【摘要】
本文以我作為承建方項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)建設(shè)實(shí)施的水利部信息安全管理監(jiān)控與綜合審計(jì)平臺(tái)項(xiàng)目為例，論述了溝通管理在大項(xiàng)目管理中的重要性。項(xiàng)目溝通管理涵蓋為確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)纳伞⑹占?、發(fā)布、存儲(chǔ)、調(diào)用并最終處置所需的各個(gè)過(guò)程，包括：制定溝通管理計(jì)劃、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告、項(xiàng)目干系人管理等4 個(gè)方面。面對(duì)大型項(xiàng)目周期長(zhǎng)、規(guī)模大、團(tuán)隊(duì)構(gòu)成復(fù)雜等特點(diǎn)，項(xiàng)目溝通管理顯得尤為重要。本文主要論述了制定溝通管理計(jì)劃、信息分發(fā)與績(jī)效報(bào)告編制、項(xiàng)目干系人管理等方面的內(nèi)容。在項(xiàng)目中分別采用了細(xì)分干系人類型，編制有針對(duì)性的溝通管理計(jì)劃；規(guī)范信息發(fā)布工作，及時(shí)科學(xué)編制績(jī)效報(bào)告；針對(duì)不同類型訴求，有效做好干系人管理工作等相關(guān)措施。由于措施得當(dāng)，項(xiàng)目溝通管理到位，該
項(xiàng)目較好的滿足了客戶的需求，達(dá)到了既定項(xiàng)目目標(biāo)。
【正文】
水利部信息安全管理監(jiān)控與綜合審計(jì)平臺(tái)項(xiàng)目，于2012 年3 月初啟動(dòng)，工期12 個(gè)月，我們公司作為承建方，承擔(dān)全部軟件開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)集成相關(guān)工作。該項(xiàng)目的主要目標(biāo)是開(kāi)發(fā)一套應(yīng)用系統(tǒng)軟件，用于實(shí)時(shí)收集、統(tǒng)計(jì)水利部部委機(jī)關(guān)及其直屬分支機(jī)構(gòu)的信息安全狀況信息，采集防病毒、防火墻、入侵檢測(cè)、身份認(rèn)證、安全審計(jì)、漏洞掃描等6 種安全設(shè)備，以及網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器的安全事件和審計(jì)日志。將這些信息同時(shí)進(jìn)行“范式化”處理，同水利部信息中心統(tǒng)一下發(fā)的安全策略進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并通過(guò)自動(dòng)化展示的方式，分析各個(gè)分支機(jī)構(gòu)的信息安全狀況，進(jìn)行內(nèi)部評(píng)比排名。該系統(tǒng)平臺(tái)部署范圍除了水利部部委機(jī)關(guān)外，還包括在外地的長(zhǎng)江、黃河、珠江、淮河、海河、松遼6 個(gè)水利委員會(huì)及太湖局，項(xiàng)目總金額1430 萬(wàn)元人民幣。整個(gè)項(xiàng)目又細(xì)分為軟件開(kāi)發(fā)、集成實(shí)施、安全服務(wù)、硬件配套等4 個(gè)子項(xiàng)目。我因?yàn)樵谇捌谙嚓P(guān)部委的電子政務(wù)項(xiàng)目中，具有較豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，所以有幸被公司任命為這個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。
項(xiàng)目溝通管理涵蓋為確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)纳?、收集、發(fā)布、存儲(chǔ)、調(diào)用并最終處置所需的各個(gè)過(guò)程，包括：制定溝通管理計(jì)劃、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告、項(xiàng)目干系人管理等4 個(gè)方面。針對(duì)大型項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理的大多數(shù)時(shí)間都用在與團(tuán)隊(duì)成員和其他干系人的溝通上。無(wú)論這些成員和干系人是來(lái)自組織內(nèi)部還是組織外部，有效的溝通能在各種各樣的項(xiàng)目干系人之間架起一座橋梁，將具有不同文化和組織背景、不同技能水平，以及對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行或結(jié)果有不同觀點(diǎn)和利益的干系人聯(lián)系起來(lái)。面對(duì)大型項(xiàng)目周期長(zhǎng)、規(guī)模大、團(tuán)隊(duì)構(gòu)成復(fù)雜等特點(diǎn)，項(xiàng)目溝通管理顯得尤為重要。
