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論大型信息系統(tǒng)的人力資源管理

摘要

2014年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了某大型石油化工企業(yè)移動(dòng)辦公系統(tǒng)項(xiàng)目，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)規(guī)劃與組織實(shí)施開發(fā)。該系統(tǒng)工程量大，涉及到軟件開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，業(yè)務(wù)需求多變，網(wǎng)絡(luò)搭建環(huán)境復(fù)雜。該項(xiàng)目深受集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)重視，項(xiàng)目目標(biāo)是為該企業(yè)建設(shè)一套移動(dòng)辦公系統(tǒng)，并在廠區(qū)內(nèi)搭建專用網(wǎng)絡(luò)，用于廠區(qū)的手持設(shè)備巡檢及機(jī)關(guān)辦公的公文、郵件、審批、上傳下達(dá)等多種功能。

本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合我的項(xiàng)目實(shí)踐，探討人力資源管理對(duì)于項(xiàng)目成功的重要性。在這個(gè)項(xiàng)目中，我們通過(guò)編制合理的項(xiàng)目人力計(jì)劃，獲取高質(zhì)量的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確職責(zé)與激勵(lì)機(jī)制,加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，定期進(jìn)行溝通，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間團(tuán)結(jié)協(xié)作能力，嚴(yán)格監(jiān)管項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)績(jī)效從而提高項(xiàng)目績(jī)效，最終使項(xiàng)目按期保質(zhì)保量的完成，獲得了客戶和評(píng)審專家的一致好評(píng)。

正文

筆者參與的項(xiàng)目，建設(shè)單位是一家大型石油化工企業(yè)，該企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施具備大型業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行的條件。該企業(yè)一直有兩個(gè)痛點(diǎn)：一是車間設(shè)備的巡檢一直沒(méi)有做到自動(dòng)化，還是手工記錄的方式；二是辦公系統(tǒng)過(guò)于陳舊，無(wú)法適應(yīng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的實(shí)時(shí)性要求。該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望我們的項(xiàng)目一次性解決這兩個(gè)問(wèn)題。我們給出的方案是開發(fā)一套移動(dòng)辦公系統(tǒng)，設(shè)置不同的權(quán)限，巡檢人員和辦公人員使用不同的功能，并且巡檢人員使用專用終端。由于巡檢的廠區(qū)環(huán)境復(fù)雜并且防爆級(jí)別很高，我們?yōu)閺S區(qū)內(nèi)搭建了專用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，并通過(guò)PCC技術(shù)保障巡檢設(shè)備的通信優(yōu)先級(jí)。同時(shí)，不在專網(wǎng)內(nèi)的設(shè)備還可以通過(guò)VPN接入移動(dòng)辦公系統(tǒng)。移動(dòng)辦公系統(tǒng)采用三層C/S體系架構(gòu)，將原有的各個(gè)分散的辦公子系統(tǒng)整合為一體。該系統(tǒng)包括安全生產(chǎn)、公文系統(tǒng)、申報(bào)審批、郵件系統(tǒng)、文件檢索、通訊錄、即時(shí)消息、公司新聞、社區(qū)論壇等九大模塊。該系統(tǒng)上線運(yùn)行滿足了該企業(yè)安全生產(chǎn)和移動(dòng)辦公的需求，大大提高了全體員工的辦公效率，大大降低了安全事故發(fā)生的可能性。該項(xiàng)目建設(shè)總工期6個(gè)月，2014年11月正式驗(yàn)收通過(guò)后投入運(yùn)行。

我們調(diào)研發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)的辦公流程非常復(fù)雜，涉及到的部門繁多，如果要打破原有的流程形成新的流程，阻力很大。并且我們的項(xiàng)目需要同時(shí)解決移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和軟件開發(fā)這兩個(gè)問(wèn)題，涉及到兩個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，不同的團(tuán)隊(duì)人員。為了圓滿完成項(xiàng)目，筆者充分認(rèn)識(shí)到人是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，必須加強(qiáng)項(xiàng)目的人力資源管理，方能確保項(xiàng)目的成功實(shí)施。筆者通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等方法，控制項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合已有最佳實(shí)踐，開展項(xiàng)目實(shí)施。具體可分為以下幾個(gè)方面：

1、人力資源計(jì)劃編制是決定項(xiàng)目的角色、職責(zé)以及報(bào)告關(guān)系的過(guò)程。

筆者所在的單位有很強(qiáng)的開發(fā)隊(duì)伍和開發(fā)能力，但沒(méi)有移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)方面的專家，對(duì)于搭建專用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)很不在行。為解決這個(gè)問(wèn)題，筆者與該企業(yè)信息部的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了溝通和說(shuō)明，告知該部分內(nèi)容對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施的重要性后，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視，將與公司合作多年的網(wǎng)絡(luò)集成商推薦給我們，我們將這一部分工程分包給這家集成商。雙方的兩個(gè)團(tuán)隊(duì)組成一個(gè)大團(tuán)隊(duì)，共同進(jìn)行了必要的項(xiàng)目管理培訓(xùn)，明確了各自的工作任務(wù)，將雙方的分工領(lǐng)域劃分清楚并相互了解對(duì)方的技術(shù)要求。之后我們與甲方的各部門及下屬單位相關(guān)干系人進(jìn)行走訪和了解，獲得該集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)圖、崗位職責(zé)描述、人力資源計(jì)劃的初步編制。該文檔分發(fā)給相關(guān)的項(xiàng)目干系人后，召集不同范圍和層次的項(xiàng)目干系人進(jìn)行了若干次會(huì)議溝通和討論，最終確定了項(xiàng)目人力資源編制工作，形成了明確合理的角色和職責(zé)定義文檔、項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)及相關(guān)說(shuō)明和設(shè)計(jì)甲乙雙方的完備的人員配備管理計(jì)劃。

