項目團隊中原來有5名成員,后來又有4人加入項目,與之前相比項目成員之間溝通渠道增加()條。
A、26
B、10
C、20
D、36
解析:
溝通渠道矩陣如表12-2所示。
1)紙質(zhì)文檔
紙質(zhì)文檔、電子郵件附件、傳真都是紙質(zhì)文檔,能夠提供詳細(xì)的信息,閱讀者可以選擇仔細(xì)閱讀還是簡單瀏覽。
2)網(wǎng)頁(網(wǎng)站、博客、維基)
該渠道可以面向更多的溝通對象同時發(fā)布信息,而且不受地域的限制,更新速度相對較快。利于進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索,可以提供更廣泛的使用,網(wǎng)站方式下信息發(fā)布方的控制力較強。
3)電子郵件
該渠道可以快速地進(jìn)行交流,信件內(nèi)容可繁可簡,信息量可詳細(xì)可簡略,可以發(fā)送給特定人,也可以同時發(fā)送給多個接收對象。
4)博客
博客利用網(wǎng)絡(luò),信息的發(fā)布者可以與其他網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)行較強的互動,可以根據(jù)自己的想法組織文字,建立自己的群體,吸引志同道合者,易于個人維護(hù)。
5)維基
維基方式,利用網(wǎng)絡(luò),針對同一信息文檔,可以由多個作者共同維護(hù),可以跨地域合作(作者)進(jìn)行,可以匿名進(jìn)行。信息更新實時性強,信息獲得原始資料的來源不受地域和時間的限制,但是采用此方式的管理成本較高,對于文檔的控制力較弱。
6)短信
短信利用手機直接進(jìn)行快速的點對點通信的最好方式,可以利用縮略語實現(xiàn)溝通,接受者開會、開車、睡覺時或者時間緊迫又不能采用語言交流的情況下采用短信方式最好。
7)即時通訊
它可以在任何智能終端上使用,新型的即時通訊軟件可以做到電腦、手機 平板電腦上溝通信息的即時更新。信息發(fā)送可以進(jìn)行加密發(fā)送,能夠及時進(jìn)行互動,可以傳遞包括文字內(nèi)容(包括文件)、語音或視頻等多媒體文件??梢岳镁W(wǎng)絡(luò)同時與多人進(jìn)行交流。
8)語音郵件
它屬于電子郵件的一種,但是附加了語音附件,顯得更加友好,使用成本較低,即時性較好。
9)播客
它利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行語言直播,在沒有管制的前提下自由性較強,基本上是單向的,可以建立自己的圈子。信息的接收者可以在任何地點,使用多種設(shè)備進(jìn)行收聽,而且成本較低。
10)電話
適合點對點的語言交流,私密性強,技術(shù)要求低,即時性強(接通情況下),發(fā)起人對時間的控制能力強,溝通成本適中(比面對面的情況,能夠節(jié)約交通成本和時間成本以及其他費用,如不同城市的兩個人打電話談事比一起到咖啡館喝著咖啡直接交流要節(jié)約費用和時間)
11)電話會議
它是多人在不同地點針對同一信息進(jìn)行交流較好的方式,可以跨地域、跨時區(qū)進(jìn)行,費用適中,對于參與者的技術(shù)要求較低(會用電話就行)。但是電話會議也有一些缺點,如是否能夠全部接入?yún)⑴c者是個未知數(shù)(如當(dāng)時對方電話占線、電話被停機、突然外出等),也不能確認(rèn)是否真正參加會議(如接通電話后在忙著手頭的事,而沒有認(rèn)真加入會議)。
12)演講和發(fā)布會
演講和發(fā)布會一般是由權(quán)威部門或者個人發(fā)布正式信息的主要形式。信息的發(fā)布方可以選擇發(fā)布的形式、時間、地點、材料形式等,同時能夠及時獲得參與者的反應(yīng)和態(tài)度等。
13)網(wǎng)絡(luò)真播
它可以用來在網(wǎng)絡(luò)直播演講和發(fā)布,提供有限的溝通機會(利用文字、電話等其他方式對信息的發(fā)布者進(jìn)行提問)。最大的優(yōu)勢包括:可以大面積的傳播會議內(nèi)容而不受管制,可以管理發(fā)布的音視頻以及文字資料的內(nèi)容,費用適中,對信息的接收方技術(shù)要求較低(根據(jù)選擇的網(wǎng)絡(luò)和軟件系統(tǒng)而定)。
14)面對面交談
它是非常好的進(jìn)行個人對個人的交流機會,能夠促進(jìn)建立良好的個人關(guān)系,交換信息、想法和情感,即時性強。
15)面對面的征詢或參與性會議
對于收集信息,引導(dǎo)參會者提供想法和積極參與討論時,是一種較好的方式。能夠面對面的獲得信息、想法,而且能夠及時獲得參與者的態(tài)度和反應(yīng),還可以與參與者建立良好的關(guān)系,解決一些群體性問題,達(dá)成一致意見,甚至取得統(tǒng)一的行動方案。
16)視頻會議
同時進(jìn)行多地域、多人的實時溝通會議(包括音頻、視頻、文字資料),能大幅節(jié)約會議費用(與傳統(tǒng)會議形式相比,非本地參會者無需住宿費,參與者的交通費、會場租賃費等都不會產(chǎn)生),實時性較強。
以上每一種溝通渠道的選擇都應(yīng)該針對具體問題進(jìn)行具體分析,在分析的基礎(chǔ)上再選擇合適的溝通渠道,在進(jìn)行溝通的過程中,采用多種渠道的混合方式可能更好。不過在進(jìn)行溝通的過程中,不同對象、不同階段,可以選擇不同的溝通渠道,或者有不同的側(cè)重。
在所有的溝通渠道的選擇上,會議方式是最為常見的一種(包括傳統(tǒng)會議、電話會議、視頻會議、混合型會議),我們需要特別注意,進(jìn)行會議的時候,需要同時召集多人(或組織)針對某些特殊的信息進(jìn)行交流,不論是在一個地點舉行,還是通過電話或者網(wǎng)絡(luò)召開異地會議,會議的管理和控制都是非常重要的。會前有準(zhǔn)備:事前安排好參會人員、時間、地點、會議議程、相關(guān)資料發(fā)放,參會人員會前準(zhǔn)備等;會中有控制;會議進(jìn)行中,如無特殊原因,應(yīng)如期召開,按照會議議程進(jìn)行。會議有主持;會后有結(jié)論;會議結(jié)束后,有會議紀(jì)要發(fā)放,有討論結(jié)論等。