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論信息系統(tǒng)項目溝通管理

【摘要】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月。通過該項目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部銷售合同審批、在線訂單、產(chǎn)銷存實時監(jiān)控、多維度立體化銷售數(shù)據(jù)分析等方面的功能。該項目于2019年10月底通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶好評。本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的溝通管理，主要從規(guī)劃溝通管理、管理溝通、控制溝通幾個方面進(jìn)行了闡述。

【正文】

2019年5月，我作為項目經(jīng)理參與了xx省xx國有紡織企業(yè)銷售erp信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作，該項目總投資180萬元人民幣，建設(shè)工期為6個月。通過該項目的建設(shè)，利用信息化技術(shù)手段，解決了該國有紡織企業(yè)銷售系統(tǒng)內(nèi)部管理不暢，管理手段落后等問題，實現(xiàn)了以下功能：（1）在業(yè)務(wù)運行過程中，以銷售合同為主線，從合同簽訂到訂單執(zhí)行完畢的業(yè)務(wù)流程全過程的在線處理，切實提高了該企業(yè)銷售業(yè)務(wù)運營效率。（2）實現(xiàn)了客戶下單在線處理。（3）產(chǎn)銷存全過程實時在線，使各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ιa(chǎn)、倉儲、銷售全過程運行情況及時掌握。（4）為領(lǐng)導(dǎo)層實現(xiàn)了多維度、立體化的數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使領(lǐng)導(dǎo)層能夠更加準(zhǔn)確、及時的對業(yè)務(wù)戰(zhàn)略方向做出指導(dǎo)。考慮到軟件的易用性和可移植性，整個產(chǎn)品以業(yè)內(nèi)知名的k3/cloud為核心進(jìn)行定制開發(fā)，業(yè)務(wù)架構(gòu)上貫穿流程驅(qū)動與角色驅(qū)動思想，采用三層C/S體系結(jié)構(gòu)，Oracle11g數(shù)據(jù)庫，采用JAVA編程語言，支持各類平臺的接口。由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核，而項目涉及部門多、干系人多，因此，項目的溝通管理非常重要。在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領(lǐng)域進(jìn)行了恪盡職守的管理外，特別對項目的溝通管理從如下幾個方面進(jìn)行了管理。

一、規(guī)劃溝通

凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，項目的溝通管理亦是如此。規(guī)劃溝通管理是根據(jù)干系人的信息需要和要求及組織的可用資產(chǎn)情況，制定合適的項目溝通方式和計劃的過程，是為了識別和記錄與干系人的最有效率且最有效果的溝通方式。我召集項目組成員會議，根據(jù)本項目的管理計劃、干系人登記冊，結(jié)合PMO的溝通計劃模板進(jìn)行溝通計劃編制，我們將干系人分為領(lǐng)導(dǎo)層干系人、技術(shù)層干系人、業(yè)務(wù)層干系人和其他層干系人，針對每個層次制定不同的溝通計劃。根據(jù)干系人在項目中的利益和權(quán)利的大小，我們畫出了權(quán)利/利益方格，對權(quán)力大、利益大的干系人，我們計劃采取重點關(guān)注的溝通策略，規(guī)劃出向這類干系人主要溝通的內(nèi)容;對權(quán)力大、利益小的干系人，我們采取令其滿意的策略，對權(quán)力小、利益大的干系人，我們規(guī)劃采取隨時告知的策略，對權(quán)力小、利益小的干系人我們采取監(jiān)督策略。溝通管理計劃經(jīng)過評審以后，成為指導(dǎo)項目溝通管理工作的方向和指南。

