摘要

        2006到2009年受單位委托，我作為開發(fā)方項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與了“軍隊(duì)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目集成應(yīng)用系統(tǒng)”的研制和實(shí)施工作。該項(xiàng)目涉及四個(gè)開發(fā)單位、僅50個(gè)應(yīng)用單位和大量終端用戶，項(xiàng)目具有復(fù)雜度高、涉及單位多、開發(fā)周期長(zhǎng)等特點(diǎn)，我綜合運(yùn)行項(xiàng)目管理的理論、技術(shù)并結(jié)合實(shí)際項(xiàng)目情況采取措施，加強(qiáng)項(xiàng)目干系人的分析與管理，提高項(xiàng)目組對(duì)溝通重要性的認(rèn)識(shí)，加大內(nèi)部外部溝通的力度，保證了項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度。按期、按質(zhì)在規(guī)定成本下順利完成了該項(xiàng)目，取得了很好的應(yīng)用效果，并從中得到很多經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。

 

正文

第一部分

隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，以信息化支撐軍隊(duì)工程建設(shè)和后勤服務(wù)工作變得越來越重要，并且為了適應(yīng)現(xiàn)代化的管理方針和策略，同時(shí)滿足國(guó)家制定的“十一。五”計(jì)劃中關(guān)于信息化發(fā)展的方針。2006年由軍隊(duì)總XX部立項(xiàng)進(jìn)行了軍隊(duì)工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目集成應(yīng)用系統(tǒng)研制和實(shí)施工作。該項(xiàng)目推廣后涵蓋全國(guó)40余家大型軍隊(duì)工程設(shè)計(jì)單位、總部以及7個(gè)主管部門的大型集成性應(yīng)用系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)同設(shè)計(jì)與管理為中心、建設(shè)了兩個(gè)平臺(tái)（網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)應(yīng)用支撐平臺(tái)）、四個(gè)系統(tǒng)（綜合計(jì)劃任務(wù)管理系統(tǒng)、綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)、工程協(xié)同設(shè)計(jì)系統(tǒng)、行業(yè)管理系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)全軍工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域的任務(wù)下達(dá)、工程策劃、設(shè)計(jì)活動(dòng)、施工配合、成果檔案、行業(yè)監(jiān)管等方面全方位、多角度、流程化科學(xué)管理與控制。

受單位委任，我作為乙方的項(xiàng)目經(jīng)理參與了項(xiàng)目管理工作。帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)歷時(shí)3年開發(fā)和實(shí)施于2009年初全面切換上線，取得了很好的運(yùn)行效果。

針對(duì)大型項(xiàng)目的規(guī)模大，任務(wù)重、周期長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)高和團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點(diǎn)，在大型項(xiàng)目的溝通上會(huì)存在許多難點(diǎn)：

項(xiàng)目干系人因項(xiàng)目的完成受著不同程度的影響，怎樣使不同項(xiàng)目干系人對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況有所了解，盡可能的達(dá)到最大的滿意度。

不同的項(xiàng)目干系人需要不同的項(xiàng)目資料，項(xiàng)目干系人是通過哪些渠道拿到自己所需的資料的。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是否按時(shí)執(zhí)行，是否存在變更，如何體現(xiàn)給不同的項(xiàng)目干系人。

不同的干系人之間，在對(duì)待問題上，可能存在著差異，怎樣平衡不同干系人之間的期望

第二部分

    項(xiàng)目溝通管理主要用于信息的產(chǎn)生、收集、分發(fā)、存儲(chǔ)以及最終處理的過程。結(jié)合本項(xiàng)目進(jìn)行以下幾個(gè)方面進(jìn)行管理

