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信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師溝通和干系人管理論文范文

摘要：

2015年10月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，主持開發(fā)了XX市地下綜合管線信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，該項(xiàng)目工期為1年，總投資為800萬(wàn)人民幣，項(xiàng)目主要目標(biāo)是為了對(duì)XX市地下綜合管線數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效整合，實(shí)現(xiàn)地下管線系統(tǒng)的數(shù)字化和可視化管理，改變以往地下管線系統(tǒng)落后的管理方式和運(yùn)行模式，并通過(guò)二三維一體化技術(shù)，提高城市規(guī)劃建設(shè)的規(guī)劃管理水平，增強(qiáng)規(guī)劃的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，以適應(yīng)數(shù)字城市、智慧城市的發(fā)展需要，本項(xiàng)目于2016年11月順利通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，得到一致好評(píng)，本文作者結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論一下項(xiàng)目建設(shè)的溝通管理，具體從規(guī)劃溝通、管理溝通和控制溝通及干系人管理這幾個(gè)過(guò)程來(lái)進(jìn)行論述。

正文：

2015年10月，我參與開發(fā)了XX市地下綜合管線信息系統(tǒng)的建設(shè)，并擔(dān)任該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，主持管理工作，該項(xiàng)目開發(fā)周期為1年，投資額為800萬(wàn)人民幣，該項(xiàng)目由XX市規(guī)劃局牽頭，各管線歸屬單位配合參與，主要目標(biāo)是要整合XX市地下管線數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)地下管線數(shù)據(jù)資源的二三位一體化以及對(duì)管線數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新和同步，通過(guò)融合地理信息、業(yè)務(wù)辦公和規(guī)劃決策于一體，采用三維虛擬仿真技術(shù)解決當(dāng)前地下管線管理中引發(fā)的諸多問(wèn)題，避免管線設(shè)計(jì)和建設(shè)過(guò)程中引發(fā)的施工矛盾和事故隱患，確保城市基礎(chǔ)設(shè)施特別是地下管線的安全運(yùn)行，提高管線規(guī)劃設(shè)計(jì)和管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，最大限度的減少因規(guī)劃失策所造成的損失。改變以往地下管線落后的管理方式和運(yùn)行模式，形成一套完善的城市地下綜合管線數(shù)據(jù)資源管理數(shù)字化、可視化的三維管線信息系統(tǒng)。

該管線信息系統(tǒng)采用的是C/S結(jié)構(gòu)，主要是XX市規(guī)劃局的人員使用，進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)、審批、數(shù)據(jù)維護(hù)等工作，同時(shí)附帶提供一個(gè)B/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)頁(yè)作為管線一張圖供各管線歸屬方使用，進(jìn)行設(shè)計(jì)查看、管線閱覽等工作。C/S端的中間件使用J2EE,數(shù)據(jù)庫(kù)使用Oracle 11g，服務(wù)器采用了惠普小型機(jī)，服務(wù)器操作系統(tǒng)使用的sql server 2008 r2,使用C語(yǔ)言進(jìn)行開發(fā)，采用了SVN作為配置管理工具。B/S端采用c#語(yǔ)言和arcgis api for Silverlight進(jìn)行開發(fā)。通過(guò)使用地理信息系統(tǒng)、三維仿真和自動(dòng)化辦公等技術(shù)完成了項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)。

在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)中，項(xiàng)目的溝通管理是確保及時(shí)的正確的產(chǎn)生，收集，分發(fā)，儲(chǔ)存以及處理項(xiàng)目所需的信息，一個(gè)項(xiàng)目的成功，有一大半的條件是溝通，如何做好項(xiàng)目的溝通管理是十分重要的，在本項(xiàng)目中，由于參與方眾多，范圍廣，干系人多，為此我作為項(xiàng)目經(jīng)理，主要重點(diǎn)關(guān)注了項(xiàng)目的溝通管理，充分了解了所有項(xiàng)目干系人，分析了他們的溝通需求，制定了相應(yīng)有效的溝通方法，從而保障了項(xiàng)目的最終成功，下面我將通過(guò)規(guī)劃溝通、管理溝通、控制溝通以及項(xiàng)目干系人管理這幾個(gè)過(guò)程來(lái)進(jìn)行闡述。

