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論信息系統(tǒng)項目溝通管理

【摘要】

2018年1月，我參加了某省委黨校校園監(jiān)控更新改造項目的建設，擔任本項目的項目經(jīng)理。該項目投資共520萬元人民幣，建設工期為6個月，通過該項目的建設，實現(xiàn)了安全防范人防、物防、技防“三防結合”，為校園突發(fā)事件監(jiān)控、校園治安事件的預防、案件偵破等提供依據(jù)和保障，也為進一步建設“平安校園”打下了堅實的基礎。該項目于2018年6月，通過了業(yè)主方的驗收，贏得了用戶的好評。本文結合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設過程中的溝通管理，主要從如下幾個方面進行了闡述：制定溝通管理計劃、溝通管理和控制溝通。項目過程中，也遇到了一些變更方面的問題，通過相應的變更管理等理論知識的熟練運用，均順利的予以解決。

【正文】

2018年1月，我作為項目經(jīng)理參加了某省委黨校校園監(jiān)控更新改造項目的建設，該項目投資共520萬元人民幣，建設工期為6個月，通過該項目的建設，實現(xiàn)了安全防范人防、物防、技防“三防結合”，為校園突發(fā)事件監(jiān)控、校園治安事件的預防、案件偵破等提供依據(jù)和保障，也為進一步建設“平安校園”打下了堅實的基礎。本次省委黨校項目主要的施工及調試內(nèi)容包括：原監(jiān)控立桿拆除、新監(jiān)控立桿安裝、監(jiān)控設備安裝、原線纜拆除、原管網(wǎng)摸查、疏通、新建管路、線纜敷設、機房設備安裝、液晶拼接單元安裝、系統(tǒng)調試等工作。我作為該項目的項目經(jīng)理，組建了項目團隊，包括項目管理組、技術專家組、施工組、調試組、材料組等，為了能使該監(jiān)控更新改造項目得到相關項目干系人的理解與支持，我結合項目溝通管理理論，從指定溝通管理計劃、管理信息的分發(fā)，以及在整個生命周期中對溝通進行監(jiān)督和控制，從而滿足項目干系人對信息的需求。本項目涉及的干系人多，工作內(nèi)容分散，交叉作業(yè)等特點，都對溝通管理提出了較高的要求，因此溝通管理是本項目能否取得成功的重要保障因素。由于本項目的順利交付涉及到公司業(yè)務的考核以及業(yè)主方方績效考核，因此在本項目中，溝通管理尤為重要。我作為項目經(jīng)理，除了對其余管理領域進行恪盡職守的管理以外，特別對溝通管理從如下幾個方面進行了管理。

一、制定溝通管理計劃

在項目正式啟動后，我召集項目管理團隊成員通過會議的形式，結合項目管理計劃、干系人登記冊等資料，來制定項目溝通管理計劃。會議中，各成員踴躍發(fā)言，對項目的溝通需求進行分析，確定干系人的信息需求以及信息對干系人的價值。根據(jù)溝通渠道公式N*（N-D/2知，該項目的溝通渠道有二十多條，為了達到溝通的效

率和效果，因此對在項目干系人間傳遞信息的溝通渠道進行適時變化，比如在本項目中，為了有利于項目的成功，在項目的開始階段，與各相關干系人間的溝通采用會議、訪談、引導式研討會等，達到交互式溝通的效果，確保得到干系人需求信息的準確度，以免項目過程中因需求有誤而導致的返工或彌補缺陷，得不償失。項目過程中，大部分工序在有序的進行，且為了工作效率，一般需要與相關干系人確認的事項以及項目的績效信息等均可通過電話、郵件的形蓋，告知相關干系人，既節(jié)約了時間，同時也讓相關干系人對項目的情況及時知悉。

二、管理溝通

根據(jù)溝通管理計劃、工作績效報告等，我和我的團隊在項目實施各階段過程中，結合各干系人的特點，采用不同的溝通方式和方法，生成、收集、分發(fā)、儲存、檢索及最終處置項目信息，意在促進各干系人之間實現(xiàn)有效率且由效果的溝通。在項目的實施過程中，我發(fā)現(xiàn)監(jiān)控室做了防靜電地板后，地面距頂面的高度變小，如果按拼接屏原先的規(guī)劃4*4，則高度明顯不夠。我第一時間報告了監(jiān)理方代表，經(jīng)詢問設計單位，設計圖紙上確實按照4*4的規(guī)劃來做的。信息發(fā)送給各干系人后，溝通方式的選擇也至關重要，因近期校方兩位領導在外學習，無法回來，而且工期緊急，故采用了視頻會議的方式，通過我的事前精心準備，會間向校方領導描述了監(jiān)控室現(xiàn)狀，經(jīng)過變更需求評審確認，最終改變了初始規(guī)劃，按照3*5進行布置。通過此次事件，在緊急時刻選擇正確的溝通渠道，促進了項目干系人之間信息的高效溝通，并予以解決。

三、控制溝通

在整個項目生命周期中，為了滿足項目干系人對信息的需求，同時確保所有溝通參與者之間信息流動的最優(yōu)化，就需要進行有效的控制溝通。通過信息管理系統(tǒng)、會議等工具或技術，可以把可交付成果的狀態(tài)、進度進展情況、已發(fā)生成本情況等向干系人通知相關情況。會議是項目溝通的重要形式。比如項目開始實施時，發(fā)現(xiàn)幾個監(jiān)控點位的設計圖紙有與校園布局有偏差。將此事郵件告知監(jiān)理方代表后，由監(jiān)理邀請學校方、設計方、施工方等相關干系人進行一次簡短的會議，我作為項目經(jīng)理，著手做好會議準備材料，會間協(xié)同監(jiān)理方做好會議控制，會后收尾工作由我來做，如會議紀要請各干系人簽字確認，并通過郵件發(fā)送給各與會人員，會后進行歸檔，作為項目竣工資料的必要文件。通過這么一次簡短的會議，達成各干系人的需求效果，應該說是一次高效率的溝通方式，確保了所有溝通參與者之間的信息流動的最優(yōu)化。在項目實施中，變更不可避免，可能會由于用戶的需求變化、政策導向的改變又或是新技術的出現(xiàn)，這都會造成。在本項目中，我嚴格遵照變更控制的流程進行管理，比如提交變更申請、變更影響分析、CCB審核，變更的實施、變更的驗證和分發(fā)。通過我們的嚴格管理，沒有導致項目的蔓延。

【結尾語】

通過我們團隊不懈的努力，歷時三個月，本項目終于在2018年6月通過了業(yè)主方組織的驗收，使校園安全得到了充分保障，得到了業(yè)主的好評。本項目的成功得益于我的溝通管理。當然，在本項目中，還有一些不足之處，比如：在項目實施過程中，項目組的2名成員因施工時言語不當引起了沖突，導致項目的團隊建設出現(xiàn)了一點小問題，另外，有幾臺監(jiān)控設備因廠家原因遲發(fā)貨物，導致延誤了兩天，但經(jīng)過后面的糾偏，并未對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的工作和學習中，我將不斷的充電學習，和同行積極交流，提升自己的業(yè)務和管理水平，力爭為我國的信息化建設做出自己的努力。

【備注】

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