根據(jù)以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，大型項(xiàng)目的溝通管理經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：溝通管理計(jì)劃制定得過(guò)于寬泛籠統(tǒng)，針對(duì)性不強(qiáng)，干系人滿意度較低；信息發(fā)布和績(jī)效報(bào)告工作流于形式，發(fā)揮不了有效溝通的作用；項(xiàng)目干系人各自站在自己角度考慮問(wèn)題，溝通不暢導(dǎo)致沖突發(fā)生。針對(duì)以上現(xiàn)象，本人作為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，重點(diǎn)加強(qiáng)了制定溝通管理計(jì)劃、信息分發(fā)與績(jī)效報(bào)告編制、項(xiàng)目干系人管理等方面的工作，下面分別論述一下。
一、細(xì)分干系人類型，編制有針對(duì)性的溝通管理計(jì)劃
由于這個(gè)項(xiàng)目中涉及到的干系人非常多，也比較復(fù)雜，他們對(duì)項(xiàng)目的期望和項(xiàng)目結(jié)果的關(guān)注度不同，所以在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)需要首先針對(duì)干系人進(jìn)行分類。針對(duì)本項(xiàng)目，我將干系人分為五類：一類是甲方部委機(jī)關(guān)和各分支機(jī)構(gòu)的主管領(lǐng)導(dǎo)，以及我們公司的上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)，他們主要關(guān)注項(xiàng)目整體情況，跟他們的溝通以里程碑評(píng)審會(huì)和月度正式項(xiàng)目報(bào)告為主；二類是甲方委派參與項(xiàng)目的工作人員和監(jiān)理公司，他們除了一類干系人比較關(guān)注的內(nèi)容外，也比較關(guān)注各方面的細(xì)節(jié)情況，因此給他們補(bǔ)充了詳細(xì)的項(xiàng)目周報(bào)告；三類是各個(gè)子項(xiàng)目的
負(fù)責(zé)人和公司內(nèi)部質(zhì)量控制人員、技術(shù)專家、PMO 人員，他們作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)執(zhí)行層面的核心成員，我們采取周例會(huì)、專題會(huì)議、專題報(bào)告的方式，溝通各方面的信息，解決各種問(wèn)題；四類是公司內(nèi)部研發(fā)中心及工程實(shí)施部派出的普通項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，因?yàn)轫?xiàng)目規(guī)模比較大，所以他們只需要了解各自負(fù)責(zé)工作的相關(guān)信息及關(guān)聯(lián)性信息即可，主要由子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起到信息上傳、下達(dá)的作用；五類是負(fù)責(zé)提供硬件設(shè)備的第三方公司人員，他們只需要了解他們各自承擔(dān)的供貨任務(wù)，由相關(guān)接口人做好溝通工作。同時(shí)，在項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃中，又進(jìn)一步細(xì)致的描述了干系人溝通方式、所需信息內(nèi)容、詳實(shí)程度、送達(dá)方式、保密要求等等規(guī)范，并經(jīng)所有干系人一致認(rèn)可后發(fā)布執(zhí)行。
二、規(guī)范信息發(fā)布工作，及時(shí)科學(xué)編制績(jī)效報(bào)告
根據(jù)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃中區(qū)分的五類干系人，采用了不同的信息發(fā)布模式，同時(shí)規(guī)范使用了不同類型的績(jī)效報(bào)告模板。對(duì)于一類干系人，在每個(gè)月末將項(xiàng)目的進(jìn)度情況、本月內(nèi)產(chǎn)生的各種會(huì)議評(píng)審報(bào)告，由我主要采用當(dāng)面送達(dá)的方式進(jìn)行發(fā)布，多采用兩頁(yè)紙以內(nèi)的“摘要型”報(bào)告模式。對(duì)于二類干系人，每月末和每周末將項(xiàng)目完成的功能、進(jìn)度、質(zhì)量情況等信息，以及各內(nèi)部評(píng)審的會(huì)議報(bào)告進(jìn)行匯總，采用郵件的方式進(jìn)行分發(fā)。