一 規(guī)劃溝通

本管線信息系統(tǒng)涉及的范圍廣，干系人眾多，因此，在指定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃之前，我就首先對(duì)項(xiàng)目干系人進(jìn)行了分類，并對(duì)各自的特點(diǎn)進(jìn)行了分析：該項(xiàng)目的主要干系人包括有：xx規(guī)劃局的領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)管線歸屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，管線系統(tǒng)的使用人員，我公司高層領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)成員等，各類人員均有其不同的特點(diǎn)，同時(shí)也有著不同的溝通需求，規(guī)劃局和管線規(guī)劃單位的領(lǐng)導(dǎo)和專家是整個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵干系人，必須對(duì)他們提出的需求予以重視，溝通方式要比較正式，溝通文檔要規(guī)范化，隊(duì)員項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，他們的技術(shù)水平高，創(chuàng)造性強(qiáng)，同時(shí)也有一定的個(gè)性，對(duì)于我方領(lǐng)導(dǎo)，他們主要關(guān)注的是項(xiàng)目的成本，效益等方面。在居停分析了這些內(nèi)容后，我制定了詳細(xì)的溝通管理計(jì)劃，包括了項(xiàng)目干系人的需求和對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期，以及用于溝通的信息等。

二 管理溝通

如何確保正確的人在正確的時(shí)間獲取到正確的消息是十分有重要的，在制定信息分發(fā)的過(guò)程中，有的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員表示不理解，認(rèn)為么有必要在溝通信息上花費(fèi)這么多時(shí)間，應(yīng)該把重點(diǎn)放入到項(xiàng)目的進(jìn)度或成本上，我認(rèn)為這是錯(cuò)誤的想法，雖然在前期處理這可能會(huì)耗費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，但是如果沒(méi)有制定好的溝通計(jì)劃，信息分發(fā)的方法作為指導(dǎo)，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，可能會(huì)有許多的問(wèn)題嚴(yán)重影響項(xiàng)目順利的進(jìn)行，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗，比如關(guān)鍵干系人沒(méi)有得到項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r，沒(méi)有及時(shí)的得到所需的信息，可能就會(huì)對(duì)項(xiàng)目的開展造成影響；有些信息如果不通過(guò)溝通，干系人的實(shí)際內(nèi)心想法也獲取不到，對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)也會(huì)有嚴(yán)重的后果。因此我在更新溝通管理計(jì)劃時(shí)，對(duì)干系人的溝通需求，信息分發(fā)的方式，例會(huì)紀(jì)要等作出了明確的定義，同時(shí)制定了哪些情況需要采取的溝通方式，對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)性的內(nèi)容作了一定的備注，以此保證溝通計(jì)劃的有效性。

三 控制溝通

績(jī)效報(bào)告通常提供了項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程的有關(guān)范圍、進(jìn)度計(jì)劃，質(zhì)量和成本的方面的信息，這是業(yè)主方關(guān)注的重點(diǎn)，也是他們獲取項(xiàng)目信息的一個(gè)重要途徑。為此，我定期組織召開項(xiàng)目會(huì)議，向各業(yè)主方提供直觀的績(jī)效報(bào)告，避免溝通不暢等產(chǎn)生的一些沖突，在組織召開項(xiàng)目會(huì)議前，先全面了解項(xiàng)目的各項(xiàng)具體情況，收集和整理相關(guān)數(shù)據(jù)，以便讓客戶和公司高層了解項(xiàng)目各方面的綜合情況，我讓各項(xiàng)目小組每天都上報(bào)工作日志，每周內(nèi)部召開例會(huì)形成項(xiàng)目周報(bào)，然后我對(duì)其進(jìn)行過(guò)濾和整合，對(duì)里面的一些情況進(jìn)行驗(yàn)證，保證其真實(shí)性，然后在編寫用于提交給客戶和我公司高層所關(guān)注的績(jī)效報(bào)告，這樣能夠讓不同個(gè)干系人能夠直接了解關(guān)注到自己所想要關(guān)注的內(nèi)容，提高客戶和公司高層的滿意度，避免了其他矛盾，減少了沖突的發(fā)生。

