該論文由2015年下半年信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師全國(guó)前50名嚴(yán)仁輝分享

嚴(yán)仁輝訪談地址：http://m.xiexiliangjiufa.com/bbs/ShowForum-617580-1.htm 

摘要
2014年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺(tái)的建設(shè)，該項(xiàng)目投資共700萬(wàn)元人民幣，工期為1年，平臺(tái)采用JAVA、C++、C#三種語(yǔ)言分別開發(fā)不同的功能模塊，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle,訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)中間件采用JDBC，通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了該省13個(gè)地市中石油加油站和倉(cāng)儲(chǔ)中心的現(xiàn)場(chǎng)管理、卸油安全、動(dòng)態(tài)作業(yè)和資金安全以及突發(fā)事件等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺(tái)異地監(jiān)控、實(shí)時(shí)了解、主動(dòng)監(jiān)管的作用。該項(xiàng)目于2015年5月通過(guò)了業(yè)主方終驗(yàn)，贏得了用戶的好評(píng)。
本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的溝通管理，主要從如下4個(gè)方面進(jìn)行了闡述：編制溝通管理計(jì)劃，信息分發(fā)，報(bào)告項(xiàng)目績(jī)效，項(xiàng)目干系人管理。
正文
2014年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺(tái)建設(shè)的項(xiàng)目，該項(xiàng)目投資共700萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為1年，項(xiàng)目的主要需求是依托運(yùn)營(yíng)商提供的VPN網(wǎng)絡(luò)，將該省13個(gè)地市加油站已建的萬(wàn)余個(gè)視頻監(jiān)控?cái)z像機(jī)、車輛出入信息以及安防報(bào)警系統(tǒng)進(jìn)行全省聯(lián)網(wǎng)，對(duì)這些地點(diǎn)的現(xiàn)場(chǎng)管理、卸油安全、動(dòng)態(tài)作業(yè)和資金安全等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺(tái)異地監(jiān)控、實(shí)時(shí)了解，主動(dòng)監(jiān)管的作用。平臺(tái)采用C/S架構(gòu)，服務(wù)器端的運(yùn)行環(huán)境是Windows Server或Linux，主要由中心管理單元、設(shè)備接入單元、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)單元等模塊組成，中心管理單元采用JAVA語(yǔ)言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle，訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的中間件采用JDBC，設(shè)備接入和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)單元采用C++語(yǔ)言開發(fā)，使用ACE框架，由于這兩個(gè)功能模塊主要是處理媒體數(shù)據(jù)流，負(fù)荷較重，要求實(shí)時(shí)性高，而開發(fā)者可以利用ACE框架提供的豐富可重用的C++封裝器和框架組件，開發(fā)出高性能、實(shí)時(shí)的通信服務(wù)和應(yīng)用。由于客戶端的運(yùn)行環(huán)境都是Windows桌面操作系統(tǒng)，故基于.net4.0框架采用C#語(yǔ)言開發(fā),值得一提的是客戶機(jī)視頻圖像顯示采用了Directshow技術(shù)，以充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)顯卡的GPU性能；在實(shí)際部署中，采用集散式兩級(jí)平臺(tái)的模式，即各地市平臺(tái)獨(dú)立管理所轄加油站的視頻資源、出入車輛管理信息，省平臺(tái)可任意調(diào)用各地市公司所管理的資源，同時(shí)通過(guò)省公司授權(quán)，各地市公司可以互相訪問(wèn)指定的資源，在省公司采用Rose HA軟件實(shí)現(xiàn)省平臺(tái)的雙機(jī)熱備，保證了省級(jí)平臺(tái)的高可用性。
由于該項(xiàng)目是我公司近年來(lái)承接的金額較高、規(guī)模較大、涉及的項(xiàng)目干系人眾多的系統(tǒng)集成項(xiàng)目，因此在該項(xiàng)目中溝通管理尤為重要，在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域認(rèn)真注意外，特別對(duì)溝通管理從編制切實(shí)可行的溝通管理計(jì)劃，及時(shí)全面的信息分發(fā)，制定項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告，做好項(xiàng)目干系人管理等幾方面進(jìn)行了管理。
一、 做好干系人分析，編制切實(shí)可行的溝通管理計(jì)劃
編制本項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃時(shí)，我遵循了以下兩個(gè)原則：
1. 全員參與。計(jì)劃的編制不僅靠一人之力還更應(yīng)發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量。項(xiàng)目中標(biāo)后，我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目組成員，通過(guò)召開頭腦風(fēng)暴會(huì)議列出項(xiàng)目干系人名單，并邀請(qǐng)部分干系人參與討論等形式編寫了本項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃。
