四、如何成為優(yōu)秀的項(xiàng)目主管？ 

　　筆者認(rèn)為：一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目主管首先是一個(gè)樂觀而自信的人。他凡事都從正面考慮，不把失敗當(dāng)失敗，反而將其看作成功之母，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在那里跌倒又在哪里爬起。優(yōu)秀的項(xiàng)目主管不一定要很有經(jīng)驗(yàn)，但是要有強(qiáng)烈的進(jìn)取心和明確的目標(biāo)，并能夠與他人良好溝通，鼓舞他人為共同的目標(biāo)一起努力。 

    五、IT項(xiàng)目管理的特征探討 　　
 
　　IT項(xiàng)目具有非常明顯的特點(diǎn)：緊迫性、獨(dú)特性和不確定性。下面分別討論一下這些特點(diǎn)含義和項(xiàng)目管理的相應(yīng)對策。 

　　緊迫性——IT項(xiàng)目的緊迫性決定了項(xiàng)目的歷時(shí)有限，具有明確的起點(diǎn)或終點(diǎn)，當(dāng)實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)或被迫終止時(shí)，項(xiàng)目即結(jié)束。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，IT項(xiàng)目的生命周期越來越短。有的項(xiàng)目時(shí)間甚至是決定性因素，因?yàn)槭袌鰰r(shí)機(jī)稍縱即逝，如果項(xiàng)目的實(shí)施階段耗時(shí)過長，市場份額將被競爭對手搶走。 

　　在開始一個(gè)項(xiàng)目前，主管就必須明白項(xiàng)目的時(shí)間約束。具體到每個(gè)人、執(zhí)行項(xiàng)目中的每一個(gè)任務(wù)都必須明確時(shí)間要求。一旦沒有按照進(jìn)度完成，必須要有充分的客觀理由，否則就要追究相關(guān)人員的責(zé)任。 

　　獨(dú)特性——IT項(xiàng)目的獨(dú)特性在IT服務(wù)領(lǐng)域表現(xiàn)得非常突出，廠商不僅向客戶提供產(chǎn)品，更重要是根據(jù)其要求提供不同的解決方案。即使有現(xiàn)成的解決方案，也需要根據(jù)客戶的特殊要求進(jìn)行一定的客戶化工作，因此可以說每個(gè)項(xiàng)目都有區(qū)別。項(xiàng)目的這種獨(dú)特性對實(shí)際項(xiàng)目管理有非常重要的指導(dǎo)意義。項(xiàng)目主管必須在項(xiàng)目開始前通過合同（或等同文件）明確地描述或定義最終的產(chǎn)品是什么。如果剛開始要提供什么沒能定義清楚，或未達(dá)成一致，則最終交付產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)將很容易發(fā)生糾紛，造成不必要的商務(wù)和名譽(yù)損失。即便是定義清楚了項(xiàng)目的目標(biāo)，但是客戶單位仍然會經(jīng)常調(diào)整實(shí)現(xiàn)指標(biāo)，這種變更很難控制，這就需要項(xiàng)目組與客戶單位有良好的溝通渠道，否則改來改去，永遠(yuǎn)改不完。
 
　　不確定性——IT項(xiàng)目的不確定性是指項(xiàng)目不可能完全在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)、按規(guī)定的預(yù)算由規(guī)定的人員完成。這是因?yàn)轫?xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算本質(zhì)上是一種預(yù)測，在執(zhí)行過程中與實(shí)際情況可定會有差異。另外，在執(zhí)行過程中還會遇到各種始料未及的“風(fēng)險(xiǎn)”，使得項(xiàng)目不能按原有的預(yù)測來運(yùn)行。針對不確定性，在項(xiàng)目管理中就要注意制定切實(shí)可行的計(jì)劃。筆者在工作中就發(fā)現(xiàn)科研工作，特別是國家級的項(xiàng)目，往往有一個(gè)“后墻不倒”原則。也就是說，設(shè)定一個(gè)項(xiàng)目的最終完成時(shí)間，具體的實(shí)施過程中，時(shí)間進(jìn)度的安排就沒有計(jì)劃。在具體實(shí)施中，這種方法的最終結(jié)果是要么后墻倒了，要么后墻勉強(qiáng)沒倒，做出來的產(chǎn)品滿足不了質(zhì)量要求。　　 

　　還有一種不好的做法是過度計(jì)劃，即將項(xiàng)目中非常微小的事情都考慮清楚才動手，但如此“詳細(xì)的計(jì)劃”其實(shí)是在試圖精確地預(yù)測未來，也是不切實(shí)際的，在執(zhí)行中會發(fā)現(xiàn)難以與實(shí)際一致，而不得不頻繁地進(jìn)行調(diào)整。具體問題具體分析。盡管有項(xiàng)目計(jì)劃，執(zhí)行過程中仍會碰到各種各樣意想不到的問題，且往往沒有現(xiàn)成的處理方法，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理必須掌握必要的工具方法，掌握整體過程和關(guān)鍵要素，靈活面對，妥善解決。 

    六、幾個(gè)迫切需要重視的問題 

　　項(xiàng)目管理有一些規(guī)律，但是還要具體問題具體分析，如果照搬硬套肯定會事倍功半。下面三個(gè)案例就是筆者在管理中遇到過的，現(xiàn)在拿出來一起探討。 

　　管理新手的重要性——一個(gè)項(xiàng)目組除了主管，全是新手！其實(shí)能有幾個(gè)項(xiàng)目主管會如此幸運(yùn)，項(xiàng)目組成員全都身經(jīng)百戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)豐富。很多人認(rèn)為，新手加入在短時(shí)間內(nèi)對項(xiàng)目毫無益處，不僅幫不上忙，還需要別人來傳幫帶。筆者認(rèn)為恰好相反：新人的加入是將會給整個(gè)項(xiàng)目組帶來一些新鮮的想法，挖掘和引導(dǎo)這種的想法對新人的培訓(xùn)和很快的上手工作是非常關(guān)鍵的。公司花了錢招來的新人往往經(jīng)過了人事部門的過濾，都具備了一些基本知識，主管可以先給他們分配一些具體的工作，調(diào)動他們的積極性非常關(guān)鍵。 