四 干系人管理

項(xiàng)目干系人管理主要就是對(duì)項(xiàng)目溝通進(jìn)行管理，以滿足信息需要這的需求，并解決項(xiàng)目干系人之間的問(wèn)題，積極地管理項(xiàng)目干系人，提高了項(xiàng)目因?yàn)楦上踩酥g存在未解決的問(wèn)題而導(dǎo)致項(xiàng)目偏離的可能性，因此，在整個(gè)溝通管理過(guò)程中，對(duì)干系人的管理是我最關(guān)注的部分，項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的影響很大，如果溝通不暢，或者溝通處理不好，就會(huì)對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)造成嚴(yán)重的影響，為此，我使用了當(dāng)下十分火熱的微信群，把項(xiàng)目的主要干系人都拉進(jìn)了一個(gè)我組建的微信群里，既可以方便我們溝通信息，又能了解項(xiàng)目干系人的問(wèn)題，大家可以在里面暢所欲言，提出自己想要關(guān)注的重點(diǎn)，偶爾玩?zhèn)€微信紅包游戲，提高大家對(duì)互相溝通和了解的積極性，對(duì)平時(shí)通過(guò)正式場(chǎng)合或正式途徑不太方便提出的問(wèn)題，可以在微信群里進(jìn)行聊天來(lái)得到想要的回答，這樣既滿足了干系人的期望，解決了他們的部分需求，也為我們項(xiàng)目的順利進(jìn)行掃清了很多障礙，甚至對(duì)項(xiàng)目以后的收尾和驗(yàn)收的完成打下了基礎(chǔ)，同時(shí)，對(duì)于部分不合理或合理的變更請(qǐng)求，也可以通過(guò)微信群這種非正式的溝通方式，讓其了解必須先走相應(yīng)的變更流程，如要首先提交變更申請(qǐng)、了解這些變更或請(qǐng)求對(duì)項(xiàng)目的影響，需要通過(guò)變更控制委員會(huì)審核，業(yè)主方批準(zhǔn)，最后才能實(shí)施變更等等，通過(guò)我們良好的溝通管理和創(chuàng)新的溝通途徑，減少了項(xiàng)目的變更管理活動(dòng)，對(duì)項(xiàng)目按預(yù)期的發(fā)展提供了有力的幫助。

經(jīng)過(guò)我和團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)一年，項(xiàng)目終于于2016年11月順利通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，并得到了一致好評(píng)，成為管線信息系統(tǒng) 的優(yōu)秀案例，通過(guò)本項(xiàng)目的建設(shè)，解決了以往該市地下管線系統(tǒng)落后的管理方式和模式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各管線信息資源的數(shù)字化和可視化處理，通過(guò)三維規(guī)劃設(shè)計(jì)和三維仿真技術(shù)，提供了城市規(guī)劃水平，提升了規(guī)劃設(shè)計(jì)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。該項(xiàng)目的成功得益于我成功的人力資源管理，給項(xiàng)目的順利進(jìn)行帶來(lái)了事半功倍的效果，當(dāng)然，在項(xiàng)目的建設(shè)中，我還存在一些不足，但在以后的項(xiàng)目管理中，我就進(jìn)一步加強(qiáng)自己的管理能力，提升工作管理水平，為中國(guó)的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)出自己的全部力量。