我們來看看大多數(shù)高效的項目溝通者都會用到的7項關鍵原則。

(1) 計劃好溝通　像對待項目管理的其他方面一樣，你要計劃好項目溝通過程。計劃溝通的目的在于確保參與進來的所有項目干系人能在需要的時候獲取所需信息來履行他們的責任。影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有以下這些。

• 項目發(fā)起方的組織結構。
• 項目干系人分析的結果。
• 報告關系。
• 項目涉及的職能領域。
• 參與項目的人數(shù)。
• 項目干系人所在的地方。
• 每位項目干系人的信息需求。
• 項目團隊成員的經(jīng)驗級別。
• 技術可得性。
• 信息需求的緊急性和需要的頻率。
• 想要的項目溝通形式。
• 項目的預期時長。
• 項目在組織層面的風險級別。
• 對終端消費者的預期變更影響。
• 組織文化。
• 所需的外部溝通級別。
• 采購合同。
• 法律顧問提出的限制。
• 給項目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。
• 在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。
• 確保將所有正式的項目溝通(以及實現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項目進度計劃中。

(2) 記住基本方法　最有效的3種溝通方法也是最簡單的。為什么這些方法會有效呢?因為它們能起作用，但是很多人卻沒有這么做，因此對比是非常明顯的。

• 優(yōu)先處理：項目溝通不要走捷徑;尊重項目干系人。
• 展現(xiàn)風度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。
• 言出必行：如果你說了要做什么事情，就要去做。

(3) 溝通的5個C　在計劃或執(zhí)行項目溝通的時候，要牢記5個C。

• 清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當?shù)厥褂眯g語。
• 簡潔(Concise)：抓住重點;不讓信息漫無邊際。
• 禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語調(diào)。
• 一貫(Consistent)：使用恰當?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應傳達一樣的信息。
• 令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

(4) 保證理解　如果想進行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個方面。

• 投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。
• 采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達的意思。
• 采用最適合聽眾的溝通媒介。要懂得變通。
• 調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個目標聽眾(項目團隊、客戶、高級管理層以及/或人事管理層)的信息需求。
• 要重視。注意反饋信息。如果所做的事情沒有效果，要樂意去調(diào)整。
• 不要假設別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。

(5) 建立各方關系　高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關系的基礎之上的。要樂于花時間去同關鍵的項目干系人建立一對一的關系，特別是在項目早期的時候。此外，注重關系有助于建立開放、誠信的環(huán)境，更有利于處理項目難題。

(6) 富有前瞻性　這是另一個關鍵理念和方法原理。妨礙項目溝通的因素有出人意料、令人懷疑和不確定性。通過溝通計劃讓目標聽眾了解，保持前后一致。預見額外的信息需求。永遠不要讓項目干系人心生疑惑或者先找你。

(7) 有人就有“政治” 另一種說法就是“別太天真”。高效的溝通者都理解和領悟了項目環(huán)境的“政治性”。他們會提前理解溝通的“政治意味”，會在傳遞信息之前先從別的角度來看一看。