把握住清晰、完整和準(zhǔn)確的需求是對項(xiàng)目進(jìn)行有效控制和管理的前提，而需求評審又是需求管理階段一個(gè)至關(guān)重要的工作。但是需求評審?fù)撬械脑u審活動(dòng)中最難，也常常是最容易被忽視的。 以下是在實(shí)際項(xiàng)目管理中幾種常見的、失敗的需求評審：

案例一
某領(lǐng)域?qū)＜褹先生就某企業(yè)的成本管理系統(tǒng)做用戶需求報(bào)告的評審工作，在評審會(huì)開始時(shí)間不長，就被在場的企業(yè)的一位副總B先生打斷，認(rèn)為A先生提出的方案不適合本企業(yè)，A先生提出的管理改進(jìn)方案在企業(yè)中無法實(shí)施。該副廠長提完意見后，與會(huì)的用戶方人員紛紛跟隨B先生的提出了他們的反對意見，致使評審會(huì)無法再進(jìn)行下去，最終該報(bào)告被用戶否決。
案例二
某軟件公司內(nèi)部舉行產(chǎn)品的需求評審會(huì)，主要是公司內(nèi)部的領(lǐng)域?qū)＜覅⒓?，在評審會(huì)開始后不久，某領(lǐng)域?qū)＜揖蛯π枨髨?bào)告中的某個(gè)具體問題提出了自己的不同意見，于是，與會(huì)人員紛紛就該問題發(fā)表自己的意見，大家爭執(zhí)不下，結(jié)果，致使會(huì)議出現(xiàn)了混亂狀況，主持人無法控制局面，會(huì)議大大超出了計(jì)劃評審時(shí)間。
案例三
某軟件公司為某公司A做業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的需求評審會(huì)，當(dāng)項(xiàng)目組人員在會(huì)議上宣讀多達(dá)上百頁的需求報(bào)告時(shí)，用戶明確提出聽不懂，致使會(huì)議不得不改日進(jìn)行。
案例四
某軟件公司在用戶處開完物資管理系統(tǒng)的需求評審會(huì)后，與會(huì)人員離開會(huì)議室時(shí)，紛紛搖頭，認(rèn)為本次會(huì)議沒有多少實(shí)際效果，完全是在走過場。

【問題】

請?zhí)岢鲆恍┙ㄔO(shè)性的意見，如何能夠召開成功的需求評審會(huì)議？

答：<軟件需求的定義>
1、軟件需求是軟件開發(fā)的最重要的一個(gè)輸入，需求風(fēng)險(xiǎn)也常常是軟件開發(fā)過程中最大的一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，降低需求風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要手段就是需求評審，但是需求評審是所有的評審活動(dòng)中最難的一個(gè)，也是最容易被忽視的一個(gè)評審。
<上述案例的問題小結(jié)>
　　2 以上的現(xiàn)象可以在很多項(xiàng)目中都可以看到。概括起來，在需求評審中常見的問題是：
　　◇ 需求報(bào)告很長，短時(shí)間內(nèi)評審者根本就不能把需求報(bào)告讀懂，想清楚；
　　◇ 沒有作好前期準(zhǔn)備工作，需求評審的效率很低；
　　◇ 需求評審的節(jié)奏無法控制；
　　◇ 找不到合格的評審員，與會(huì)的評審員無法提出深入的問題；
……
<上述案例的原因分析>
　　3 問題所在：
? 　評審缺乏有效依據(jù)和規(guī)范，不能保證評審的覆蓋率和有效性。
? 　產(chǎn)品經(jīng)理沒有把握好會(huì)議主題，評審變成了頭腦風(fēng)暴。
? 　目標(biāo)性需求沒有溝通好，后面的需求變成空中樓閣。
? 　缺乏評審的可操作依據(jù)，遺漏評審內(nèi)容。
? 　沒有作好前期準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致評審時(shí)間長，效率低。
