摘要
本文重實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)出發(fā)，講述信息系統(tǒng)項(xiàng)目的采購(gòu)管理過(guò)程、方法和技巧。2007年，我參與了上海市浦東新區(qū)市容環(huán)保局的“城管執(zhí)法集成系統(tǒng)”建設(shè)，擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。在次項(xiàng)目中，我靈活運(yùn)用了IT項(xiàng)目建設(shè)采購(gòu)管理知識(shí)，并探索切合實(shí)際的方法步驟和技巧。集中體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：一、做好采購(gòu)元素分析，就是說(shuō)分析論證出哪些產(chǎn)品或者服務(wù)需要采購(gòu)；二、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程及步驟分析，做好采購(gòu)執(zhí)行順序；三、做好采購(gòu)元素工作說(shuō)明書(shū)，就是明確定義采購(gòu)元素的功能、性能、質(zhì)量要求說(shuō)明書(shū)；
四、分析可提供采購(gòu)服務(wù)的供應(yīng)商，作為待選的對(duì)象；五、重價(jià)格、功能和質(zhì)量，及其供應(yīng)商信譽(yù)資質(zhì)方面，綜合選擇供應(yīng)商；六、采購(gòu)執(zhí)行，詳細(xì)定制采購(gòu)合同，對(duì)采購(gòu)的產(chǎn)品及服務(wù)、性能、質(zhì)量、功能，及測(cè)試、驗(yàn)收、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)在合同上作詳細(xì)描述；由于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，我很好地運(yùn)用了這些知識(shí)，很多項(xiàng)目采購(gòu)的產(chǎn)品及服務(wù)保質(zhì)保量，各供應(yīng)商各盡其職，很少出現(xiàn)因?yàn)橄嗷ネ莆⒄`進(jìn)度的現(xiàn)象?，F(xiàn)在，我把如何進(jìn)行運(yùn)用采購(gòu)知識(shí)的過(guò)程，詳細(xì)闡述一下，以供交流，共同進(jìn)步。
正文
2007年，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，參與了上海市浦東新區(qū)市容環(huán)保局“城管執(zhí)法集成系統(tǒng)”的建設(shè)。該項(xiàng)目是上海是浦東新區(qū)市容環(huán)保局城管執(zhí)法辦公室主持的，是為了加快政府辦公信息化及辦公公開(kāi)監(jiān)督透明化而建設(shè)的。該項(xiàng)目包括政務(wù)信息化軟件，移動(dòng)指揮車(chē)，車(chē)載導(dǎo)航移動(dòng)辦公，全球電子眼，及數(shù)據(jù)服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，指揮座席，機(jī)房，網(wǎng)絡(luò)，指揮中心裝修等環(huán)節(jié)。我公司是系統(tǒng)集成總包商，信息化軟件由我公司開(kāi)發(fā)，其他元件代理執(zhí)行采購(gòu)。
項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，我從實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，靈活運(yùn)用了項(xiàng)目采購(gòu)的知識(shí)，并逐步探索各種技巧和方法，其體現(xiàn)在以下方面：
一、 充分進(jìn)行采購(gòu)元素分析，指出哪些產(chǎn)品和服務(wù)需要采購(gòu)。采購(gòu)分析在項(xiàng)目管理節(jié)點(diǎn)上，應(yīng)該是項(xiàng)目規(guī)劃和項(xiàng)目方案已經(jīng)產(chǎn)出，采購(gòu)需要根據(jù)方案做充分采購(gòu)預(yù)算、步驟及順序。其過(guò)程是，分解方案，分解方案任務(wù)，列舉采購(gòu)元素。在這個(gè)過(guò)程中，分解要細(xì)，估算要準(zhǔn)，否則采購(gòu)就會(huì)出問(wèn)題；采購(gòu)不足，或者采購(gòu)過(guò)量，都會(huì)帶來(lái)麻煩。在本文項(xiàng)目建設(shè)中，有一項(xiàng)采購(gòu)就是“全球電子子項(xiàng)目”采購(gòu)，其構(gòu)成有全球電子眼服務(wù)租用，電力布線，電信布線；其“全球電子眼”服務(wù)租用容易實(shí)現(xiàn)，但是電力，電信光線布線就不是那么容易。布線的位置在整個(gè)浦東區(qū)的某某道路或者某某廣場(chǎng)大廈口。有的地方需要挖路通線，有的地方偏僻，根本就無(wú)接電箱及光纖接入口，這個(gè)工程可能很打。我堅(jiān)持一定要對(duì)每一個(gè)實(shí)施點(diǎn)做好可行性方案規(guī)劃，把每一項(xiàng)成本和服務(wù)都要分析出來(lái)。事后證明，如果不是當(dāng)時(shí)方案細(xì)節(jié)分析到位，采購(gòu)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，而項(xiàng)目還有可能因此而破產(chǎn)，因?yàn)橛幸恍?shí)施成本需要上110萬(wàn)，必須更換實(shí)施點(diǎn)。因此充分的采購(gòu)分析，是大型項(xiàng)目建設(shè)不可缺少的，需要做得很好而且要細(xì)。
二、 根據(jù)項(xiàng)目方案、規(guī)劃，做好采購(gòu)步驟及順序規(guī)劃。在“城管執(zhí)法集成項(xiàng)目”建設(shè)中，采購(gòu)范圍很廣很多，如果一攬子采購(gòu)，無(wú)前后順序之分，將對(duì)項(xiàng)目建設(shè)帶來(lái)混亂。因此我根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的步驟，陸續(xù)進(jìn)行相關(guān)的采購(gòu)，合適合適地進(jìn)行采購(gòu)選擇，采購(gòu)合同，采購(gòu)測(cè)試及采購(gòu)驗(yàn)證，既能保證采購(gòu)質(zhì)量，又能合理安排工作任務(wù)和人力資源。
