摘要
2014年5月，我參與了某省地方稅務(wù)局發(fā)票管理系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)，并擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理工作。整個(gè)項(xiàng)目總投資近150萬(wàn)元，建設(shè)工期為一年。在省級(jí)數(shù)據(jù)集中模式下，該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能包括發(fā)票領(lǐng)購(gòu)計(jì)劃的制定、審批發(fā)票的印制、各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)發(fā)票的入庫(kù)、發(fā)票的調(diào)撥發(fā)售、發(fā)票查驗(yàn)、發(fā)票繳銷(xiāo)、發(fā)票核銷(xiāo)與代開(kāi)等。
本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合作者實(shí)踐，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的進(jìn)度管理問(wèn)題，主要通過(guò)三個(gè)方面分析了項(xiàng)目管理的基本活動(dòng)與方法，包括：在計(jì)劃階段合理估算項(xiàng)目的工作量與技術(shù)難度，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素，在實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制。通過(guò)這些方法，有效地控制了項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)進(jìn)度，確保了項(xiàng)目如期按質(zhì)量完成。2015年4月，該項(xiàng)目建設(shè)完成，比預(yù)計(jì)工期提前了1個(gè)月，并在全省地稅系統(tǒng)上線運(yùn)行，目前運(yùn)行穩(wěn)定。

正文
2014年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始參與某省地方稅務(wù)局發(fā)票管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，主要工作為需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和項(xiàng)目管理。其次也做一些編碼工作，主要是基礎(chǔ)性公用代碼和關(guān)鍵核心代碼的編寫(xiě)與維護(hù)。
本系統(tǒng)是面向全省地稅系統(tǒng)發(fā)票業(yè)務(wù)人員和廣大納稅人的省級(jí)數(shù)據(jù)大集中平臺(tái)，在這種平臺(tái)下，系統(tǒng)要全面實(shí)現(xiàn)發(fā)票業(yè)務(wù)的網(wǎng)上處理，包括實(shí)現(xiàn)發(fā)票計(jì)劃的上報(bào)、審批、印制、調(diào)撥和發(fā)售，提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)查詢和統(tǒng)計(jì)功能等。系統(tǒng)基本功能包括：計(jì)劃印制、用票戶登記、發(fā)票入庫(kù)管理、發(fā)票出庫(kù)管理、發(fā)票查驗(yàn)繳銷(xiāo)核銷(xiāo)、發(fā)票代開(kāi)、綜合查詢和系統(tǒng)維護(hù)等八個(gè)模塊?？紤]到本系統(tǒng)的實(shí)際情況，再綜合成本、操作的方便性、數(shù)據(jù)信息的安全性等因素，服務(wù)器端選用基于Windows 2000 Server的SQLServer 2000；客戶端開(kāi)發(fā)工具選用PowerBuilder 8.0。
進(jìn)度管理是信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期，其目的是通過(guò)執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)度管理過(guò)程和使用一些基本的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來(lái)檢查實(shí)際進(jìn)度是否與計(jì)劃進(jìn)度相一致，如果出現(xiàn)偏差，便要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施。如有必要，還要調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，從而保證項(xiàng)目按時(shí)完成。項(xiàng)目進(jìn)度管理中的過(guò)程包括活動(dòng)定義、活動(dòng)排序、活動(dòng)資源估算、活動(dòng)歷時(shí)估算、制定進(jìn)度計(jì)劃以及進(jìn)度控制等幾個(gè)方面的工作。
因?yàn)檎麄€(gè)項(xiàng)目要在短短為期12個(gè)月的時(shí)間內(nèi)完成，所以時(shí)間是非常緊迫的。如何在如此短的時(shí)間內(nèi)使項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行呢？控制好各種可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素是非常必要的。為此，在項(xiàng)目的初始階段，我召集了項(xiàng)目小組成員開(kāi)會(huì)，專(zhuān)門(mén)針對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行了討論。會(huì)上，大家把想得到的可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素都提了出來(lái)，經(jīng)過(guò)分析篩選，最后重點(diǎn)確定了可能影響進(jìn)度的三個(gè)方面，并采取了相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。
1、計(jì)劃階段合理估算項(xiàng)目的工作量與技術(shù)難度
項(xiàng)目需求分析階段結(jié)束，軟件需求說(shuō)明書(shū)得到客戶的正式簽字確認(rèn)后，我們開(kāi)始創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)WBS和制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。我們認(rèn)為工作量估算是制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的基礎(chǔ)，對(duì)于制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃十分關(guān)鍵。由于我們對(duì)代碼行（LOC）估算、功能點(diǎn)（FP）估算等估算方法研究不是很深入，該項(xiàng)目主要采用基于公司的項(xiàng)目歷史績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行估算。對(duì)于部分涉及流程的活動(dòng)，一般難以一次性把握活動(dòng)的歷時(shí)，因?yàn)榱鞒陶{(diào)試的工作量在基本功能（增加/刪除/修改）開(kāi)發(fā)工作量的3倍以上。