2、謹(jǐn)慎挑選人員，組建適合的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就是確保所選擇的人力資源可以打到項(xiàng)目的要求。由于項(xiàng)目工期長(zhǎng)，解決業(yè)務(wù)難點(diǎn)的方案無(wú)法確定因素，雙方人員對(duì)此項(xiàng)目開發(fā)是否能成功存在較大疑慮，致使難以獲得合適的項(xiàng)目成員。就此問(wèn)題，筆者分別與所在單位和甲方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了當(dāng)面溝通，陳述了目前的困難，并形成解決辦法。一是甲方安排了兩名熟悉業(yè)務(wù)流程的骨干，加入項(xiàng)目組承擔(dān)一些與各部門溝通的作用，并且甲方領(lǐng)導(dǎo)制定了具體的項(xiàng)目獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確并規(guī)范了項(xiàng)目實(shí)施期間與相關(guān)干系人的溝通協(xié)調(diào)制度。二是筆者所在單位根據(jù)項(xiàng)目不同部分的兩個(gè)技術(shù)特點(diǎn)和難度進(jìn)行有針對(duì)的人員安排：移動(dòng)辦公系統(tǒng)選擇有多年系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)的規(guī)劃設(shè)計(jì)師和需求分析人員參與項(xiàng)目的前期需求調(diào)研、制定項(xiàng)目范圍說(shuō)明書等項(xiàng)目前期規(guī)劃設(shè)計(jì)工作；移動(dòng)專網(wǎng)部分，雖然分包給網(wǎng)絡(luò)集成商，我公司仍然分派一名技術(shù)人員跟蹤了解專網(wǎng)的規(guī)劃和建設(shè)，并將兩部分需要銜接之處在兩個(gè)團(tuán)隊(duì)之間精確的傳達(dá)。

3、突出以人為本的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，主要是提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的技能和增強(qiáng)成員之間的信任感和凝聚力，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，提高工作效率。為確保實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建后的6個(gè)多月的工作時(shí)間內(nèi)，筆者采取了以下方法和措施確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員保持較高的信任感、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神和工作效率。首先采用筆者所在公司項(xiàng)目溝通最佳實(shí)踐，形成項(xiàng)目規(guī)范的溝通、交流、矛盾沖突解決機(jī)制，定期召集項(xiàng)目會(huì)議，并形成完整會(huì)議記錄并加以分發(fā)。其次項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成立初期，經(jīng)甲方協(xié)商，組織了一次為期5天的拓展訓(xùn)練，經(jīng)過(guò)訓(xùn)練后項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間加深了認(rèn)識(shí)，相互間形成了較強(qiáng)的信任感和團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。再次，每個(gè)項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑完成，筆者都邀請(qǐng)雙方（包括分包商）領(lǐng)導(dǎo)出面對(duì)項(xiàng)目組工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，并按照項(xiàng)目當(dāng)初制定的獎(jiǎng)懲機(jī)制進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。另外，不定期的采取聚會(huì)方式與項(xiàng)目成員進(jìn)行各種溝通，認(rèn)真傾聽每個(gè)人的心聲，對(duì)于合理的建議及時(shí)采納，并加以落實(shí)。

4、緊抓項(xiàng)目績(jī)效，規(guī)范化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行管理

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理就是要跟蹤個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行情況，并進(jìn)行反饋和協(xié)調(diào)變更，以此提高項(xiàng)目績(jī)效，保證項(xiàng)目的進(jìn)度。項(xiàng)目成立時(shí)建立制度，每周填寫項(xiàng)目進(jìn)展周報(bào)，并與項(xiàng)目基準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)比，用掙值分析的方法對(duì)工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，尋找工作差距，分析原因，找到原因后及時(shí)采取措施加以糾正。對(duì)于在編碼階段效率不高的問(wèn)題，及時(shí)找到問(wèn)題，在項(xiàng)目間歇期，分批對(duì)部門人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，解決了這一問(wèn)題。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中還嚴(yán)格控制了項(xiàng)目的變更流程，確保了項(xiàng)目范圍沒(méi)有較大變化。安排有經(jīng)驗(yàn)的人員采用新的測(cè)試技術(shù)進(jìn)行項(xiàng)目測(cè)試，確保項(xiàng)目的質(zhì)量。

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組全體成員的共同努力，該系統(tǒng)與2014年11月成功上線，并通過(guò)了甲方正式的驗(yàn)收，圓滿完成了甲方交給我們的任務(wù)。通過(guò)該項(xiàng)目的實(shí)施，甲方不僅完成了廠區(qū)范圍內(nèi)的設(shè)備巡檢自動(dòng)化，還將設(shè)備運(yùn)行的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)進(jìn)行了展示，使得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和操作人員通過(guò)手機(jī)就可以查看；同時(shí)，移動(dòng)辦公系統(tǒng)獲得了廣大員工的好評(píng)，極大的提高了工作效率，即使在家也可以查詢和處理一些辦公事項(xiàng)。

回顧整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，項(xiàng)目人力資源管理的成功得益于我們?cè)谠缙诰鸵氲膱F(tuán)隊(duì)建設(shè)最佳實(shí)踐，各種有效的訓(xùn)練，并注重采納有利于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)作的各種辦法，避免了成員間較大的沖突。當(dāng)然項(xiàng)目中也存在一些不足，比如項(xiàng)目初始階段沖突和矛盾較多，因性格不同導(dǎo)致內(nèi)部交流不暢，雖然隨著項(xiàng)目的進(jìn)展和我們的制度措施避免了后續(xù)繼續(xù)發(fā)生這些問(wèn)題，但是今后的工作中我還是應(yīng)該注意這類問(wèn)題。