使用手持終端，完成現(xiàn)場(chǎng)的業(yè)務(wù)操作，通過多線程運(yùn)行，利用4G網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)上傳到電子理貨中間層。其他部分包括計(jì)量系統(tǒng)及各系統(tǒng)之間接口等，根據(jù)理貨指令，獨(dú)立執(zhí)行計(jì)量后信息自動(dòng)傳送到中間服務(wù)層。本項(xiàng)目采用滿足J2EE標(biāo)準(zhǔn)的B/S架構(gòu)技術(shù)，以O(shè)racle數(shù)據(jù)庫(kù)為支撐，符合“金保工程”技術(shù)規(guī)范和聯(lián)網(wǎng)要求。開發(fā)過程應(yīng)用輕量級(jí)J2EE架構(gòu)，基于MVC模式的Struts框架，以Ibatis作為持久化層，采用Spring進(jìn)行中間層（業(yè)務(wù)層）建設(shè)，應(yīng)用服務(wù)器采用浪潮高性能服務(wù)器。由于該系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模大，建設(shè)時(shí)間緊，設(shè)計(jì)的干系人多，為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了項(xiàng)目型組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的范圍管理，我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了績(jī)效，取得了項(xiàng)目的成功。范圍管理能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員知道達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體的工作，還能提高對(duì)項(xiàng)目成本、進(jìn)度和資源估算的準(zhǔn)確性。本文將圍繞該項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。

一、規(guī)劃范圍管理

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢。進(jìn)行項(xiàng)目的范圍管理也是如此。項(xiàng)目啟動(dòng)后不久，我就組織相關(guān)人員根據(jù)《項(xiàng)目管理計(jì)劃》《項(xiàng)目章程》等文件，采用專家判斷、會(huì)議等工具，編制了《范圍管理計(jì)劃》，為以后如何進(jìn)行范圍管理提供指南和方向。我們制定的《范圍管理計(jì)劃》的大致內(nèi)容是：如何進(jìn)行范圍的定義、確認(rèn)、控制以及如何創(chuàng)建WBS.

二、收集需求

收集需求就是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，記錄并管理干系人的需要和需求，為以后的定義范圍和管理范圍奠定基礎(chǔ)。在收集需求以前，我們將需求進(jìn)行了分類，主要有業(yè)務(wù)需求、干系人需求、解決方案需求等，這些分類有利于對(duì)需求進(jìn)一步完善和細(xì)化。我們根據(jù)《范圍管理計(jì)劃》《需求管理計(jì)劃》，采用訪談、群體創(chuàng)新技術(shù)，得到了我們的需求文件、需求跟蹤矩陣。收集需求看上去是一件很簡(jiǎn)單的事情，做起來(lái)卻很難，特別是對(duì)一些隱含或表達(dá)不明確的需求，在利用訪談收集需求的過程中，常常因?yàn)楦上等私?jīng)常較忙，難以安排時(shí)間，使得需求收集比較困難。

三、定義范圍

由于在收集需求的過程中識(shí)別出的需求未必都包含在項(xiàng)目中，所以我們就要在需求文件中選取最終的項(xiàng)目需要，對(duì)項(xiàng)目和產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的描述。我們根據(jù)《范圍管理計(jì)劃》《需求文件》，采用產(chǎn)品分析、備選方案生成等工具，編制了我們的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，范圍說(shuō)明書對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要，它描述了可交付成果及所要完成的工作、項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、制約因素、假設(shè)條件等，另外，我們對(duì)系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)哪些功能，不提交哪些交付物也進(jìn)行了明確說(shuō)明。

四、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

創(chuàng)建WBS是將項(xiàng)目可交付成果或項(xiàng)目工作分解成較小的、更易于管理的組件的過程，我們根據(jù)《范圍管理計(jì)劃》《項(xiàng)目范圍說(shuō)明書》等文件，采用分解、專家判斷等工具，得到了范圍基準(zhǔn)。為了使項(xiàng)目更加直觀，我們采用了樹形結(jié)構(gòu)，先識(shí)別和分析項(xiàng)目的可交付成果及相關(guān)工作，再確定WBS結(jié)構(gòu)和編碼方法，然后再自上而下、逐層細(xì)化分解。我們將生命周期的各階段作為分解的第一層，在分解的過程中，工作包的大小也是必須考慮的細(xì)節(jié)，我們按每人工作時(shí)間大于8小時(shí)，小于8小時(shí)來(lái)確定。

五、確認(rèn)范圍

確認(rèn)范圍是與客戶正式驗(yàn)收項(xiàng)目己完成的可交付成果。確認(rèn)范圍并不是一件容易的時(shí)期，在讓用戶確認(rèn)范圍時(shí)，用戶認(rèn)為自己什么都沒有看到，不予確認(rèn)，在我們與他們不斷的溝通下，才解決了問題。我們根據(jù)《范圍管理計(jì)劃》《確認(rèn)的可交付成果》，采用檢查、群體決策技術(shù)，得到了驗(yàn)收的可交付成果及一些變更請(qǐng)求，在確定了范圍確認(rèn)時(shí)間、投入、標(biāo)準(zhǔn)、步驟后，就組織召開了范圍確認(rèn)會(huì)議，在確認(rèn)范圍前，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行了質(zhì)量控制工作，質(zhì)量控制主要強(qiáng)調(diào)可交付成果的正確性，確認(rèn)范圍強(qiáng)調(diào)可交付成果獲得客戶或發(fā)起人的接受，質(zhì)量控制一般在范圍確認(rèn)前進(jìn)行，也可同時(shí)進(jìn)行，質(zhì)量控制屬于內(nèi)部檢查，由質(zhì)量部門實(shí)施，而確認(rèn)范圍由外部干系人進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

六、控制范圍

控制范圍是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)的變更，我們根據(jù)《項(xiàng)目管理計(jì)劃》《工作績(jī)效數(shù)據(jù)》等文件，采用偏差分析等技術(shù)，形成了一些變更請(qǐng)求和文件更新。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，客戶提出了一些新的需求，對(duì)于一些不必要的變更，我們通過溝通，使客戶予以放棄，而對(duì)于一些必要的變更，嚴(yán)格按照變更控制流程進(jìn)行，避免范圍的蔓延。

【結(jié)尾語(yǔ)】

經(jīng)過我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)1年，本項(xiàng)目終于在2018年7月，通過了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，達(dá)到了港口現(xiàn)場(chǎng)管理信息化的擴(kuò)展，港口裝卸效率的提高，減少了工作中人為因素的影響及實(shí)現(xiàn)了碼頭現(xiàn)場(chǎng)電子理貨生產(chǎn)作業(yè)。得到了業(yè)主的一致好評(píng)。本項(xiàng)目的成功得益于我成功的范圍管理，當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處。比如：在項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于項(xiàng)目組2名成員由于自身原因突然離職，導(dǎo)致項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)出現(xiàn)一些小問題，還有，曾經(jīng)由于需要購(gòu)買的服務(wù)器由于連日暴雨的不可抗力導(dǎo)致進(jìn)度出現(xiàn)延誤。不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。我要在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，西區(qū)教訓(xùn)，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷的提高。

【備注】

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