論信息系統(tǒng)項目成本管理

摘要：

2015年本人所在公司承接了某省級報社建設《報業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲、發(fā)布和監(jiān)控數(shù)字化平臺》系統(tǒng)的項目開發(fā)工作，我作為項目經(jīng)理負責全程管理整個項目。該項目的主要目標是通過改造報業(yè)采編和信息發(fā)布流程，建設報業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲、發(fā)布和監(jiān)控數(shù)字化平臺，實現(xiàn)傳統(tǒng)報業(yè)由單一的平面宣傳向全媒體報道、發(fā)布的轉(zhuǎn)型。整個項目投入1000萬，歷時10個月時間，涉及報社1000多名人員。
項目的成功在很大程度上取決于較好地實施了項目成本管理，我們通過在成本估算階段采用類比估算和確定資源費率等方法進行管理；在預算階段我們采用了逐步分解分攤和儲備金分析的方法；在成本控制階段采用績效測量和偏差管理的方法。通過以上管理，我們實現(xiàn)了把項目實際超出成本有效地控制在2%以下心理預期。目前系統(tǒng)已經(jīng)上線，運行正常。最后總結了項目管理過程中存在一些不足，以及今后改進的方向。
正文：

近年來，隨著網(wǎng)絡媒體的迅速發(fā)展，給報紙等傳統(tǒng)媒體帶來了很大的沖擊，尤其是受移動互聯(lián)傳播的影響，造成很多報紙的發(fā)行量下降，讀者結構趨于老化，廣告收入大幅下滑，報紙影響力的降低。為了扭轉(zhuǎn)報業(yè)的不利局面，2015年某省級報社提出建設《報業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲、發(fā)布和監(jiān)控數(shù)字化平臺》，實現(xiàn)報紙宣傳向全媒體發(fā)布轉(zhuǎn)型。本人所在公司承接了該項目的軟件開發(fā)和系統(tǒng)集成工作，我作為項目經(jīng)理負責全程項目管理。該系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)加工和信息發(fā)布、數(shù)據(jù)分析等四大模塊，每個模塊又分為若干個子系統(tǒng)。數(shù)據(jù)采集模塊分為：1.稿件采寫中心。包括對新聞線索的整合、采訪任務的調(diào)度、全媒體稿件的管理；2.移動媒體。包括全媒體移動寫稿、全媒體移動審稿，主要實現(xiàn)記者在新聞現(xiàn)場利用智能手機等移動設備進行現(xiàn)場文字、圖片、視頻的采訪，并在第一時間快速傳稿發(fā)送至全媒體采編平臺；3.數(shù)據(jù)抓取功能。實現(xiàn)對各大新聞網(wǎng)站、微博、新聞視頻等重要信息的自動采集和抓取。數(shù)據(jù)存儲模塊分為：1.多種稿源聚合。通過稿件匯聚技術實現(xiàn)自采稿件庫、手機稿件庫、網(wǎng)絡稿件庫、新華社稿件庫、新聞線索庫、數(shù)字報、報紙資料庫等多種稿源的聚合和數(shù)據(jù)共享。2.采用夸庫搜索引擎技術實現(xiàn)報社所有稿件和資料的檢索以及數(shù)據(jù)挖掘，更好地為采編工作服務。數(shù)據(jù)加工模塊主要實現(xiàn)稿件編審和在不同的渠道發(fā)布的功能，實現(xiàn)稿件分別在報社官方微博、網(wǎng)站、APP客戶端、手機報以及報紙的全媒體發(fā)布。數(shù)據(jù)分析模塊分為：1.監(jiān)控中心，實現(xiàn)對全媒體內(nèi)容的整個生產(chǎn)環(huán)節(jié)的實時監(jiān)測、控制。實現(xiàn)對報紙大樣的實時監(jiān)控、對競爭對手報刊的對比分析、對互聯(lián)網(wǎng)熱點的數(shù)據(jù)分析、對新聞禁令的管控等功能。2.成品中心。實現(xiàn)報紙各媒體產(chǎn)品出版情況的實時監(jiān)測、統(tǒng)計，在此可了解到報紙、數(shù)字報、網(wǎng)站、微博、手機報等全媒體產(chǎn)品的制作完成情況，也可以查看網(wǎng)站新聞點擊量、微博轉(zhuǎn)發(fā)、評論的數(shù)量以及報紙當日的印量、發(fā)行量等數(shù)據(jù)。
整個項目投入1000萬，工期從2015年1到10月，項目涉及報社本部及十七個地方分社，幾十個部門1000余參編人員。在項目管理過程中，項目的成本管理顯得尤為重要，是項目成功的重要保障。在具體工作中，我采取了比較靈活的工作方法，從成本估算、成本預算、成本控制等多個方面進行管理，取得了較好的效果，項目最終成本與經(jīng)過審批后的預算成本相比僅超出2%。系統(tǒng)于2015年11月正式上線，目前運行正常。