對(duì)于三類、四類干系人，因?yàn)樯硖庬?xiàng)目團(tuán)隊(duì)集中辦公環(huán)境中，所以將周例會(huì)報(bào)告、項(xiàng)目各技術(shù)評(píng)審報(bào)告、項(xiàng)目所有技術(shù)文檔、管理文檔等，由配置管理人員即時(shí)更新到團(tuán)隊(duì)共享的項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，項(xiàng)目成員根據(jù)不同的權(quán)限和角色可以隨時(shí)進(jìn)行檢索和查看。對(duì)于第五類干系人，由項(xiàng)目采購(gòu)接口人以采購(gòu)單和任務(wù)通知書的方式，傳遞相關(guān)信息?？?jī)效報(bào)告主要為了定時(shí)進(jìn)行工作的匯報(bào)，與指定的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、范圍等基準(zhǔn)進(jìn)行比較，找出實(shí)際與計(jì)劃之間的偏差。
三、針對(duì)不同類型特點(diǎn)，有效做好干系人管理工作
需要針對(duì)項(xiàng)目中不同干系人對(duì)于項(xiàng)目的影響程度，以及干系人的不同類型特點(diǎn)進(jìn)行管理。對(duì)于一類干系人，溝通中需要匯報(bào)其所關(guān)注的要點(diǎn)，如進(jìn)度狀況、成本情況、質(zhì)量問(wèn)題等，力求簡(jiǎn)明扼要，尤其是對(duì)他們所提出的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真記錄、及時(shí)反饋，以期望得到他們的認(rèn)可與支持。對(duì)于二類干系人，因?yàn)樗麄儗?duì)于項(xiàng)目實(shí)施中的細(xì)節(jié)比較了解，也能體會(huì)到工作的難度，所以需要跟他們建立親密的互信與伙伴關(guān)系，甚至有些時(shí)候面對(duì)一類干系人不合理的要求時(shí)，也需要二類干系人幫助做說(shuō)服工作。對(duì)于三類干系人，主要都是實(shí)際業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)流程方面有一定的權(quán)威，需要采用虛心的態(tài)度，遇到問(wèn)題共同探討，建立團(tuán)隊(duì)內(nèi)部融洽的合作關(guān)系。對(duì)于第四類干系人，他們是實(shí)際執(zhí)行工作的主體，也是各方面信息采集的源頭，因此采用嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的制度、寬松的工作氛圍和適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)方法，來(lái)提升他們的積極性。對(duì)于第五類干系人，一方面在外包合同的框架內(nèi)，要求他們認(rèn)真履行職責(zé)，另一方面當(dāng)他們遇到困難或問(wèn)題時(shí)，也要積極幫他們協(xié)調(diào)解決。
由于項(xiàng)目溝通管理措施得當(dāng)，成本、進(jìn)度、質(zhì)量管控較好，水利部信息安全管理監(jiān)控及綜合審計(jì)平臺(tái)項(xiàng)目于2013 年1 月上線試運(yùn)行，2 月初通過(guò)初驗(yàn)、3 月初通過(guò)終驗(yàn)，目前運(yùn)行良好，較為圓滿的實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目目標(biāo)，并計(jì)劃今年啟動(dòng)了二期工程，將系統(tǒng)平臺(tái)的覆蓋范圍擴(kuò)展到31 個(gè)省的水利廳?；仡櫿麄€(gè)項(xiàng)目過(guò)程，合理、規(guī)范、科學(xué)的進(jìn)行大型項(xiàng)目溝通管理，是項(xiàng)目成功的基本保障。
這個(gè)項(xiàng)目為我們公司開(kāi)發(fā)實(shí)施全國(guó)大范圍部署的宏觀監(jiān)控與綜合審計(jì)平臺(tái)項(xiàng)目，積累了很好的經(jīng)驗(yàn)，其中的一些文檔模板、工具方法、管理技巧、操作經(jīng)驗(yàn)，也被后繼的一些項(xiàng)目所借鑒。但是，任何一個(gè)項(xiàng)目都不是完美的，例如：這個(gè)項(xiàng)目中也出現(xiàn)了公司總部和區(qū)域分公司在軟件平臺(tái)安裝部署實(shí)施環(huán)節(jié)溝通不夠順暢，區(qū)域分公司人員與第三方硬件供應(yīng)商溝通缺乏經(jīng)驗(yàn)，信息傳遞不到位，影響實(shí)施進(jìn)度等問(wèn)題，在以后的項(xiàng)目中需要不斷改進(jìn)提升。