? 　沒有選擇合適的評審人員，無法獲得有價(jià)值的反饋。
? 　參加人員過多，容易陷入細(xì)枝末節(jié)的討論，會(huì)議演變成一場人人自由的混戰(zhàn)。
　　<針對以上問題，提出一些建議>
4 那么究竟如何做好需求評審呢？
建議一：分層次評審
我們知道用戶的需求是可以分層次的，一般而言可以分成如下的層次：
? 　目標(biāo)性需求：定義了整個(gè)系統(tǒng)需要達(dá)到的目標(biāo)；
? 　功能性需求：定義了整個(gè)系統(tǒng)必須完成的任務(wù)；
? 　操作性需求：定義了完成每個(gè)任務(wù)的具體的人機(jī)交互；
　　目標(biāo)性需求是企業(yè)的高層管理人員所關(guān)注的，功能性需求是企業(yè)的中層管理人員所關(guān)注的，操作性需求是企業(yè)的具體操作人員所關(guān)注的。對不同層次的需求，其描述形式是有區(qū)別的，參與評審的人員也是不同的。如果讓具體的操作人員去評審目標(biāo)性需求，可能會(huì)很容易地導(dǎo)致“撿了芝麻，丟了西瓜”的現(xiàn)象，如果讓高層的管理人員也去評審那些操作性需求，無疑是一種資源的浪費(fèi)或者就會(huì)出現(xiàn)案例三的情形。
建議二：正式評審與非正式評審結(jié)合
　　正式評審是指通過開評審會(huì)的形式，組織多個(gè)專家，將需求涉及到的人員集合在一起，并定義好參與評審人員的角色和職責(zé)，對需求進(jìn)行正規(guī)的會(huì)議評審。而非正式的評審并沒有這種嚴(yán)格的組織形式，一般也不需要將人員集合在一起評審，而是通過電子郵件、文件匯簽甚至是網(wǎng)絡(luò)聊天等多種形式對需求進(jìn)行評審。2種形式各有利弊，但往往非正式的評審比正式的評審效率更高，更容易發(fā)現(xiàn)問題。因此在評審時(shí)，應(yīng)該更靈活地利用這2種方式。
建議三：分階段評審
　　應(yīng)該在需求形成的過程中進(jìn)行分階段的評審，而不是在需求最終形成后再進(jìn)行評審。分階段評審可以將原本需要進(jìn)行的大規(guī)模評審拆分成各個(gè)小規(guī)模的評審，降低了需求返工的風(fēng)險(xiǎn)，提高了評審的質(zhì)量。比如可以在形成目標(biāo)性需求后進(jìn)行一次評審，在形成系統(tǒng)的初次概要需求后進(jìn)行一次評審，當(dāng)對概要需求細(xì)分成幾個(gè)部分，對每個(gè)部分進(jìn)行各個(gè)評審，最終再對整體的需求進(jìn)行評審。
建議四：精心挑選評審員
　　需求評審可能涉及的人員包括：需方的高層管理人員、中層管理人員、具體操作人員、IT主管、采購主管；供方的市場人員、需求分析人員、設(shè)計(jì)人員、測試人員、質(zhì)量保證人員、實(shí)施人員、項(xiàng)目經(jīng)理以及第三方的領(lǐng)域?qū)＜业鹊?。在這些人員中由于大家所處的立場不同，對同一個(gè)問題的看法是不相同的，有些觀點(diǎn)是和系統(tǒng)的目標(biāo)有關(guān)系的，有些是關(guān)系不大的，不同的觀點(diǎn)可能形成互補(bǔ)的關(guān)系。為了保證評審的質(zhì)量和效率，需要精心挑選評審員。首先要保證使不同類型的人員的都要參與進(jìn)來，否則很可能會(huì)漏掉了很重要的需求。其次在不同類型的人員中要選擇那些真正和系統(tǒng)相關(guān)的，對系統(tǒng)有足夠了解的人員參與進(jìn)來，否則很可能使評審的效率降低或者最終不切實(shí)際的修改了系統(tǒng)的范圍。
建議五：對評審員進(jìn)行培訓(xùn)
