論大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理
【摘要】
風(fēng)險(xiǎn)就是會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)威脅或機(jī)會(huì)的一些不確定性事件。本文以筆者所主持的某干部學(xué)院信息化平臺(tái)項(xiàng)目為實(shí)例，探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性。在項(xiàng)目中，筆者擔(dān)任承建方的項(xiàng)目經(jīng)理工作，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和管理控制工作。為了按照既定的進(jìn)度、成本和質(zhì)量完成項(xiàng)目的目標(biāo)，在該項(xiàng)目中，筆者充分重視了風(fēng)險(xiǎn)管理，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理理論，結(jié)合自己的項(xiàng)目實(shí)踐，就項(xiàng)目進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行了論述，重點(diǎn)闡述了制定切實(shí)可行風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃；風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別；風(fēng)險(xiǎn)分析；針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施；有效地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤與控制等過(guò)程，有條不紊地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。最后列出了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不足之處。項(xiàng)目系統(tǒng)運(yùn)行情況正常，構(gòu)建起學(xué)院信息化管理的平臺(tái)。（302字）
【正文】
受公司委派，我擔(dān)任某干部學(xué)院信息化平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目從當(dāng)年9月下旬啟動(dòng)，計(jì)劃歷時(shí)6個(gè)月，投資760萬(wàn)元。該項(xiàng)目是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，建設(shè)內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)、信息網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字圖書(shū)館、視頻點(diǎn)播系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)教學(xué)與遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)等，其中我們把無(wú)線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部分外包給一家符合要求的公司承建。該項(xiàng)目涉及到作為用戶發(fā)的學(xué)院、設(shè)備供應(yīng)商、外包項(xiàng)目承建單位以及作為系統(tǒng)集成的我公司，項(xiàng)目的順利實(shí)施還和承建樓宇的建筑公司溝通聯(lián)系，因此是一個(gè)復(fù)雜度高，涉及面較廣，實(shí)施周期長(zhǎng)的復(fù)雜項(xiàng)目。
筆者擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理，主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和管理控制工作。筆者認(rèn)為：此項(xiàng)目具有規(guī)模大、周期長(zhǎng)、復(fù)雜度高等特點(diǎn)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，造成的損失將會(huì)難以預(yù)料，所以，重點(diǎn)放在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)管理方面，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)及其指導(dǎo)方法，做好項(xiàng)目的統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項(xiàng)目所需的所有人員、計(jì)劃和工作，帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的順利成功。
風(fēng)險(xiǎn)就是會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)威脅或機(jī)會(huì)的一些不確定性事件。項(xiàng)目是在復(fù)雜的自然和社會(huì)環(huán)境中進(jìn)行的，受眾多因素的影響．對(duì)于這些內(nèi)外因素，項(xiàng)目管理人員往往認(rèn)識(shí)不足或者沒(méi)有足夠的力量加以控制。項(xiàng)目的過(guò)程和結(jié)果常常出乎人們的意料，有時(shí)不但未達(dá)到項(xiàng)目主體預(yù)期的目的，反而使其蒙受各種各樣的損失，而有時(shí)又會(huì)給他們帶來(lái)很好的機(jī)會(huì)。項(xiàng)目同其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)一樣帶有風(fēng)險(xiǎn)。要避免和減少損失，將威脅化為機(jī)會(huì)，我們就必須了解和掌握項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源、性質(zhì)和發(fā)生規(guī)律，進(jìn)而實(shí)行有效的管理。
風(fēng)險(xiǎn)有其成因，同時(shí)，如果風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，也導(dǎo)致某種后果。當(dāng)事件、活動(dòng)或項(xiàng)目有損失或 1
收益與之相聯(lián)系，涉及到某種或然性或不確定性和涉及到某種選擇時(shí)，才稱為有風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，成功的風(fēng)險(xiǎn)管理會(huì)大大增加項(xiàng)目成功的概率。筆者帶領(lǐng)組成員主要是從制定切實(shí)可行風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃；有效認(rèn)別風(fēng)險(xiǎn)因素；分析風(fēng)險(xiǎn)對(duì)目標(biāo)影響程度；針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施；有效地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤與控制五個(gè)方面來(lái)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)管理。
一、制定切實(shí)可行風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。
風(fēng)險(xiǎn)包括可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)和不可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目初期，筆者組織組成員、技術(shù)專家、最終用戶、項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)域的專家、其他項(xiàng)目干系人等認(rèn)真分析，制定了可行的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，在計(jì)劃中，具體描述可預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)的種類及其定義發(fā)生的概率和影響力，如何為該項(xiàng)目處理和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，如15天召開(kāi)一次風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)議；明確了風(fēng)險(xiǎn)如何管理、用什么樣的方法、某種風(fēng)險(xiǎn)分別由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)，責(zé)任明確；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方法，也就是我們?yōu)槭裁匆涯硞€(gè)事件當(dāng)作項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)；若風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，項(xiàng)目干系人能夠承受的限度是多少？每項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)算是多少？風(fēng)險(xiǎn)如何監(jiān)控？如何報(bào)告？如何跟蹤、記錄等；并且根據(jù)項(xiàng)目管理理論和公司的項(xiàng)目實(shí)踐，估計(jì)了風(fēng)險(xiǎn)管理的時(shí)間表和費(fèi)用，并把風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)納入了項(xiàng)目計(jì)劃，把風(fēng)險(xiǎn)管理費(fèi)用納入了成本費(fèi)用計(jì)劃。