       溝通管理計(jì)劃編制

     由于項(xiàng)目中涉及到的干系人對(duì)項(xiàng)目的期望和項(xiàng)目結(jié)果的關(guān)注度不同，需要首先針對(duì)干系人進(jìn)行分類，針對(duì)不同的分類設(shè)置各自的溝通計(jì)劃。針對(duì)本項(xiàng)目，我講干系人分為以下三類：一類干系人（總XX部負(fù)責(zé)項(xiàng)目的秘書長(zhǎng)，各開發(fā)單位院領(lǐng)導(dǎo)），一類干系人(主要開發(fā)單位的各部門領(lǐng)導(dǎo)，如經(jīng)營(yíng)處、信息質(zhì)量部等)，三類干系人（甲方委派的系統(tǒng)參與人員及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員）。這三類干系人的溝通方式各不相同：一類干系人關(guān)注整體項(xiàng)目進(jìn)度，所以需要定時(shí)在各里程碑節(jié)點(diǎn)召開里程碑評(píng)審會(huì)議，評(píng)審項(xiàng)目上一里程碑的成果，及是否可以開展下面的工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)審意見進(jìn)行匯總，反饋。針對(duì)二類干系人，關(guān)心的是項(xiàng)目的具體功能是否符合需求，需要在不同的階段，對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行階段性評(píng)審。對(duì)于三類干系人關(guān)心的是項(xiàng)目的質(zhì)量，需要召開周例會(huì)，確保項(xiàng)目按質(zhì)按進(jìn)度正常開展，定時(shí)進(jìn)行技術(shù)評(píng)審會(huì)議，內(nèi)部人員可以采用msn，rtx等即時(shí)通信系統(tǒng)進(jìn)行非正式溝通，可以節(jié)省掉一些可開可不開的碰頭會(huì)議。

     信息發(fā)布

     信息發(fā)布主要針對(duì)項(xiàng)目溝通管理中涉及到的干系人，定時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目信息分發(fā)的過程。根據(jù)溝通計(jì)劃區(qū)分的三類干系人，采用不同的方式盡心信息發(fā)布，對(duì)于一類干系人，在每個(gè)月末將項(xiàng)目的進(jìn)度情況、本月內(nèi)產(chǎn)生的各會(huì)議評(píng)審報(bào)告，由我采用電話和郵件結(jié)合的方式進(jìn)行發(fā)布，對(duì)于第二類干系人，每月在月末將項(xiàng)目的完成功能，質(zhì)量情況和各內(nèi)部評(píng)審的會(huì)議報(bào)告由我采用電話和郵件的方式進(jìn)行分發(fā)。對(duì)于三類干系人，因?yàn)樯硖庬?xiàng)目團(tuán)隊(duì)集中辦公環(huán)境中，所以將周例會(huì)報(bào)告、項(xiàng)目各技術(shù)評(píng)審報(bào)告（除匯報(bào)給第一干系人的整體項(xiàng)目報(bào)告外）和項(xiàng)目所有技術(shù)文檔，由配置文檔管理人員每周更新到團(tuán)隊(duì)共享的項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫中，項(xiàng)目成員可以隨時(shí)進(jìn)行檢索和查看。

      績(jī)效報(bào)告

      績(jī)效報(bào)告主要為了定時(shí)進(jìn)行工作的匯報(bào)，與指定的進(jìn)度、質(zhì)量、范圍等基準(zhǔn)進(jìn)行比較，找出實(shí)際與計(jì)劃之間的偏差。針對(duì)不同的干系人，進(jìn)行的績(jī)效報(bào)告方式也不同。對(duì)于第一類干系人，主要關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)展情況，所以采用里程碑會(huì)議評(píng)審的方式進(jìn)行績(jī)效匯報(bào)，記錄評(píng)審結(jié)果和變更要求，由我和各子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人主持召開進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)會(huì)議提出的變更部分進(jìn)行記錄，形成會(huì)議評(píng)審報(bào)告，在會(huì)后進(jìn)行分發(fā)和跟蹤反饋。對(duì)于二類干系人，關(guān)心功能實(shí)現(xiàn)情況和提出的問題改進(jìn)情況，所以采用階段性的評(píng)審會(huì)議。由我或者各子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人主持召開，評(píng)審后進(jìn)行會(huì)議報(bào)告的分發(fā)和變更改進(jìn)問題的反饋結(jié)果。對(duì)于三類干系人，需要每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員每天記錄自己的工作完成情況，每周進(jìn)行總結(jié)，由分系統(tǒng)的組長(zhǎng)對(duì)照進(jìn)度表，匯總后上報(bào)給子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人，子系統(tǒng)負(fù)責(zé)人每周一上午召開周例會(huì)，總結(jié)上一周的工作和各評(píng)審會(huì)議提出問題的跟蹤情況。會(huì)后將結(jié)果匯報(bào)給我并抄送項(xiàng)目成員。