　　在很多情況下，評審員是領(lǐng)域?qū)＜叶皇沁M(jìn)行評審活動(dòng)的專家，他們沒有掌握進(jìn)行評審的方法、技巧、過程等，因此需要對評審員進(jìn)行，同樣對于主持評審的管理者也需要進(jìn)行培訓(xùn)，以便于參與評審的人員能夠緊緊圍繞評審的目標(biāo)來進(jìn)行，能夠控制評審活動(dòng)的節(jié)奏，提高評審效率，避免發(fā)生案例一和案例二中出現(xiàn)的現(xiàn)象。對評審員的培訓(xùn)也可以區(qū)分為簡單培訓(xùn)與詳細(xì)培訓(xùn)2種。簡單培訓(xùn)可能需要十幾分鐘或者幾十分鐘，需要將在評審過程中的需要把握的基本原則，需要注意的常見問題說清楚。詳細(xì)培訓(xùn)則可能要需要對評審的方法、技巧、過程進(jìn)行正式的培訓(xùn)，需要花費(fèi)較長的時(shí)間，是一個(gè)獨(dú)立的活動(dòng)。需要注意的是被評審人員也要被培訓(xùn)。
建議六：充分利用需求評審檢查單
　　需求檢查單是很好的評審工具，需求檢查單可以分成2類：需求形式的檢查單和需求內(nèi)容的檢查單。需求形式的檢查可以由QA人員負(fù)責(zé)，主要是針對需求文擋的格式是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來提出的，需求內(nèi)容的檢查是由評審員負(fù)責(zé)的，主要是檢查需求內(nèi)容是否達(dá)到了系統(tǒng)目標(biāo)、是否有遺漏、是否有錯(cuò)誤等等，這是需求評審的重點(diǎn)。檢查單可以幫助評審員系統(tǒng)全面地發(fā)現(xiàn)需求中的問題，檢查單也是隨著工程財(cái)富的積累逐漸豐富和優(yōu)化的。
建議七：建立標(biāo)準(zhǔn)的評審流程
　　對正規(guī)的需求評審會(huì)需要建立正規(guī)的需求評審流程，按照流程中定義的活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范的評審過程。比如在評審流程定義中可能規(guī)定評審的進(jìn)入條件，評審需要提交的資料，每次評審會(huì)議的人員職責(zé)分配，評審的具體步驟，評審?fù)ㄟ^的條件等等。通過評審流程執(zhí)行可能會(huì)避免出現(xiàn)案例五之類的問題。
建議八：做好評審后的跟蹤工作
　　在需求評審后，需要根據(jù)評審人員提出的問題進(jìn)行評價(jià)，以確定哪些問題是必須糾正的，哪些可以不糾正，并給出充分的客觀的理由與證據(jù)。當(dāng)確定需要糾正的問題后，要形成書面的需求變更的申請，進(jìn)入需求變更的管理流程，并確保變更的執(zhí)行，在變更完成后，要進(jìn)行復(fù)審。切忌評審?fù)戤吅螅瑳]有對問題進(jìn)行跟蹤，而無法保證評審結(jié)果的落實(shí)，使前期的評審努力付之東流。
建議九：充分準(zhǔn)備評審
　　評審質(zhì)量的好壞很大程度上取決于在評審會(huì)議前的準(zhǔn)備活動(dòng)。
常出現(xiàn)的問題是，需求文檔在評審會(huì)議前并沒有提前下發(fā)給參與評審會(huì)議的人員，沒有留出更多更充分的時(shí)間讓參與評審的人員閱讀需求文檔。更有甚者，沒有執(zhí)行需求評審的進(jìn)入條件，在評審文檔中存在大量的低級的錯(cuò)誤或者沒有在評審前進(jìn)行溝通，文檔中存在方向性的錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致評審的效率很低，質(zhì)量很差。對評審的準(zhǔn)備工作，也應(yīng)當(dāng)定義一個(gè)檢查單，在評審之前對照檢查單落實(shí)每項(xiàng)準(zhǔn)備工作。