對(duì)于估算不是很準(zhǔn)確的任務(wù)，我們一般通過(guò)提供一個(gè)樂(lè)觀估算A、悲觀估算B、正常估算M進(jìn)行三次估算，然后利用PERT公式[（A+4M+B）/6]再進(jìn)行計(jì)算。每項(xiàng)活動(dòng)我們都事先確定具體人員，然后對(duì)活動(dòng)本身進(jìn)行詳細(xì)分析，必要時(shí)查看公司的項(xiàng)目歷史績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)。最后為各項(xiàng)活動(dòng)建立依賴關(guān)系，明確各項(xiàng)活動(dòng)的前置任務(wù)，活動(dòng)開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間?？傮w上講，活動(dòng)歷時(shí)估算工作量較大，我們花費(fèi)的時(shí)間也比較長(zhǎng)。
另外，項(xiàng)目組人員流動(dòng)率較低，在客戶/服務(wù)器架構(gòu)下的應(yīng)用開(kāi)發(fā)已經(jīng)有一定的經(jīng)驗(yàn)積累和團(tuán)隊(duì)合作基礎(chǔ)。如：項(xiàng)目組自行開(kāi)發(fā)了功能完善的基礎(chǔ)類(lèi)庫(kù)，開(kāi)發(fā)人員可以很容易地在這些類(lèi)上進(jìn)行繼承，還有可復(fù)用的權(quán)限管理模塊等。這些也是我們?cè)诠ぷ髁抗浪阒行枰紤]的因素。
2、有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素
在項(xiàng)目中，我們對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了必要的管理，以避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生引起項(xiàng)目進(jìn)度的拖延。公司項(xiàng)目管理部門(mén)提供了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃模板和風(fēng)險(xiǎn)事件列表模板。為了讓項(xiàng)目組整體在各個(gè)階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，我們嘗試了“十大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)跟蹤”方法，把項(xiàng)目中各主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按照排名張貼在公告欄上。
由于當(dāng)時(shí)有部分未明確的需求，包括：（1）客戶對(duì)新的發(fā)票代碼如何定義不明確；（2）查詢統(tǒng)計(jì)的部分需求；（3）客戶方面可能提出的新需求。需求和范圍界定不清、計(jì)劃不充分、用戶參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、技術(shù)問(wèn)題等列為項(xiàng)目計(jì)劃階段的主要風(fēng)險(xiǎn)事件。事實(shí)表明，這種做法效果是非常明顯的。特別是客戶方面，我們定期把風(fēng)險(xiǎn)事件列表通過(guò)Emai發(fā)l給客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人張某。
為了能盡快落實(shí)未明確的需求部分，我與客戶方主要負(fù)責(zé)人張某進(jìn)行了面對(duì)面的溝通。通過(guò)一番利弊關(guān)系的探討，對(duì)遺留的需求部分很快達(dá)成了共識(shí)，需求問(wèn)題很快解決。項(xiàng)目組整體信心十足，積極性和責(zé)任感明顯增強(qiáng)。公司領(lǐng)導(dǎo)方面對(duì)項(xiàng)目組也表現(xiàn)出極大的關(guān)心，特別是公司路總開(kāi)始頻繁出現(xiàn)在項(xiàng)目組的每周進(jìn)度評(píng)審會(huì)議上，他們也開(kāi)始擔(dān)心因?yàn)閷?duì)項(xiàng)目支持不夠而導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。
3、實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制
在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，我們根據(jù)WBS的結(jié)果，用project 2003編制了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃甘特圖，并分配了相應(yīng)的資源，指派了相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，確定每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候都確定了該任務(wù)的工作量、開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、持續(xù)時(shí)間，通過(guò)查看甘特圖就可以較好地把握項(xiàng)目總體的進(jìn)度績(jī)效。同時(shí)要讓每個(gè)項(xiàng)目組成員都知道自己所承擔(dān)的任務(wù)和時(shí)間進(jìn)度表，根據(jù)自己的任務(wù)制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。
項(xiàng)目組成員每周五下班之前通過(guò)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)PMIS提交項(xiàng)目周報(bào)，把各自本周內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)。報(bào)告要求按照百分比嚴(yán)格量化任務(wù)完成情況，PMIS只提供具體百分比的選擇。項(xiàng)目經(jīng)理（我）把各項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到進(jìn)度計(jì)劃中，Project 2003自動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這樣就可以清楚地顯示任務(wù)基準(zhǔn)和實(shí)際進(jìn)度信息。

結(jié)束語(yǔ)
發(fā)票管理系統(tǒng)在2015年4月正式上線運(yùn)行，比預(yù)計(jì)工期提前了一個(gè)月。目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到客戶方各有關(guān)部門(mén)的一致好評(píng)，對(duì)項(xiàng)目滿意度較高。項(xiàng)目的成功在很大程度上歸功于在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中各個(gè)階段對(duì)進(jìn)度的有效管理和控制，本項(xiàng)目通過(guò)在計(jì)劃階段合理估算項(xiàng)目的工作量與技術(shù)難度，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素，在實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制等方法，有效地控制了項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)進(jìn)度，確保了項(xiàng)目如期按質(zhì)量完成。
誠(chéng)然，此項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)也存在許多不足之處，實(shí)際工作量與計(jì)劃工作量偏差較大，看來(lái)還是受到缺乏經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)或者經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)不夠精確的影響，除此之外，還存在一些不足，這里不再逐一列舉。