摘要

2014年 8 月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理參與XX省電子政務(wù)網(wǎng)一期工程的建設(shè)工作。作為該單位的重點(diǎn)戰(zhàn)略項(xiàng)目，該項(xiàng)目總投資為3200萬(wàn)人民幣，項(xiàng)目周期為26個(gè)月，共有7個(gè)單位參與建設(shè)。該項(xiàng)目采用 B/S 結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)基于ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)的JAVA/JAVA EE多層體系結(jié)構(gòu)，以LINUX為主的作為操作系統(tǒng)， 應(yīng)用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)、面向服務(wù)（SOA）、面向接口技術(shù)、組件式開發(fā)技術(shù)，采用MVC、ORM、Web Service、AJAX技術(shù)。

該項(xiàng)目按照統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一外網(wǎng)平臺(tái)、統(tǒng)一公文辦理及事務(wù)處理平臺(tái)、統(tǒng)一集中部署的要求，項(xiàng)目建成以后，實(shí)現(xiàn)全省公務(wù)員跨地區(qū)、跨部門和跨層級(jí)的信息傳輸、公文傳輸、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。

2015年 12月，該項(xiàng)目通過(guò)了客戶的驗(yàn)收，贏得了甲方及各參與的一致好評(píng)，成為電子政務(wù)行業(yè)的成功案例，得到業(yè)內(nèi)的一致認(rèn)可。本文結(jié)合筆者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)討論了項(xiàng)目的范圍管理，主要從制定范圍計(jì)劃、定義范圍、創(chuàng)建 WBS，以及核實(shí)范圍、控制范圍這幾個(gè)方面進(jìn)行論述。

正文

2014年 8 月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理參與XX省電子政務(wù)網(wǎng)一期工程的建設(shè)工作。該項(xiàng)目搭建省、市、縣、鄉(xiāng)各級(jí)政府電子政務(wù)辦公平臺(tái)以及移動(dòng)辦公平臺(tái)，使全省行政機(jī)關(guān)通過(guò)電子政務(wù)平臺(tái)統(tǒng)一辦公，構(gòu)建“一體化”政府的戰(zhàn)略而立項(xiàng)，是十二五期間省電子政務(wù)中的重點(diǎn)項(xiàng)目。一期項(xiàng)目的建設(shè)周期為26個(gè)月，從2014年8月開始，到2016年12月驗(yàn)收結(jié)束，項(xiàng)目總投資為人民幣3200萬(wàn)。該項(xiàng)目為了實(shí)現(xiàn)全省公務(wù)員跨地區(qū)、跨部門和跨層級(jí)的信息傳輸、公文傳輸、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。

該項(xiàng)目采用 B/S 結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)基于ORACLE11g數(shù)據(jù)庫(kù)的RAC共6個(gè)節(jié)點(diǎn)的集群，JAVA/JAVAEE多層體系結(jié)構(gòu)，采用應(yīng)用面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)、面向服務(wù)（SOA）、面向接口技術(shù)、組件式開發(fā)技術(shù)，采用MVC、ORM、Web Service、AJAX技術(shù)。操作系統(tǒng)已Redhat的Linux6.5為主，以及微軟的Windows2008等，中間件采用IBM的WebSphere并做集群，終端以各單位的個(gè)人電腦以及智能終端。項(xiàng)目采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，從各職能部門抽調(diào)主干成員，組成專門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。我被任命為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理工作，直接向公司總經(jīng)理報(bào)告。下面我將結(jié)合本項(xiàng)目從制定范圍管理計(jì)劃、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、核實(shí)范圍、控制范圍這幾個(gè)方面對(duì)項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行介紹。

一、制定范圍管理計(jì)劃

針對(duì)一些 IT 項(xiàng)目開發(fā)中，沒(méi)有制定范圍管理計(jì)劃，就進(jìn)行范圍定義的問(wèn)題，或者是邊定義范圍、邊制定計(jì)劃的情況，我們嚴(yán)格按照 PMBOK 的規(guī)范要求，尤其重視制定范圍管理計(jì)劃，制定范圍管理計(jì)劃看似花費(fèi)大量時(shí)間，但沒(méi)有范圍管理計(jì)劃，以后的范圍管理工作就無(wú)章可依，出現(xiàn)范圍定義不清、范圍蔓延、范圍邊界不清等問(wèn)題。

因此，在該項(xiàng)目中，我非常重視范圍計(jì)劃的制定，在正式做計(jì)劃之前，我先查找了公司組織過(guò)程資產(chǎn)，找出制定范圍管理計(jì)劃的模板，再結(jié)合以往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，制定出一份初步的計(jì)劃，然后召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員討論，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行修改和完善，在全體參與下，最終完成一份 詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計(jì)劃，用于指導(dǎo)項(xiàng)目如何定義、分解以及核實(shí)和控制范圍。