二、管理溝通

管理溝通是為了促進(jìn)項目干系人之間實現(xiàn)有效率且有效果的溝通。我們根據(jù)本項目特點及以往項目經(jīng)驗，針對不同干系人，設(shè)計了相應(yīng)的進(jìn)度、績效溝通報表（圖）。比如對權(quán)力大、利益大的客戶方銷售副總，因為他是項目的發(fā)起人，也是業(yè)務(wù)需求的主要干系人，我們除了在項目的啟動會議、階段總結(jié)會議上邀請他參加以外，對項目的進(jìn)度、質(zhì)量保證、控制措施也定期采用報告、報表的方式進(jìn)行匯報，使其了解項目進(jìn)展。除了正式溝通方式，我也非常注意在非正式場合與其交流，通過向其請教人員管理、業(yè)務(wù)管理思想等方式，加強相互之間的交流。對權(quán)力小、利益大的主要操作人員，我們利用qq群、微信群，建立信息溝通渠道，對他們提出的疑問和問題做到隨時解答。通過合理的溝通，我們與業(yè)主方干系人及建立了良好的信任關(guān)系，推動了項目的順利開展。

三、控制溝通

作為項目經(jīng)理的我深知，控制溝通是在整個項目生命周期中對溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制的過程，以確保滿足干系人對信息的需求，是為了隨時確保所有溝通參與者之間的信息流動的最優(yōu)化。在項目的溝通控制上，我們的主要關(guān)注點包括項目的管理計劃、項目溝通情況、問題日志以及工作績效數(shù)據(jù)，因為這些信息也是項目主要干系人的關(guān)注點，我利用信息管理系統(tǒng)工具，對不同干系人的溝通方式進(jìn)行監(jiān)控。因為績效報告作為一份正式文件，是讓干系人了解項目進(jìn)展的重要依據(jù)，因此，我們通過召開會議和咨詢專家意見，采取每個月編制一份績效報告進(jìn)行匯報的方式。由于項目進(jìn)展過程中，業(yè)主方總是希望可以實現(xiàn)更多功能，而本公司領(lǐng)導(dǎo)層則希望我們用最小的成本達(dá)到客戶的滿意。而項目的范圍、成本、質(zhì)量、進(jìn)度又是相互制約的關(guān)系。在工期不變的前提下，達(dá)到成本、質(zhì)量的最佳結(jié)合點，除了用技術(shù)手段進(jìn)行有效的進(jìn)度和范圍管理以外，還需要在項目過程中加強與我公司領(lǐng)導(dǎo)層和業(yè)主方的溝通，征得各方的理解，努力使各方的期望達(dá)到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如在項目進(jìn)展中期，業(yè)主方倉儲部負(fù)責(zé)人希望變更庫存數(shù)據(jù)的分析功能，增加針對庫存產(chǎn)品的庫齡分析。由于此時進(jìn)行變更會影響項目進(jìn)度，也會造成成本增加，我通過溝通建議其取消此項需求，倉儲部負(fù)責(zé)人提出，因為公司產(chǎn)品周轉(zhuǎn)率是公司領(lǐng)導(dǎo)新提出的工作要求，這項需求十分重要，我通過溝通建議其走正式變更流程，最終經(jīng)過CCB批準(zhǔn)，同意了此項變更，對造成的成本增加由客戶方負(fù)責(zé)，我方則盡量通過趕工、資源調(diào)配保證工期。

【結(jié)尾語】

經(jīng)過我們團(tuán)隊的不懈努力，歷時半年，本項目終于于2019年10月底，通過了業(yè)主方組織的驗收，為用戶解決了通過對銷售業(yè)務(wù)全過程的在線管理，實現(xiàn)企業(yè)多個產(chǎn)品模塊多維度、立體化的實時數(shù)據(jù)分析與展現(xiàn)，使企業(yè)的銷售運營管理上了一個新的臺階，得到了業(yè)主的好評。項目的成功得益于我有效的溝通管理。當(dāng)然，在本項目中，還有一些不足之處，比如，在項目的測試過程中，個別測試用例考慮不全面，導(dǎo)致測試結(jié)果出現(xiàn)偏差，不過，經(jīng)過我后期的糾偏，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，我將不斷地充電學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加強與同行的交流，提升自己的業(yè)務(wù)和管理水平，力爭為我國的信息化建設(shè)做出自己的努力。

【備注】

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