三、 做好采購(gòu)元素工作說(shuō)明書(shū)，明確采購(gòu)元素的功能、性能、質(zhì)量及集成要求。作為信息項(xiàng)目經(jīng)理，集成百家之長(zhǎng)于一個(gè)項(xiàng)目，其重要的管理理念，我以為就是明確各家之者，讓其保質(zhì)保量，而且要能合理有理有據(jù)地綜合調(diào)度，集成整合。所以，各類(lèi)采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)要詳細(xì)到位，出現(xiàn)偏差可以提前預(yù)防。在指揮中心視頻監(jiān)控顯示大屏幕采購(gòu)過(guò)程中，有一家供應(yīng)商報(bào)上來(lái)的產(chǎn)品其圖像效果及價(jià)格都很讓客戶滿意；但其不支持計(jì)算機(jī)屏幕抓屏，需要我方調(diào)用其接口，將數(shù)據(jù)傳送。這樣的話，我們軟件設(shè)計(jì)界面無(wú)法按照客戶的要求投放到大屏幕上。因此我根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)，否決了這個(gè)供應(yīng)商，客戶也認(rèn)同這個(gè)做法，否則他們業(yè)務(wù)需求將達(dá)不到他們的要求。試想如果當(dāng)時(shí)不是工作說(shuō)明書(shū)規(guī)定得好，而且本人又大意也沒(méi)有看軟件設(shè)計(jì)，那么一個(gè)大麻煩就來(lái)了。
四、 根據(jù)采購(gòu)元素，分析潛在得供應(yīng)商。同類(lèi)的產(chǎn)品，有多家供應(yīng)商可以選擇，也是件重要的因素。這樣可以避免單個(gè)供應(yīng)商盲目報(bào)價(jià)，作為采購(gòu)方，也有個(gè)多重選擇的機(jī)會(huì)。
五、 從價(jià)格、功能、性能及質(zhì)量，以及供應(yīng)商信譽(yù)，在市場(chǎng)的產(chǎn)品聲譽(yù)，多方面綜合選擇供應(yīng)商。有的產(chǎn)品性能質(zhì)量很好，但功能不夠不能買(mǎi)；有的性能質(zhì)量不好也不能買(mǎi)；供應(yīng)商信譽(yù)不好，無(wú)法得到技術(shù)支持也不能買(mǎi)。
六、 接下來(lái)就采購(gòu)執(zhí)行了。這一環(huán)節(jié)重點(diǎn)在于制定采購(gòu)的測(cè)試、驗(yàn)收及售后服務(wù)的細(xì)節(jié)。詳細(xì)的采購(gòu)合同是今后作為項(xiàng)目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理就無(wú)法控制各個(gè)供應(yīng)商。從法律之外，也許可以通過(guò)人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但我認(rèn)為最直接有效的還是采購(gòu)合同。在此我想多提一些見(jiàn)解。在我們國(guó)家的信息項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來(lái)，對(duì)市場(chǎng)、合同知識(shí)了解不多，我特別提醒的是，作為項(xiàng)目經(jīng)理，這個(gè)知識(shí)十分重要。項(xiàng)目管理知識(shí)體系中，也單獨(dú)分出一章合同知識(shí)。對(duì)于信息項(xiàng)目采購(gòu)，其又添加很多專(zhuān)業(yè)知識(shí)在其中。對(duì)于采購(gòu)的產(chǎn)品及服務(wù)，其功能、性能、質(zhì)量、實(shí)施、部署、測(cè)試、驗(yàn)證、驗(yàn)收，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)定。如果說(shuō)前面段落將的都是草稿，那么合同就采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)分析、采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)、采購(gòu)選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購(gòu)合同。我在本文說(shuō)提項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程中，詳細(xì)做了合同制定。事后證明，這個(gè)工作十分重要。有的供應(yīng)商推委責(zé)任，或者相互推委，我就拿出合同，讓他們老老實(shí)實(shí)地做事，項(xiàng)目才得以順利進(jìn)行。
以上所述是我在采購(gòu)管理的基本過(guò)程。也在實(shí)際應(yīng)用中，出現(xiàn)一些不足之處。其主要有：一、采購(gòu)分析難以100％精確。還是存在一些遺漏，尚需要在實(shí)際的實(shí)施微微調(diào)整。二、各供應(yīng)商合同不能完全成為調(diào)度的“憲法”，有時(shí)需要通過(guò)談判、相互讓步。這兩點(diǎn)在采購(gòu)管理執(zhí)行時(shí)，需要作為技巧來(lái)學(xué)習(xí)，以讓自己的采購(gòu)管理技術(shù)及技巧更加完善。
結(jié)尾
最后，我想說(shuō)，采購(gòu)管理時(shí)信息項(xiàng)目管理知識(shí)體系重要的一章。做好采購(gòu)分析，明確采購(gòu)內(nèi)容制定采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)，同時(shí)制定采購(gòu)順序，最后還要制定好采購(gòu)合同。這是我在項(xiàng)目采購(gòu)管理學(xué)習(xí)和實(shí)踐過(guò)程中的整體認(rèn)識(shí)和體會(huì)。