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信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師采購(gòu)管理論文框架
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項(xiàng)目的采購(gòu)管理，包括采購(gòu)計(jì)劃編制、編制合同、招標(biāo)、供方選擇、合同管理、合同收尾等六個(gè)過(guò)程。是從項(xiàng)目外采購(gòu)所需的產(chǎn)品和服務(wù)的過(guò)程，通過(guò)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)管理和運(yùn)作，運(yùn)用高效合理的活動(dòng)，可以達(dá)到降低成本、增加公司利潤(rùn)的目標(biāo)。
xxxx項(xiàng)目第三方相關(guān)軟、硬件設(shè)備的采購(gòu)，貫徹集團(tuán)公司要求，控制成本，由省公司統(tǒng)一集中采購(gòu)，本項(xiàng)目不涉及第三方軟件、硬件的采購(gòu)。因該項(xiàng)目規(guī)模較大，為降低人力成本風(fēng)險(xiǎn)，聚焦于核心系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，我們將部分系統(tǒng)非核心內(nèi)容進(jìn)行發(fā)包，包括需求變化比較頻繁的報(bào)表統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)、用戶自服務(wù)門戶、已經(jīng)卡商管理門戶子系統(tǒng)等，這些內(nèi)容個(gè)性化定制比較嚴(yán)重，技術(shù)含量不高，但又非常重要，為降低風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約成本，我們將這些子系統(tǒng)進(jìn)行外包采購(gòu)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，采購(gòu)管理的對(duì)象主要本項(xiàng)目的技術(shù)開(kāi)發(fā)服務(wù)。根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，我把采購(gòu)管理工作的重點(diǎn)放在合同編制、供應(yīng)商選擇以及合同管理上，目的是保證技術(shù)開(kāi)發(fā)服務(wù)的外包采購(gòu)能夠順利實(shí)施，并嚴(yán)格按照合同要順利履行。在工作中，我根據(jù)實(shí)際情況，采用了靈活的工作方法，取得了較好的效果。
一、高度重視合同編制
為了保障外包采購(gòu)的有效性，按時(shí)、高質(zhì)量的獲得外部產(chǎn)品和服務(wù)資源，必須高度重視采購(gòu)合同的編制過(guò)程。合同編制過(guò)程包括準(zhǔn)備招標(biāo)所需的文件和確定合同簽訂的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)兩部分。在這個(gè)環(huán)節(jié)，我主要組織業(yè)務(wù)部門專家，通過(guò)頭腦風(fēng)暴的方式來(lái)準(zhǔn)備合同編制過(guò)程中的采購(gòu)文檔及評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)文檔的主要目的是用于向潛在的供應(yīng)商征集技術(shù)方案建議書，以此了解供應(yīng)商對(duì)外包產(chǎn)品及服務(wù)的理解程度，我們結(jié)合xxxx項(xiàng)目的整體技術(shù)方案，將報(bào)表統(tǒng)計(jì)、用戶自服務(wù)門戶、卡商管理門戶三個(gè)子系統(tǒng)內(nèi)容進(jìn)行梳理，我組織業(yè)務(wù)部門產(chǎn)品經(jīng)理及架構(gòu)師封閉兩周時(shí)間，將子系統(tǒng)的功能特性、非功能特性以及與自有研發(fā)的其他子系統(tǒng)的交互內(nèi)容等都明確的定義清楚，并組織公司專家?guī)鞂＜壹性u(píng)審，最終形成請(qǐng)求建議書（RFP），做為供應(yīng)商編制技術(shù)方案建議書的輸入，RFP的質(zhì)量不僅決定了對(duì)外包供應(yīng)商的技術(shù)要求，也為外包工作量評(píng)估的精確程度提供了依據(jù)。在制定合同采購(gòu)文檔的同時(shí)，制定了對(duì)建議書的評(píng)級(jí)和打分評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，提出了對(duì)外包供應(yīng)商的資質(zhì)及各方面能力的明確要求。
二、公平公正的供應(yīng)商選擇
供應(yīng)商選擇至關(guān)重要，直接決定著項(xiàng)目的成本，良好的供應(yīng)商能夠?yàn)轫?xiàng)目的順利實(shí)施帶來(lái)保障，否則就會(huì)為項(xiàng)目的失敗埋下伏筆。供應(yīng)商選擇必須秉承公平、公正、公開(kāi)的原則，對(duì)參考招標(biāo)的合作伙伴，進(jìn)行客觀公正的評(píng)估，來(lái)選擇真正能夠?yàn)槲覀兘档惋L(fēng)險(xiǎn)、提供專業(yè)的技術(shù)服務(wù)、并且確實(shí)起到降低成本作用的供應(yīng)商，做為我們項(xiàng)目的外包合作伙伴。
