采購(gòu)、購(gòu)買或者外購(gòu)就是從外部的供方獲取產(chǎn)品和(或)服務(wù)。專家預(yù)測(cè)，到2000年，信息技術(shù)領(lǐng)域采購(gòu)產(chǎn)品和服務(wù)的金額將超過1000億美元。企業(yè)為降低成本、把精力放在核心業(yè)務(wù)上、獲取技能和技術(shù)、提供靈活性以及增加責(zé)任性而進(jìn)行采購(gòu)。信息技術(shù)的專業(yè)人員應(yīng)理解項(xiàng)目采購(gòu)管理，這一點(diǎn)已經(jīng)變得越來越重要了。

　　項(xiàng)目采購(gòu)管理過程包括采購(gòu)計(jì)劃編制、詢價(jià)計(jì)劃編制、詢價(jià)、供方選擇、合同管理以及合同收尾。采購(gòu)計(jì)劃編制就是決定采購(gòu)什么、使用何種類型的合同、以及如何在工作說明書中描述工作。自制—外購(gòu)決策分析可以幫助組織確定，它是否能通過采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)來節(jié)省成本。采購(gòu)計(jì)劃編制涉及許多法律、組織和財(cái)務(wù)方面的問題，因此項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)向企業(yè)內(nèi)和企業(yè)外的專家咨詢，來幫助進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃編制。

　　合同的基本類型有固定總價(jià)合同、成本補(bǔ)償合同和單價(jià)合同。固定總價(jià)合同涉及的是詳細(xì)定義的產(chǎn)品的固定總價(jià)，買方承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)最小。成本補(bǔ)償合同規(guī)定，買方按實(shí)際發(fā)生的直接和間接成本向賣方支付合同金額，這種合同買方要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)。單價(jià)合同規(guī)定，買方向賣方按預(yù)定的單位價(jià)格進(jìn)行支付，根據(jù)具體合同的內(nèi)容，買方承擔(dān)不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。決定一項(xiàng)具體的采購(gòu)采用何種類型的合同是非常重要的。所有的合同都應(yīng)當(dāng)包括一些具體條款，來明確該項(xiàng)目的特殊內(nèi)容以及合同終止的條件。

　　工作說明書非常詳細(xì)地描述了采購(gòu)所要完成的工作，以便讓潛在的供應(yīng)商可以決定，他們是否能提供所需的產(chǎn)品和服務(wù)，適當(dāng)?shù)膬r(jià)格是多少。

　　詢價(jià)計(jì)劃編制包括編寫一些諸如建議邀請(qǐng)書一類的采購(gòu)文件，并建立供方選擇的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。詢價(jià)過程包括采購(gòu)文件的最終形成、廣告、召開供應(yīng)商會(huì)議以及接收建議書或標(biāo)書。

　　供方選擇就是評(píng)價(jià)潛在賣家并與其進(jìn)行合同談判的過程。在評(píng)價(jià)供應(yīng)商時(shí)，組織應(yīng)使用正式的建議書評(píng)價(jià)表。在評(píng)價(jià)過程中，賦予技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重不應(yīng)大于賦予管理和成本標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重。

　　合同管理包括合同的最終形成與簽署、監(jiān)督合同的執(zhí)行、合同的修改。項(xiàng)目經(jīng)理和關(guān)鍵的項(xiàng)目組成員應(yīng)當(dāng)參與合同的起草和管理。項(xiàng)目經(jīng)理必須留意那些他們沒有理解合同而可能造成的法律問題。在處理外部合同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)使用細(xì)致的變更控制程序，尤其要注意解釋性的變更命令。

　　合同收尾包括產(chǎn)品審核、管理收尾，輸出包括合同文件、正式驗(yàn)收和收尾。采購(gòu)審計(jì)明確采購(gòu)過程中應(yīng)該吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。