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論項(xiàng)目的整體管理2.0

【摘要】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷(xiāo)售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷(xiāo)存實(shí)時(shí)監(jiān)控、多維度立體化銷(xiāo)售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項(xiàng)目于2019年10月底通過(guò)了業(yè)主方的驗(yàn)收，贏得了用戶(hù)好評(píng)。本文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的整理管理，主要從制定項(xiàng)目章程、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目工作、監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作、實(shí)施整體變更控制、結(jié)束項(xiàng)目或階段幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx省xx國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售erp信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作，該項(xiàng)目總投資180萬(wàn)元人民幣，建設(shè)工期為6個(gè)月。通過(guò)該項(xiàng)目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國(guó)有紡織企業(yè)銷(xiāo)售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，以銷(xiāo)售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過(guò)程的在線處理，切實(shí)提高了該企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率。（2）實(shí)現(xiàn)了客戶(hù)下單在線處理。（3）產(chǎn)銷(xiāo)存全過(guò)程實(shí)時(shí)在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售全過(guò)程運(yùn)行情況及時(shí)掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時(shí)的對(duì)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)?？紤]到軟件的易用性和可移植性，整個(gè)產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動(dòng)與角色驅(qū)動(dòng)思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫(kù)，采用JAVA編程語(yǔ)言，支持各類(lèi)平臺(tái)的接口。

由于本項(xiàng)目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，因此，在本項(xiàng)目中，整體管理尤為重要，在本項(xiàng)目中，我作為項(xiàng)目經(jīng)理除了對(duì)其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對(duì)項(xiàng)目的整體管理從如下幾個(gè)方面進(jìn)行了管理。

一、制定項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是經(jīng)過(guò)公司項(xiàng)目管理辦公室正式批準(zhǔn)的項(xiàng)目文件，是整個(gè)項(xiàng)目工作開(kāi)展的重要綱領(lǐng)性文件，它對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)行了概括性的描述，包括了項(xiàng)目目的、項(xiàng)目目標(biāo)和成功標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目的總體要求、主要風(fēng)險(xiǎn)、總體預(yù)算等內(nèi)容，我作為投標(biāo)過(guò)程中的重要參與者也參與了項(xiàng)目章程的擬定，在項(xiàng)目章程中，我被明確指定為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，授權(quán)我調(diào)度、使用項(xiàng)目人、財(cái)、物等資源，管理整個(gè)項(xiàng)目工作。在項(xiàng)目章程制定過(guò)程中，我們主要依據(jù)我公司與該企業(yè)簽訂的協(xié)議、項(xiàng)目工作說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容，并查閱了以往過(guò)程的組織過(guò)程資產(chǎn)完成了章程制定。

二、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃

俗話說(shuō)，“磨刀不誤砍柴工”，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，我非常重視計(jì)劃的制定。獲得公司正式授權(quán)以后，我隨即組織了我的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與該企業(yè)項(xiàng)目干系人共同討論制定項(xiàng)目的管理計(jì)劃，結(jié)合項(xiàng)目的范圍管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、成本管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、采購(gòu)管理計(jì)劃、人力資源及干系人管理計(jì)劃及溝通管理計(jì)劃等內(nèi)容，對(duì)項(xiàng)目整體管理計(jì)劃進(jìn)行了綜合平衡，制定了項(xiàng)目整體管理計(jì)劃。在整體項(xiàng)目管理計(jì)劃中，我們明確了以ClearCase作為統(tǒng)一的配置管理工具以及變更控制的程序。

三、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目工作

項(xiàng)目正式開(kāi)始以后，我的主要精力放在對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)行指導(dǎo)和管理上，根據(jù)項(xiàng)目的管理計(jì)劃以及確認(rèn)后的變更請(qǐng)求，平衡項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中的績(jī)效，通過(guò)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)定期收集分析，用來(lái)指導(dǎo)和管理項(xiàng)目工作的開(kāi)展;在工作過(guò)程中，明確規(guī)定了定期和專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議的要求，在遇到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)因?yàn)橐粋€(gè)流程的設(shè)計(jì)出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，我組織了頭腦風(fēng)暴會(huì)議，讓大家集思廣益，充分獻(xiàn)言獻(xiàn)策，并將會(huì)議成果整理成三條可選擇方案，組織專(zhuān)門(mén)的方案評(píng)估會(huì)，最終高效解決了問(wèn)題。