干系人管理

對(duì)于項(xiàng)目中不同干系人對(duì)于項(xiàng)目的影響程度，需要針對(duì)不同干系人進(jìn)行管理。對(duì)于一類干系人，一定要匯報(bào)他所關(guān)注的點(diǎn)，如進(jìn)度問題、成本使用情況，如各單位對(duì)于項(xiàng)目的意見和反饋，以期望達(dá)到項(xiàng)目重要干系人給予我最大的信任。對(duì)于二類干系人，主要都是實(shí)際業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，對(duì)實(shí)際項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程方面有一定的權(quán)威，需要采用虛心的態(tài)度，達(dá)到雙方融洽的合作關(guān)系。對(duì)于三類項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)干系人，采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?、寬松的工作氛圍和適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)方法，來提升隊(duì)員的積極性。

 

第三部

本項(xiàng)目初期制定了溝通計(jì)劃以及在實(shí)施過程中嚴(yán)格進(jìn)行了績(jī)效的報(bào)告、項(xiàng)目分發(fā)和干系人管理。但是由于溝通的對(duì)象是人，而且項(xiàng)目中涉及到的人員較多，還是會(huì)出現(xiàn)一些問題，以下針對(duì)兩個(gè)典型的情況進(jìn)行闡述。

在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，團(tuán)隊(duì)成員既有新人，也有多年豐富經(jīng)驗(yàn)的骨干，人員的績(jī)效結(jié)果也參差不齊。在項(xiàng)目進(jìn)行了3個(gè)月后，有組員出現(xiàn)了情緒不高的情況，我和子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行了私下分析和了解，發(fā)現(xiàn)由于熟悉業(yè)務(wù)和技術(shù)的人員都關(guān)心自己的績(jī)效完成情況，對(duì)于新人的請(qǐng)教和學(xué)習(xí)沒有耐心解答和幫助。針對(duì)這樣的情況，我和各負(fù)責(zé)人商議。并且每個(gè)月中和月底，定期組織項(xiàng)目成員進(jìn)行培訓(xùn)或者經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，為期一天，每次由2-3個(gè)骨干進(jìn)行主持，內(nèi)容豐富或者效果好，則給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的整體能力提升。

在團(tuán)隊(duì)的外部溝通，也會(huì)出現(xiàn)一些情況，如在項(xiàng)目的項(xiàng)目管理子系統(tǒng)，涉及到的兩個(gè)不同工作部門，經(jīng)營(yíng)部和項(xiàng)目部，兩者有一個(gè)立項(xiàng)業(yè)務(wù)是相互關(guān)聯(lián)的，調(diào)研出來的結(jié)果，兩個(gè)部門給出的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和使用方式完全不同。兩個(gè)部門由于私下有些不合，就這個(gè)業(yè)務(wù)堅(jiān)持自己的處理方式。最后我和兩個(gè)子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別同兩個(gè)部門進(jìn)行了溝通，轉(zhuǎn)換了表現(xiàn)的方式，把一個(gè)業(yè)務(wù)在表現(xiàn)上進(jìn)行了拆分，在后臺(tái)進(jìn)行操作，最后兩個(gè)部門都接受了這個(gè)結(jié)果。雖然在技術(shù)上花費(fèi)小的代價(jià)換了一個(gè)方式，但是能最終解決問題，達(dá)到客戶的滿意度是關(guān)鍵。