成本估算：編制為完成各項工作所需要的資源成本的近似估算。因為本項目工期長、投資大、項目干系人多，采購設備比較繁雜，所以我們在項目初期就制定了成本管理計劃，并根據(jù)成本計劃對項目進行了成本估算。成本估算要考慮對項目所有資源進行估算，因此我們制定了對設備購買、系統(tǒng)開發(fā)、人員費用、分包費用、分攤費用等進行了估算。我們根據(jù)以往其他報社做過的類似項目的成本發(fā)生情況，作為對該項目成本估算的重要參考，采用類比估算的方法，估算該項目的所有科目。為了實現(xiàn)報紙記者向全媒體記者的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)記者在現(xiàn)場寫稿、拍片、拍攝視頻及傳稿的需要，該報社提出為每一個報社記者配備了蘋果手機作為移動采訪設備，根據(jù)購置蘋果手機需求，我們采用了資源單價的估算方法，與電信運營商進行談判，確定每部手機的價格4000元，需要采購的總數(shù)量是500，獲得所有報社記者使用蘋果手機的總成本200萬元。對于手機客戶端開發(fā)模塊，我們計劃采用了外包的形式，我們通過招標了解供應商的投標分析，然后對此模塊成本做出估算?？紤]到項目計劃中對于進度和人員的要求，我們根據(jù)WBS采用自底向上的估算方法，估算出總的工作量。由于在項目前期對于可能發(fā)生的成本類型進行了詳細的分析和估算，所以項目最終發(fā)生的成本與前期估算成本偏差很小，控制在10%以內(nèi)。
成本估算為后面的成本預算提供了一個完整的框架和堅實的基礎。只有成本估算做得全面，成本預算才能更加準確。
成本預算：是把經(jīng)過批準的成本估算通過WBS分配到每個工作包中，為每個工作包制定具體的成本預算，對于比較復雜的工作包確定成本控制標準，確保所有工作包的預算匯總不超過項目成本總體預算。然后把工作包中的預算分配到每個項目活動中，確定每項活動預算支出的時間，匯總確定每個時間點預算的支出，進而形成項目成本預算計劃。我們在項目預算管理過程中采用了成本總計的方法，把WBS中每個工作包預算匯總形成期上一層預算，最終得到項目的總體預算，由于項目龐大復雜，我們還考慮到了項目管理上的儲備，有其對于比較復雜的工作包，按照5%-10%的額度設定了管理儲備。
成本預算是將成本估算進行細化，結合項目具體活動將成本進行具體演練，同時又考慮成本控制的標準，在項目的各個里程碑確定成本控制的指標。因此說，成本預算是成本控制的基礎。
成本控制
成本控制是使項目活動按照成本計劃完成，對項目實施過程中的項目活動發(fā)生的實際成本與項目成本預算進行對比、檢查、糾錯，盡量使項目實際成本控制在成本預算之內(nèi)的管理過程。
在項目管理過程中，我們主要采用績效測量的方法，對于子系統(tǒng)我們每周進行一次績效測量，每兩周做一次整體的績效測量，通過進行掙值計算，與項目成本管理計劃和成本預算進行比對，找出與成本管理計劃和成本預算的差距。在項目實施過程中，我們制訂了項目級與公司級的兩極成本管理體系，當績效測量所得實際成本與預算成本偏差在3%以內(nèi)時，我們采取項目組內(nèi)部處理，當超出3%時，我們提交公司級解決。當出現(xiàn)較大的項目偏差時，我們通過成本變更申請、成本變更評估、變更審批和變更執(zhí)行最終完成成本變更。在項目進行過程中，我們曾經(jīng)面臨幾次大的變更，在工程監(jiān)理的主持下我們通過與用戶方進行溝通和研討，一起對成本基線進行修改，并將修改后的成本基線報送給相關項目干系人。
總結語
面對《報業(yè)全媒體數(shù)據(jù)采集、存儲、發(fā)布和監(jiān)控數(shù)字化平臺》這個比較大的系統(tǒng)，我們通過制定成本管理計劃、采用成本估算、成本預算、成本控制等管理過程，成功的實施了項目成本管理，把項目實際成本成功的控制在僅超出項目成本預算的2%的范圍以內(nèi)，實現(xiàn)了我們的預期目標。但同時我們也清醒的認識到，我們在該項目的成本管理上還存在以下不足：
1.在項目成本估算過程中對于一些科目的劃分還不夠詳細，比如在新的平臺與報社原有的采編系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的打通的過程中，由于原采編系統(tǒng)提供商無法提供數(shù)據(jù)庫接口，造成我們疏忽了對于這些數(shù)據(jù)庫打通開發(fā)工作量的估算不足。
2.在成本預算管理過程中，對于一些新技術的開發(fā)成本不夠了解，存在一定的誤差。
3.在執(zhí)行成本控制過程中，對于運用掙值法對項目做出預測做的不夠。
在今后的項目管理工作中，我們應通過不斷的業(yè)務學習和總結經(jīng)驗教訓，改正以上的不足，為做好今后的項目管理工作而努力。

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