二、定義范圍

根據(jù)范圍管理計(jì)劃和項(xiàng)目章程等資料，項(xiàng)目組開始了范圍定義工作。在該工作中，我們尤其注意了干系人分析、專家判斷和產(chǎn)品分析等工具和方法的使用。該項(xiàng)目涉及從省辦公廳，省經(jīng)信委、省信息中心等14個(gè)單位的工作人員，還有項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，干系人眾多，眾口難調(diào)，需求復(fù)雜。在項(xiàng)目的早期階段，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)，到了客戶現(xiàn)場(chǎng)收集需求，我組織了客戶的電子政務(wù)部門、服務(wù)質(zhì)量部門、信息中心以及我的需求團(tuán)隊(duì)，召開需求討論會(huì)，共同商討項(xiàng)目范圍。通過(guò)前期的訪談，大多數(shù)電子政務(wù)工作人員對(duì)需要什么樣的系統(tǒng)功能，自身都沒(méi)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，針對(duì)這種情況，我們?cè)诟上等藴贤ㄖ?，演示了為其他集團(tuán)開發(fā)的電子政務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)實(shí)際操作，工作人員對(duì)系統(tǒng)功能有了感性認(rèn)識(shí)，以這個(gè)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，充分挖掘用戶的需求，并基于團(tuán)隊(duì)自身的經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)水平，對(duì)客戶的需求進(jìn)行引導(dǎo)、細(xì)化，將其模糊的概念形象化，粗糙的需求具體化。

基于需求文件，我召集項(xiàng)目的主要干系人進(jìn)行開會(huì)討論，同時(shí)邀請(qǐng)了系統(tǒng)的最終用戶代表對(duì)系統(tǒng)功能做評(píng)價(jià)，通過(guò)用戶的角度，去發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)系統(tǒng)的功能，以此最終形成了完整的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，主要包含：（1）項(xiàng)目目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)全省互聯(lián)互通，信息共享，業(yè)務(wù)協(xié)同，同時(shí)確定各子項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、技術(shù)和質(zhì)量等要求；（2）產(chǎn)品范圍描述：包括人員和組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一認(rèn)證系統(tǒng)，數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)、公文與實(shí)務(wù)處理系統(tǒng)、門戶管理系統(tǒng)等；（3）項(xiàng)目邊界：該項(xiàng)目涉及數(shù)據(jù)交換，不涉及協(xié)調(diào)各單位數(shù)據(jù)等；（4）項(xiàng)目的可交互物：如項(xiàng)目管理報(bào)告和文檔等；（5）項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性，功能滿足業(yè)務(wù)要求，相關(guān)文檔齊全等；（6）項(xiàng)目的約束條件：如合同和項(xiàng)目章程中相關(guān)條款等；（7）項(xiàng)目的假設(shè)條件等。

三、創(chuàng)建 WBS

基于項(xiàng)目范圍說(shuō)明書，我和我的團(tuán)隊(duì)通過(guò)使用工作分解結(jié)構(gòu)的模板開始對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行分解，以形成該項(xiàng)目的 WBS。 在分解過(guò)程中，我按照以下原則進(jìn)行分解。

（1）在各層次上保持項(xiàng)目的完整性；該項(xiàng)目涉及的項(xiàng)目管理、需求階段、系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)階段試、系統(tǒng)集成階段、項(xiàng)目驗(yàn)收階段等，避免遺漏必要的組成部分。

（2）一個(gè)工作單元只能從屬于某個(gè)上層單元；對(duì)于該項(xiàng)目中的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，我就只將其歸入系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元中，在其他單元不再重復(fù)出現(xiàn)，避免了交叉從屬。

（3）相同層次的工作單元應(yīng)用相同的性質(zhì)；對(duì)于系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元下的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、接口設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等設(shè)計(jì)內(nèi)工作，它們從屬性 上來(lái)講，都屬于設(shè)計(jì)，因此我將其一并歸入系統(tǒng)設(shè)計(jì)單元下。

（4）工作單元應(yīng)能區(qū)分不同的責(zé)任者和不同的工作內(nèi)容；對(duì)于該項(xiàng)目中每個(gè)工作包，我都指定唯一的負(fù)責(zé)人和其負(fù)責(zé)的工作內(nèi) 容，便于項(xiàng)目管理進(jìn)行計(jì)劃和控制的管理。

（5）便于管理和控制；對(duì)于該項(xiàng)目的每個(gè)工作包，我都對(duì)其進(jìn)行編號(hào)， 并與組織結(jié)構(gòu)圖和成本控制點(diǎn)深度融合，便于項(xiàng)目的日后管理。

（6）應(yīng)包括項(xiàng)目管理工作，包括 分包出去的工作。

通過(guò)逐層分解，WBS 的最低層次的工作單元是工作包，同時(shí)對(duì)WBS進(jìn)行編碼設(shè)計(jì)；對(duì)于該項(xiàng)目中工作單元，我參照 8/80 小時(shí)原則細(xì)化成具體的工作包，并指定具體的負(fù)責(zé)人。同時(shí)制作 WBS 詞典，對(duì)工作包做具體描述。