四、監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作

監(jiān)視和控制項(xiàng)目工作就是監(jiān)視和控制啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行和結(jié)束項(xiàng)目所需的各個(gè)過(guò)程，采取糾正和預(yù)防措施控制項(xiàng)目的實(shí)施效果。根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃及進(jìn)度預(yù)測(cè)、成本預(yù)測(cè)，我運(yùn)用掙值管理方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體的監(jiān)督與控制。每周例會(huì)和月度總結(jié)會(huì)都會(huì)對(duì)項(xiàng)目的PV、EV、AC進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析進(jìn)度偏差、成本偏差、進(jìn)度績(jī)效和成本績(jī)效。在項(xiàng)目進(jìn)行到7月底的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的SV等于-3，CV等于1，說(shuō)明進(jìn)度滯后,成本節(jié)約。我立即召開(kāi)項(xiàng)目組全體會(huì)議，分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因是項(xiàng)目組負(fù)責(zé)產(chǎn)銷(xiāo)存流程開(kāi)發(fā)的小李因?yàn)榧彝ピ蛘?qǐng)假五天導(dǎo)致進(jìn)度落后，隨后我調(diào)度其他開(kāi)發(fā)人員采用趕工、并行等方式趕上了進(jìn)度，最終沒(méi)有影響到項(xiàng)目整體進(jìn)程。

五、實(shí)施整體變更控制

項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中的變更時(shí)不可避免的，但是如何管理好、控制好變更是項(xiàng)目成功與否的重要因素之一。在本項(xiàng)目中，我們?cè)陧?xiàng)目計(jì)劃階段就成立了以該紡織企業(yè)銷(xiāo)售系統(tǒng)的主要領(lǐng)導(dǎo)、我公司項(xiàng)目管理辦公室主任及監(jiān)理方領(lǐng)導(dǎo)組成的CCB（變更管理委員會(huì)），負(fù)責(zé)項(xiàng)目變更申請(qǐng)的審核批準(zhǔn)。在項(xiàng)目進(jìn)行到8月份的時(shí)候，該紡織企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)提出，由于他們新規(guī)劃了一個(gè)三千平米的立體倉(cāng)庫(kù)，能否在產(chǎn)品出入庫(kù)中采取掃碼管理的方式，該申請(qǐng)我要求該部門(mén)主管正式向CCB提交變更申請(qǐng)。經(jīng)過(guò)CCB審核，因?yàn)榇藭r(shí)項(xiàng)目已經(jīng)基本完成編碼階段，此時(shí)更改，對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)度、成本影響較大，且立體庫(kù)在未來(lái)的規(guī)劃中也會(huì)包括一套匹配的編碼管理，我們此時(shí)制作好對(duì)接擴(kuò)展的接口即可，最終CCB否決了此次變更申請(qǐng)。

六、結(jié)束項(xiàng)目或階段

在本項(xiàng)目中，我們根據(jù)設(shè)計(jì)模塊，分為六個(gè)里程碑交付成果和總交付成果。在每個(gè)階段性交付成果完成后，都采取了正式會(huì)議方式，經(jīng)過(guò)企業(yè)方正式驗(yàn)收確認(rèn)。最終產(chǎn)品交付時(shí)，包括合同收尾和項(xiàng)目收尾兩項(xiàng)工作，因?yàn)殡A段性收尾工作開(kāi)展的比較到位，最終項(xiàng)目交付和合同收尾工作進(jìn)展的十分順利，我們召開(kāi)了隆重的項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，向企業(yè)正式移交了最終的項(xiàng)目產(chǎn)品，相應(yīng)的文件資料，順利結(jié)束合同。會(huì)議上企業(yè)方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此次合作做出了高度評(píng)價(jià)，表?yè)P(yáng)、表彰了項(xiàng)目過(guò)程中表現(xiàn)突出的人員。

【結(jié)尾語(yǔ)】

經(jīng)過(guò)我們團(tuán)隊(duì)的不懈努力，歷時(shí)半年，本項(xiàng)目終于于2019年10月底，通過(guò)了業(yè)主方組織的驗(yàn)收，為用戶(hù)解決了通過(guò)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)全過(guò)程的在線管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多個(gè)產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)管理上了一個(gè)新的臺(tái)階，得到了業(yè)主的好評(píng)。本項(xiàng)目的成功得益于我成功的整體管理。當(dāng)然，在本項(xiàng)目中，還有一些不足之處，比如，在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，由于項(xiàng)目組成員因?yàn)榧彝ピ蛘?qǐng)假五天，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)些許異常，不過(guò)，經(jīng)過(guò)我后期的糾偏，并沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強(qiáng)與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭(zhēng)為我國(guó)的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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