2. 做好干系人分析。干系人分析是制定溝通管理計(jì)劃的依據(jù)之一。本項(xiàng)目涉及干系人較多，包括業(yè)主方：省公司信息處的領(lǐng)導(dǎo)，各地市公司主管、加油站站長(zhǎng)等,我公司的研發(fā)副總、項(xiàng)目總監(jiān)等，這就需要我明確溝通人員和其接受的信息。我們根據(jù)溝通內(nèi)外有別等原則確定了各干系人的溝通策略。比如省公司信息處處長(zhǎng)何某，是本項(xiàng)目的發(fā)起人之一，需要在項(xiàng)目中及時(shí)給他遞送項(xiàng)目的進(jìn)展情況，以獲取他對(duì)我以及整個(gè)項(xiàng)目的信任。而公司的研發(fā)老總趙某更關(guān)注于可視化管理平臺(tái)的開發(fā)進(jìn)展情況，項(xiàng)目總監(jiān)符某則關(guān)心成本花費(fèi)情況，我每周都要向他們匯報(bào)上述內(nèi)容，以獲取他們從公司層面對(duì)我和項(xiàng)目的資源支持。
二、 及時(shí)全面的信息分發(fā)
按照溝通計(jì)劃，我通過(guò)工作會(huì)議、郵件、電話等方式為項(xiàng)目干系人及時(shí)提供可視化管理平臺(tái)的相關(guān)信息。對(duì)于業(yè)主方的高層領(lǐng)導(dǎo)和本公司的領(lǐng)導(dǎo)，在每個(gè)月末將項(xiàng)目的進(jìn)度情況，本月內(nèi)產(chǎn)生的各會(huì)議評(píng)審報(bào)告，由我采用電話和郵件的方式進(jìn)行發(fā)布；對(duì)于內(nèi)部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，我利用公司內(nèi)部的即時(shí)通信軟件作為輔助溝通手段，每周也通過(guò)周例會(huì)的方式進(jìn)行溝通;遇到緊急情況，邀請(qǐng)干系人舉行緊急協(xié)調(diào)會(huì)；對(duì)于項(xiàng)目的變更嚴(yán)格按照變更流程處理，及時(shí)發(fā)布變更通知。
三、 制定項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告
績(jī)效報(bào)告主要是為了定時(shí)進(jìn)行工作的匯報(bào)，與指定的進(jìn)度、成本、范圍等基準(zhǔn)進(jìn)行比較，找出實(shí)際與計(jì)劃之間的之間的偏差。針對(duì)不同的干系人，進(jìn)行的績(jī)效報(bào)告方式也不同。對(duì)于業(yè)主方的高層領(lǐng)導(dǎo)和本公司的領(lǐng)導(dǎo)，主要關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)展情況，所以采用里程碑或階段評(píng)審的方式進(jìn)行績(jī)效匯報(bào)；對(duì)于內(nèi)部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，每周五我要求項(xiàng)目組成員通過(guò)郵件提交本周工作匯報(bào)，內(nèi)容包括本周完成的工作和下周任務(wù)計(jì)劃。每個(gè)小組成員都要對(duì)自己的總結(jié)報(bào)告負(fù)責(zé)。這些信息都會(huì)匯總成每周《工作匯報(bào)》并張貼在項(xiàng)目組宣傳欄上展示，并將電子版發(fā)給省公司信息處對(duì)接人李某查閱，聽取其反饋意見。我結(jié)合《工作匯報(bào)》召開評(píng)審會(huì)議，檢查進(jìn)展情況、用掙值管理分析偏差并制定糾偏措施，以此制作項(xiàng)目的績(jī)效報(bào)告。通過(guò)績(jī)效報(bào)告，項(xiàng)目干系人可以獲得項(xiàng)目在特定時(shí)間內(nèi)的進(jìn)展、資源的使用情況等信息。
四、 做好項(xiàng)目干系人管理
對(duì)干系統(tǒng)人管理的主要目標(biāo)是促進(jìn)干系人對(duì)項(xiàng)目的理解與支持，使干系人了解項(xiàng)目的進(jìn)度和有可能帶來(lái)的影響。由于可視化管理平臺(tái)項(xiàng)目干系人眾多，各干系人出于自身利益的考慮，均會(huì)對(duì)項(xiàng)目施加壓力和影響，企圖使項(xiàng)目向有利于自己的方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多矛盾和沖突。比如業(yè)主方信息處的領(lǐng)導(dǎo)總希望可視化管理平臺(tái)可接入更多廠家的網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)，而公司高層領(lǐng)導(dǎo)從公司的成本和軟件的穩(wěn)定性考慮卻希望只接入市場(chǎng)幾個(gè)主流廠商的網(wǎng)絡(luò)攝像機(jī)，在溝通過(guò)程中，我既不能直接拒絕業(yè)主的要求，也不能強(qiáng)制施壓給公司領(lǐng)導(dǎo)一定要完全答應(yīng)，得益于先期良好的信息分發(fā)機(jī)制，我與各地市的主管建立了良好的溝通管理，對(duì)于整個(gè)中石油ＸＸ省加油站的攝像機(jī)的品牌進(jìn)行了一個(gè)全面準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，在我的斡旋下達(dá)成共識(shí)，某一品牌攝像機(jī)數(shù)量超過(guò)600臺(tái)的公司則答應(yīng)接入,否則需要追加相應(yīng)的費(fèi)用。
結(jié)尾
經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)1年，本項(xiàng)目終于于2015年5通過(guò)了業(yè)主方信息處牽頭，財(cái)務(wù)處、加管處、安全處以及地市公司代表組成的驗(yàn)收小組的終驗(yàn)，給甲方的生產(chǎn)作業(yè)節(jié)約了管理成本，提高了工作效率，得到了甲方的省公司、地市公司以及各專業(yè)線人員的一致好評(píng)。由于溝通管理得當(dāng)，無(wú)論是甲方的省公司領(lǐng)導(dǎo)，地市公司的主管，還是本公司的領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程都表示滿意。當(dāng)然在本項(xiàng)目管理過(guò)程中也有一些不足之處，比如項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，為了提高客戶滿意度，滿足了客戶的一些不太合理的需求，造成公司資源一定程度的浪費(fèi)，這些不足之處是我在今后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中需要改正提高的。