四、范圍核實(shí)

范圍確認(rèn)并不是件容易的事情，在與客戶的溝通上，我們希望客戶盡快確認(rèn)以便盡快開展后續(xù)的開發(fā)階段工作，而客戶則可能認(rèn)為自己什么也沒(méi)看到，怎么確認(rèn)呢？針對(duì)這種情況，我在提交文檔給客戶的相關(guān)干系人后，重點(diǎn)對(duì)客戶的 IT 人員進(jìn)行溝通培訓(xùn)，詳細(xì)介紹系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，然后用他們的聲音去向客戶的業(yè)務(wù)部門做出介紹，這樣既有益于專業(yè)人員之間的技術(shù)溝通，也有益于客戶業(yè)務(wù)部門對(duì)系統(tǒng)范圍的認(rèn)可與信任。同時(shí)，在與客戶的業(yè)務(wù)部門溝通時(shí)，我重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，雖然范圍確認(rèn)是正式的，但這并不意味著項(xiàng)目的范圍就是鐵板一塊，不能再修改了，只要走標(biāo)準(zhǔn)的變更流程，且審批通過(guò)的，都是可以進(jìn)行變更的。這樣就消除了客戶的顧慮，便于快速、高效地完成范圍確認(rèn)。

五、范圍控制

控制范圍就是監(jiān)督項(xiàng)目的范圍狀態(tài)，管理范圍基礎(chǔ)變更的過(guò)程。因此在項(xiàng)目中，我定期組織召開項(xiàng)目狀態(tài)審查會(huì)，審查項(xiàng)目的范圍，通過(guò)對(duì)照范圍基礎(chǔ)，找出范圍偏差，并做分析，嚴(yán)格杜絕一切的范圍蔓延以及鍍金。

例如，在一次狀態(tài)審查會(huì)上，我發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)管理模塊多了登錄日志功能，我查了一下系統(tǒng)變更日志，未找到有類似的變更記錄，于是我參照責(zé)任分配矩陣，分別找到這兩個(gè)模塊開發(fā)的負(fù)責(zé)人詢問(wèn)原因，A 成員告訴我，他增加登錄日志這個(gè)功能，是因?yàn)榭蛻粼谝淮坞娫捴?，向他提過(guò)希望在系統(tǒng)管理模塊中加一個(gè)登錄 日志的功能，針對(duì)這種情況，我首先向這名成員強(qiáng)調(diào)了范圍基準(zhǔn)以及變更流程的重要性；其次，針對(duì)這項(xiàng)多出來(lái)的功能，我要求相關(guān)人員提交正式的變更申請(qǐng)，走正常的變更控制流程。

從事項(xiàng)目管理工作的我深知，項(xiàng)目范圍不是一經(jīng)定義，就一成不變的，項(xiàng)目干系人出于項(xiàng)目利益以及各種情況考慮，總會(huì)有一些需求變更，管理這些變更，需要在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，就 制定好變更控制流程以及成立一個(gè)專門的需求變更控制委員會(huì)（CCB）。因此，我和我的團(tuán)隊(duì) 在項(xiàng)目早期就制定了一套標(biāo)準(zhǔn)的變更流程：①提交變更申請(qǐng)；②評(píng)估變更；③報(bào) CCB 審批；④實(shí)施變更并調(diào)整基準(zhǔn)；⑤將變更信息通知相關(guān)干系人；⑥對(duì)變更的結(jié)果進(jìn)行追蹤與審核。 有了這些流程以及 CCB 的控制，項(xiàng)目的需求變更得以良性發(fā)展，變更帶來(lái)更多的是項(xiàng)目利益以及效率的提升。

經(jīng)過(guò)我和我的團(tuán)隊(duì)不懈努力，該項(xiàng)目最終于2016年 9 月試運(yùn)行成功，并在同年 11月通過(guò)了客戶驗(yàn)收小組的驗(yàn)收，得到了甲方的好評(píng)。項(xiàng)目最終能成功完成，得益于我在項(xiàng)目中有效的范圍管理，采用科學(xué)的范圍管理方法、工具和技術(shù)，為項(xiàng)目的范圍管理帶來(lái)了事半功倍的效果。同時(shí)，在該項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，也 出現(xiàn)了一些問(wèn)題，本人覺(jué)得處理得不是很好，主要在于項(xiàng)目中的沖突管理以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方面還存在不足，后續(xù)我將加強(qiáng)這兩個(gè)方面的學(xué)歷與知識(shí)積累，不斷提升自身項(xiàng)目管理水平，為中國(guó)電子政務(wù)行業(yè)的信息化發(fā)展添磚加瓦。