信息系統(tǒng)項目管理師、系統(tǒng)集成項目管理工程師案例分析溝通管理范例解讀，請各位學(xué)員在解答的時候注意紅色部分內(nèi)容。

［說明］
老張是某個系統(tǒng)集成公司的項目經(jīng)理。他身邊的員工始終在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。老張非常希望能夠通過自己的努力還改善這一狀況，因此他要求項目組成員無論如何每周必須按時參加例會并發(fā)言，但對例會具體應(yīng)如何進(jìn)行，老張卻不知如何規(guī)定。很快項目組成員就開始抱怨例會目的不明，時間太長，效率太低，缺乏效果等等，而且由于在例會上意見相左，很多組員開始相互爭吵，甚至影響到了人際關(guān)系的融洽。為此，老張非?？鄲馈?
［問題1］
針對上述情況，請分析問題產(chǎn)生的可能原因。
［問題2］
針對上述情況，你認(rèn)為應(yīng)該怎樣提高項目例會的效率。
［問題3］
針對上述情況，你認(rèn)為除了項目例會之外，老張還可以采取哪些措施來促進(jìn)有效溝通？

信管網(wǎng)解析：

【問題1】
缺乏對項目組成員的溝通需求和溝通風(fēng)格的分析。
缺乏完整的會議規(guī)程，會議目的、議程、職責(zé)不清，缺乏控制，導(dǎo)致會議效率低下，缺乏效果。
會議沒有產(chǎn)生記錄。
會議沒有引發(fā)相應(yīng)的行動。
溝通方式單一。
沒有進(jìn)行沖突管理。
【問題2】
首先應(yīng)對項目組成員進(jìn)行溝通需求和溝通風(fēng)格的分析。
對于具有不同溝通需求和溝通風(fēng)格的人員組合設(shè)置不同的溝通方式。
除了項目例會之外，可以通過電話、電子郵件、項目管理軟件、OA軟件等工具進(jìn)行溝通。
正式溝通的結(jié)果應(yīng)形成記錄，對于其中的決定應(yīng)有人負(fù)責(zé)落實(shí)。
可以引入一些標(biāo)準(zhǔn)的溝通模板。
在項目組內(nèi)培養(yǎng)團(tuán)結(jié)的氛圍并注意沖突管理。

【問題3】
事先制定一個例會制度。在項目溝通計劃里，確定例會的時間，及一般議程等等。
放棄可開可不開的會議。在決定召開一個會議之前，首先要明確會議是否必須舉行。
明確會議的目的和期望結(jié)果。明確要開的會議的目的，是集體討論一些想法、彼此互通信息還是解決一個面臨的問題。并確定會議的效果是以信息同步為結(jié)束還是必須要討論出一個確定的解決方案發(fā)布會議通知。在會議通知中要明確：會議目的、時間、地點(diǎn)、參加人員、會議議程和議題。許多會議不需要項目全體人員參加，因此需要根據(jù)會議的目的來確定參會人員的范圍。事先應(yīng)明確會議議程和討論的問題，可以讓參會人員提前做準(zhǔn)備。
在會議之前將會議資料發(fā)到參會人員。對于需要有背景資料支持的會議，應(yīng)事先將資料發(fā)給參會人員。提前閱讀，直接在會上討論，可以有效地節(jié)約會議時間。
可以借助視頻設(shè)備。對于有異地成員參加或者需要演示的場合，可以借用一些必要的視頻設(shè)備，以使會議達(dá)到更好效果。
明確會議規(guī)則。指定主持人，明確主持人的職責(zé)。主持人要對會議進(jìn)行有效控制，并營建一個活躍的會議氣氛。
主持人要事先陳述基本規(guī)則，例如明確每個人的發(fā)言時間，每次發(fā)言只有一個聲音。主持人根據(jù)會議議程的規(guī)定控制會議的節(jié)奏，保證每一個問題都得到討論。
會議后要總結(jié)，提煉結(jié)論。主持人在會后總結(jié)問題的討論結(jié)果，重申有關(guān)決議，明確責(zé)任人和完成時間。
會議要有紀(jì)要。如果將工作的結(jié)果、完成時間、責(zé)任人都記錄在案，則有利于督促和檢查工作的完成情況。
做好會議的后勤保障。很多會議兼有聯(lián)絡(luò)感情的作用，因此需要選擇一個合適的地點(diǎn)，提供餐飲、娛樂和禮品，制定一個有張有馳的會議議程。對于有客戶或合作伙伴參加的會議更要如此。

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