項目需求與范圍的區(qū)別和聯(lián)系
項目范圍（Project-scope）包括項目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實現(xiàn)改產(chǎn)品或服務(wù)所需的各項具體工作。從這個意義上講就是項目應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，以及如何做。也就是說，項目范圍事實包括2個方面的內(nèi)容：項目需求和項目過程．項目需求確定做什么．項目過程確定如何做．
項目范圍管理也就是對項目應(yīng)該做什么和怎么做做出相應(yīng)的定義和控制．事實上就是對需求的管理和項目過程的管理．

摘要： 
通常大型信息系統(tǒng)開發(fā)項目都具有相當(dāng)?shù)碾y度和復(fù)雜性，含糊的需求和頻繁變更讓經(jīng)常會使項目進(jìn)度多拖延、成本超支、偏離既定目標(biāo)，嚴(yán)重時會導(dǎo)致項目的失敗，因此，加強(qiáng)項目需求管理尤為重要。2010年4月至10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項目的項目經(jīng)理。項目的總體目標(biāo)是建立一個兼具企業(yè)門戶、公文管理、工作流、知識管理、移動辦公的辦公平臺，共分為10個子系統(tǒng)，分別為：企業(yè)門戶、個人辦公、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動辦公和基礎(chǔ)平臺。本文以該項目為例，結(jié)合作者實踐，探討了信息系統(tǒng)項目中的需求管理問題，分別論述了需求管理計劃編制、需求控制和跟蹤、需求變更管理等過程作為需求管理手段的應(yīng)用，列舉了一些有效的工具和技術(shù)的使用；最后，談一些自己的體會和經(jīng)驗總結(jié)。 
正文： 
通常大型信息系統(tǒng)開發(fā)項目都具有相當(dāng)?shù)碾y度和復(fù)雜性，含糊的需求和頻繁變更會使項目進(jìn)度多拖延、成本超支、偏離既定目標(biāo)，嚴(yán)重時會導(dǎo)致項目的失敗，一個項目的成功得益于有效的需求管理機(jī)制，這在本人所主持的某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項目實施過程中得到了充分驗證。 
2010年4月至10月，我參加了某集團(tuán)企業(yè)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)項目的開發(fā)，并擔(dān)任的該項目的項目經(jīng)理。項目目標(biāo)是建立一個兼具企業(yè)門戶、公文管理、工作流管理、知識管理、移動辦公的協(xié)同辦公平臺，整體提升企業(yè)辦公服務(wù)水平和工作效率。系統(tǒng)采用B\S架構(gòu)，核心技術(shù)框架根據(jù)微軟的.NET分層體系結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，共分為10個子系統(tǒng)，分別為：辦公門戶、工作助手、信息發(fā)布、收發(fā)文管理、規(guī)章制度、日常事務(wù)、工作流管理、文檔管理、移動辦公和基礎(chǔ)平臺。 
該項目是一個綜合性的系統(tǒng)工程項目，該集團(tuán)企業(yè)包括總部、6個大區(qū)公司及其下屬的地方公司，在管理模式上存在較大差異，信息化程度參差不齊，各個地區(qū)工作流程也不一致，業(yè)務(wù)需求很難統(tǒng)一;協(xié)同辦公是公司新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，我方領(lǐng)導(dǎo)也希望將本項目作為公司業(yè)務(wù)延伸拓展的一個新的窗口；從技術(shù)角度將，涉及移動辦公、電子簽章、工作流、全文檢索、備份歸檔、無線通信等相關(guān)技術(shù)；人力資源方面，需要不同專業(yè)技術(shù)的人員配合，可能會存在多部門之間的協(xié)作。由此可見，該項目組織構(gòu)成復(fù)雜、干系人面廣人多、業(yè)務(wù)需求很難統(tǒng)一，而且涉及新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，公司在協(xié)同辦公方面也缺乏積累，工作面臨很大挑戰(zhàn)。因此，在該項目中，我充分重視了項目需求管理，通過制定合理的需求管理計劃，做好需求的跟蹤和控制，提高領(lǐng)導(dǎo)和項目干系人的參與熱情等方法，有條不紊地完成了該項目。具體來說： 