　　在培訓(xùn)新人時(shí)就應(yīng)該注意——項(xiàng)目內(nèi)容培訓(xùn)，讓他盡快了解項(xiàng)目組的工作內(nèi)容，項(xiàng)目的方向、目的，用到的知識、技能； 

? •給他在項(xiàng)目組中的角色做個(gè)定位，明確他的職責(zé)，并提供必要的支持； 
? •告訴他項(xiàng)目組管理方面須注意的問題，讓他盡快融入到項(xiàng)目組里來； 
? •盡量與目前項(xiàng)目組的工作結(jié)合起來培訓(xùn)，如讓他盡快熟悉項(xiàng)目已經(jīng)完成的工作，•告訴他以后的計(jì)劃，以及他馬上要做的工作等等； 
? •保持良好的溝通，了解他的進(jìn)展，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃。 

　　管理文檔的重要性——讓項(xiàng)目主管最痛苦的事情莫過于：當(dāng)一個(gè)重要成員半途離開項(xiàng)目組時(shí)，才發(fā)現(xiàn)他根本就沒有留下任何可用的文檔。天下沒有不散的宴席，項(xiàng)目組的成員也是在動態(tài)調(diào)整中，文檔就是成員之間交接的重要工具。很多主管很容易陷入“重技術(shù)實(shí)現(xiàn)，輕文檔”的誤區(qū)。他們總是認(rèn)為項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間緊迫，為了節(jié)省時(shí)間，可以在項(xiàng)目收尾階段突擊寫文檔。要是項(xiàng)目周期稍長，到了最后，成員還會記得清清楚楚每個(gè)實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)嗎？沒有文檔的項(xiàng)目鐵定是一個(gè)失敗的項(xiàng)目。從過程控制的角度看，項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量控制，最重要的就是文檔的管理控制。通過文檔來顯示表明每個(gè)基線，每個(gè)成員的工作量和完成質(zhì)量，達(dá)到項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)最小化。 

　　管理平臺的重要性——筆者最初的幾個(gè)項(xiàng)目都沒有管理平臺，所以沒有量化的概念，管理手段非常落后。去年筆者在公司率先引入了微軟PROJECT2000作為核心的項(xiàng)目管理軟件，并根據(jù)項(xiàng)目的需求，以現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（Network）為基礎(chǔ)，建立了內(nèi)部的INTRANET項(xiàng)目管理平臺。經(jīng)過一年多的使用達(dá)到了以下效果： 

? 　•　使用PROJECT2000建立項(xiàng)目計(jì)劃信息共享門戶，使技術(shù)人員、主管隨時(shí)看到與自己相關(guān)的任務(wù)信息，并通過建立狀態(tài)報(bào)告，達(dá)到了解技術(shù)人員各自工作完成情況； 
? 　•　利用研發(fā)內(nèi)部網(wǎng)站、電子公告板等共享信息系統(tǒng)，提供有效的信息溝通途徑； 
? 根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃，建立動態(tài)提醒機(jī)制； 
? 　•　建立項(xiàng)目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(Data)：對與項(xiàng)目有關(guān)的數(shù)據(jù)和與數(shù)據(jù)有關(guān)的過程，進(jìn)行有效地管理； 
? 　•　電子文檔管理系統(tǒng)(Document)，對圖紙、文件、資料等文檔，采用集中管理的方式，進(jìn)行有序地組織，實(shí)現(xiàn)充分的共享和重復(fù)使用，實(shí)現(xiàn)了通過IE瀏覽器訪問項(xiàng)目文檔功能； 
? 　•　　建立數(shù)據(jù)記錄體現(xiàn)變更控制記錄，項(xiàng)目文檔記錄。 

    七、結(jié)束語 

　　就中國現(xiàn)狀而言，項(xiàng)目管理還是一個(gè)全新的尚待開發(fā)的領(lǐng)域，很多項(xiàng)目管理人員和筆者一樣都是在實(shí)踐中不斷摸索和思考。 

　　從現(xiàn)實(shí)來看，只有那些跨國公司和國內(nèi)的大型企業(yè)才對項(xiàng)目管理提出要求；從教育來看，項(xiàng)目管理的系統(tǒng)教育基本上就是空白，甚至目前中國還沒有項(xiàng)目管理這一學(xué)科設(shè)置。同時(shí)，在中國，你所能夠獲得的有關(guān)項(xiàng)目管理的出版物以及資料都極其有限。

　　好在國內(nèi)的教育部門已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了這個(gè)問題，各種PMP的培訓(xùn)班廣告也開始出現(xiàn)在各類媒體中。那么我們是否都需要這個(gè)一個(gè)證書呢？ 

　　曾記得莊子在《莊子•養(yǎng)生主》中談到的解牛的庖丁，在外人看來，技藝高超的庖丁解牛時(shí)，一招一式，輕松自如，姿勢優(yōu)美，其節(jié)奏如美妙音樂的旋律。而庖丁自己在歷經(jīng)多年的實(shí)踐后，解釋他的高超技藝的境界是："以神遇而不以目視，官欲止而神欲行，依乎天理，批大隙，導(dǎo)大，因其固然項(xiàng)目管理還是有"天理"可循，假如有機(jī)會還是應(yīng)該帶著實(shí)踐中的問題多看書多學(xué)習(xí)，最終會達(dá)到所謂的管理藝術(shù)。