商務(wù)標(biāo)由公司商務(wù)部統(tǒng)一處理，我們從項(xiàng)目成本角度協(xié)助參與。我做為業(yè)務(wù)部門項(xiàng)目經(jīng)理，重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)標(biāo)部分的獨(dú)立評(píng)估，我采用加權(quán)系統(tǒng)做為供應(yīng)商選擇的工具和技術(shù)，組織專家從幾個(gè)維度來(lái)考量供應(yīng)商的技術(shù)維度的適合程度，將不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定不同的權(quán)重。其一，公司類似項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)歷；第二，相關(guān)技術(shù)能力儲(chǔ)備水平；第三，外包業(yè)務(wù)服務(wù)的理解程度；第四，現(xiàn)場(chǎng)響應(yīng)速度及售后維護(hù)服務(wù)；第五，企業(yè)規(guī)模與資質(zhì)。在幾個(gè)細(xì)項(xiàng)中，我將業(yè)務(wù)服務(wù)的理解程度，以及相關(guān)技術(shù)能力的儲(chǔ)備水平設(shè)置了比較高的權(quán)重，以保證合作供應(yīng)商的實(shí)施能力，避免因供應(yīng)商能力不足而不能滿足項(xiàng)目整體進(jìn)度及質(zhì)量的要求。組織公司專家?guī)鞂＜彝ㄟ^(guò)技術(shù)標(biāo)的比選背靠背打分的方式，客觀給出各個(gè)投標(biāo)供應(yīng)商的技術(shù)能力，結(jié)合商務(wù)報(bào)價(jià)，最終選出合格的供應(yīng)商做為xxxx項(xiàng)目的外包合作伙伴。
三、嚴(yán)格的合同管理
確保供應(yīng)商能夠正常的履行合同，按時(shí)保質(zhì)的交付xxxx項(xiàng)目外包部分內(nèi)容，是我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行嚴(yán)格合同管理的主要目的。我通過(guò)合同管理，重點(diǎn)監(jiān)控兩塊內(nèi)容，第一是監(jiān)控合同方的成本、進(jìn)度等績(jī)效信息，第二是外包采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量。在合同管理的過(guò)程中，針對(duì)不同的合同監(jiān)控內(nèi)容，我采用不同的工具和方法。針對(duì)成本進(jìn)度績(jī)效，我要求供應(yīng)商以書面的周報(bào)、月報(bào)的形式提交項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告，準(zhǔn)確的掌握供應(yīng)商如何有效的達(dá)到合同目標(biāo)的相關(guān)信息，通過(guò)階段性里程碑的設(shè)立，定期的監(jiān)督和控制供應(yīng)商產(chǎn)品的輸出情況。針對(duì)外包產(chǎn)品服務(wù)質(zhì)量，我安排專職子項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，與供應(yīng)商制定雙周例會(huì)的方式，走動(dòng)式管理，直接到供應(yīng)商辦公現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查和審計(jì)，對(duì)階段性輸出物執(zhí)行檢查和評(píng)審，識(shí)別供應(yīng)商的工作程序、產(chǎn)品服務(wù)的功能及特性，保障交付物的過(guò)程質(zhì)量。
經(jīng)過(guò)上述過(guò)程的努力，項(xiàng)目的外包采購(gòu)管理過(guò)程得到了有效的保障。經(jīng)過(guò)團(tuán)隊(duì)的共同努力，該系統(tǒng)順利在2011年11月份正式上線，半年后通過(guò)初驗(yàn)?；仡欗?xiàng)目的整體采購(gòu)管理工作過(guò)程，雖然基本上滿足要求，但仍然存在許多小問(wèn)題，包括外包采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中，供應(yīng)商對(duì)于人員穩(wěn)定性不夠，導(dǎo)致進(jìn)度出現(xiàn)小范圍的延遲，以及合同收尾過(guò)程階段性付款的時(shí)間有所延遲，導(dǎo)致給合作伙伴造成考核上的壓力等。發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題后，我們及時(shí)的采取應(yīng)急措施進(jìn)行補(bǔ)救，總體上沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展造成大的影響。
綜上所述，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤幹?、公平公正的供?yīng)商選擇、持續(xù)嚴(yán)格的合同管理，是我項(xiàng)目中采購(gòu)管理中的幾個(gè)主要實(shí)踐，為項(xiàng)目的成功奠定了基礎(chǔ)。在以后的項(xiàng)目整體管理工作中，我要加強(qiáng)關(guān)注各相關(guān)方利益的權(quán)衡，繼續(xù)深化各方溝通，努力提高項(xiàng)目管理水平，更好地完成項(xiàng)目實(shí)施管理。
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