二、有效識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)因素。
風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是確定何種風(fēng)險(xiǎn)可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響，并把這些風(fēng)險(xiǎn)特征描述出來(lái)。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是一個(gè)在整個(gè)項(xiàng)目中多次反復(fù)的過(guò)程，幾乎在每次的項(xiàng)目例會(huì)上都對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行回顧，已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)哪些確實(shí)發(fā)生了，影響程度如何？如何應(yīng)對(duì)的？還有哪些潛在可能會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)？解決了前一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，有沒(méi)有殘留風(fēng)險(xiǎn)和次生風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。
在該項(xiàng)目中，我們主要從立項(xiàng)報(bào)告、范圍說(shuō)明書(shū)、WBS、費(fèi)用和進(jìn)度估算、資源計(jì)劃、假定條件和限制條件清單幾方面來(lái)識(shí)別項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。采取的主要方法有項(xiàng)目文檔審閱和信息收集技術(shù)，項(xiàng)目文檔審閱是找出項(xiàng)目文檔中的假設(shè)條件、限制因素，理解的目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目的資源計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃、成本估算等，計(jì)劃的質(zhì)量，以及這些計(jì)劃和項(xiàng)目需求、假設(shè)條件的一致性都可能存在風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)上述方法與技術(shù)，我們找出了此項(xiàng)目主要的風(fēng)險(xiǎn)種類，引起這些風(fēng)險(xiǎn)的主要因素，以及可能會(huì)影響項(xiàng)目的方面，形成了詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)記錄。風(fēng)險(xiǎn)種類有：對(duì)工作的分析和評(píng)估不足、流程變化的阻力、專業(yè)人才缺管或流失、沒(méi)有正確理解業(yè)務(wù)問(wèn)題等等。
三、認(rèn)真分析風(fēng)險(xiǎn)
判斷各個(gè)已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要程度，進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，以作為進(jìn)一步風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的依據(jù)。 2
在該項(xiàng)目中，筆者組織組成員、技術(shù)專家采用風(fēng)險(xiǎn)分析會(huì)議的方式來(lái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，以提高分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。
在定性分析的基礎(chǔ)上，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)定量分析，目標(biāo)是確定能達(dá)到具體項(xiàng)目目標(biāo)（進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量）的可能性，量化地評(píng)估項(xiàng)目各風(fēng)險(xiǎn)，判定最應(yīng)關(guān)注的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。在這個(gè)過(guò)程中，我們采用了專家評(píng)估的方法，組織相關(guān)成員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行樂(lè)觀、中性和悲觀估計(jì)，進(jìn)行定量分析之后，更新了風(fēng)險(xiǎn)記錄。
四、針對(duì)不同風(fēng)險(xiǎn)采取相應(yīng)的措施
根據(jù)定性和定量分析的結(jié)果，我們對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，制訂了應(yīng)對(duì)計(jì)劃。使制定的措施和方法遵循風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃與風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度相適應(yīng)、經(jīng)濟(jì)有效、可操作、責(zé)任落實(shí)到人，同時(shí)，兼顧增加對(duì)項(xiàng)目有利的機(jī)會(huì)、減少對(duì)項(xiàng)目的威脅。對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，采取了不同的措施，比如：
·對(duì)工作的分析和評(píng)估不足，應(yīng)對(duì)措施是利用已有經(jīng)驗(yàn)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、充分利用標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)和理論；
·流程變革的阻力，應(yīng)對(duì)措施是制定完善的變革策略、注意變革的可行性、高層領(lǐng)導(dǎo)的支持、加強(qiáng)宣傳工作、如有大的改動(dòng)需要引入變革顧問(wèn)；
·專業(yè)人才短缺或流失，應(yīng)對(duì)措施是企業(yè)高層的重視、加強(qiáng)培訓(xùn)、緊密團(tuán)結(jié)“少數(shù)人”、提高項(xiàng)目完成獎(jiǎng)金、實(shí)行人才備份制；
·沒(méi)有正確理解業(yè)務(wù)問(wèn)題，應(yīng)對(duì)措施是加強(qiáng)對(duì)全體員工的培訓(xùn)、提高其信息化水平；
五、有效地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤與控制
綜上所述，該項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)比較清晰，在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中，筆者安排專人定期監(jiān)督已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和殘留風(fēng)險(xiǎn)、識(shí)別可能出現(xiàn)的新風(fēng)險(xiǎn)，并根據(jù)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃、評(píng)估計(jì)劃執(zhí)行的有效性，主要是判斷：風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施是否按計(jì)劃實(shí)施；風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施是否有效，是否需要制定新的措施；項(xiàng)目假定條件是否依然成立；風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)是否在改變；是否出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)征兆；是否有未識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。在這個(gè)過(guò)程中，我們主要采用了偏差分析、項(xiàng)目績(jī)效分析和監(jiān)控會(huì)議的方式來(lái)進(jìn)行的。
經(jīng)過(guò)努力，該項(xiàng)目已經(jīng)順利成功地實(shí)施，目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到學(xué)院方的一致好評(píng)。該項(xiàng)目由于投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)等原因，充滿著風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目成功很大程度歸功于我們十分重視項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理，在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，始終遵循了變更控制程序，使該項(xiàng)目順利完成了其目標(biāo)。在以后的項(xiàng)目管理工作中，筆者要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的同時(shí)，進(jìn)一步提高對(duì)高層的培訓(xùn)，匯報(bào)時(shí)減少專業(yè)術(shù)語(yǔ)，切入主題，更好地完成項(xiàng)目。