首先，制定合理的需求管理計劃，為項目團(tuán)隊如何管理項目需求提供的指導(dǎo)。我們參考了CMMI和組織過程資產(chǎn)的基本內(nèi)容，并結(jié)合項目的各方面實際情況，確定了需求管理的組織方針、需求管理跟蹤的方法、工具和時間、業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃、如何進(jìn)行需求驗證和變更控制以及制定需求跟蹤矩陣。我們確定采用微軟的團(tuán)隊資源管理器（TFS）實現(xiàn)對需求和文檔的管理，并在需求、需求分析、設(shè)計、代碼等各個階段打基線，通過TFS實現(xiàn)對各種變更的管理，做到有效可控；規(guī)定在打每個基線之前召開評審會，邀請所有項目干系人代表參與評審，做到每個階段的成果都能符合項目干系人的要求。我們還指定了需求管理的總負(fù)責(zé)人，統(tǒng)一進(jìn)行需求的管理。 
由于該集團(tuán)企業(yè)下屬部門眾多而且分布各地，業(yè)務(wù)需求有一些差異，業(yè)務(wù)領(lǐng)域一般比較廣泛和復(fù)雜，在需求獲取定義的方法上，我們采用了專家法。邀請專家時要盡量能夠代表各個地區(qū)、部門、組織機(jī)構(gòu)以及各個業(yè)務(wù)技術(shù)領(lǐng)域，這樣既可以幫助我們短期內(nèi)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，也便于收集和統(tǒng)一來自各個方面的需求，為日后需求的確認(rèn)鋪平道路。  
再次，項目評審是確保項目需求能得到很好跟蹤和控制的有效措施。在項目進(jìn)度計劃中我們確定了需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)上線等幾個重要里程碑。在這些里程碑結(jié)束后，我們將邀請相關(guān)項目干系人參與項目的評審工作。目的是為了防止需求偏差、遺漏，和收集新的需求，使跟蹤工作貫穿于項目的始終，以確保項目需求的正確性和可接受性。每一次的項目評審都給我們帶來了很多很好的建議，讓我們充分發(fā)現(xiàn)了我們系統(tǒng)的不足之處，發(fā)現(xiàn)了許多業(yè)務(wù)上的偏差。當(dāng)然也有許多項目干系人提出了系統(tǒng)易用性上的建議。會后，我們按照項目范圍變更計劃和客戶方、業(yè)務(wù)專家一起對這些建議作了逐一評估，將那些有益的建議包含進(jìn)項目范圍管理計劃中。 
此外，再好的計劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關(guān)鍵問題是如何對變更如何進(jìn)行有效的控制。本項目的復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，在實施過程中，由于用戶方需求的變更，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導(dǎo)致了部分項目內(nèi)容的變更。當(dāng)有變更要求提出的時候，作為項目經(jīng)理，我都會召集項目團(tuán)隊相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排，對變更因素進(jìn)行分析、快速決策。由于本項目需求變化不斷調(diào)整，我們建立了良好的變更流程：填制申請單、團(tuán)隊相關(guān)人員討論、提交CCB給出最終確認(rèn)、實施和驗證變更、通知干系人。在變更管理時要做好版本控制，我們通過使用TFS進(jìn)行文檔的檢入、檢出、打標(biāo)簽等操作，每次修改后TFS根據(jù)事先定義好的規(guī)則自動生產(chǎn)版本號，可以方便的跟蹤每個需求變動的歷史，當(dāng)需要恢復(fù)早期很有價值。 
最后，領(lǐng)導(dǎo)的重視和項目干系人的參與是這次項目成功的關(guān)鍵。項目正式啟動之初，在雙方領(lǐng)導(dǎo)的通力配
合下，我們召集了全行主要干系人參與的項目啟動會，并邀請客戶高層在會議上講話，提升大家對這個項目重要性的認(rèn)識。在這次會議上，我作為項目經(jīng)理向各項目干系人，就項目的主要目標(biāo)、需求范圍、需求調(diào)研計劃、溝通方式作了詳細(xì)介紹。希望各項目干系人能夠積極配合我們的工作，同時我們也將盡量滿足他們的要求。在項目進(jìn)行過程中許多干系人都給我提出了很多很好的建議，同時我們也采取了電話、E-mail、QQ群等多種溝通方式收集他們的需求。這個項目的成功是全體項目干系人的成功，是全體項目干系人共同努力的結(jié)果。 
由于我們在項目進(jìn)行的最初期階段就引入了項目需求管理理念和方法，項目順利完成，客戶很滿意，也為今后公司類似項目積累了經(jīng)驗，得到了公司管理層的高度評價，這歸功于整個團(tuán)隊的配合。但是回顧起來，也有一些不足的地方：項目可行性研究做的不夠充分，沒有充分考慮到各個地區(qū)信息化程度的差異，造成到目前為止，少數(shù)單位由于網(wǎng)絡(luò)方面的原因，只能通過撥號來使用本系統(tǒng)，使用效果打了一些折扣。我們也采取了一些補(bǔ)救的措施，如盡量減小頁面大小，優(yōu)化系統(tǒng)響應(yīng)時間原因等，一定程度上改善使用效果，通過和用戶的悉心溝通，最終得到了用戶的認(rèn)可。 
總之，項目的管理方式多種多樣，因人而異、因項目規(guī)模而異，管理方式不是一成不變的。適合自己的管理模式才是最好的模式，這些都有待于我們進(jìn)一步研究、探索、實踐和總結(jié)。