摘要

2017年3月至2018年3月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與了xx銀行管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)(SCM)項(xiàng)目的建設(shè)。項(xiàng)目金額600萬元，工期12個(gè)月，要求以金融核算業(yè)務(wù)為主線，建設(shè)與業(yè)務(wù)相適應(yīng)的新一代管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

由于本項(xiàng)目具有與多個(gè)系統(tǒng)集成、需求不盡相同的特點(diǎn)，因此范圍管理對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。本文結(jié)合作者實(shí)踐，運(yùn)用科學(xué)管理知識(shí)，集思廣益，合理規(guī)劃范圍管理;使用訪談和原型法，準(zhǔn)確獲取用戶需求;使用產(chǎn)品分析技術(shù)，清晰定義項(xiàng)目范圍;滾動(dòng)規(guī)劃，為項(xiàng)目范圍建立WBS視圖;通過群體決策技術(shù)，及時(shí)與客戶確認(rèn)項(xiàng)目成果，有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn);持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目范圍狀態(tài)，維護(hù)范圍基準(zhǔn)，杜絕范圍蔓延。由此，我深刻體會(huì)到范圍管理在項(xiàng)目管理過程中的重要地位。

正文

隨著xx銀行提出按照"三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)"(標(biāo)準(zhǔn)流程、標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)語(yǔ)言)與"三個(gè)集中"(集中核算、集中預(yù)算、集中支付)的原則，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作在統(tǒng)一規(guī)范、信息準(zhǔn)確、風(fēng)險(xiǎn)控制、高效運(yùn)作、管理提升方面的實(shí)質(zhì)改進(jìn)，甲方現(xiàn)有管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足信息收集、信息處理與會(huì)計(jì)核算等方面的要求?；诩追綐I(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃，我公司于2017年3月承建了xx銀行管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)(SCM)項(xiàng)目的建設(shè)，要求以金融核算業(yè)務(wù)為主線，建設(shè)與業(yè)務(wù)相適應(yīng)的新一代管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)，項(xiàng)目金額600萬元，工期12個(gè)月，涵蓋企業(yè)報(bào)表、總賬、報(bào)銷管理、固定資產(chǎn)、費(fèi)用預(yù)算、增值稅管理6個(gè)模塊，涉及信息部、財(cái)務(wù)部等6個(gè)業(yè)務(wù)部門、9家集成供應(yīng)商等眾多干系人，還涉及與甲方的中間業(yè)務(wù)平臺(tái)、主數(shù)據(jù)(MDM))、ERP等9個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，形成一體化平臺(tái)。系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，開發(fā)語(yǔ)言為JAVA，數(shù)據(jù)庫(kù)使用MYSQL。我作為承建方項(xiàng)目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理工作。我的團(tuán)隊(duì)成員包括需求分析3人、開發(fā)8人、測(cè)試4人、實(shí)施3人，質(zhì)量保證1人。

本項(xiàng)目的特點(diǎn)是∶

1.需集成系統(tǒng)較多，需要與甲方、各系統(tǒng)集成供應(yīng)商保持緊密聯(lián)系，完成系統(tǒng)集成開發(fā)和聯(lián)調(diào)任務(wù);

2.涉及用戶范圍廣，業(yè)務(wù)關(guān)系復(fù)雜，需求也不盡相同?；谝陨享?xiàng)目特點(diǎn)，我認(rèn)為范圍管理對(duì)本項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。

項(xiàng)目范圍管理是確保項(xiàng)目做且只做所需的全部工作，以成功完成項(xiàng)目。范圍管理過程包括∶

1.規(guī)劃范圍管理，依據(jù)項(xiàng)目章程，使用專題會(huì)技術(shù)，編制《范圍管理計(jì)劃》和《需求管理計(jì)劃》;

2.收集需求，依據(jù)需求管理計(jì)劃，使用訪談和原型法，編制《需求說明書》;

3.定義范圍，依據(jù)需求說明書，使用產(chǎn)品分析技術(shù)，定義范圍邊界，制定《項(xiàng)目范圍說明書》;

4.創(chuàng)建WBS，依據(jù)項(xiàng)目范圍說明書，使用滾動(dòng)式規(guī)劃，將可交付成果分解成易于管理的工作包，創(chuàng)建WBS和WBS詞典;

5.確認(rèn)范圍，依據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃，使用檢查和群體決策技術(shù)，獲得客戶對(duì)可交付成果的正式驗(yàn)收;

6.控制范圍，依據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃，使用偏差分析技術(shù)，維護(hù)范圍基準(zhǔn)，杜絕范圍蔓延。

下面闡述本項(xiàng)目的管理實(shí)踐。

1.集思廣益，合理規(guī)劃范圍管理。

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，好的計(jì)劃為有效管理項(xiàng)目范圍提供指南。在SCM項(xiàng)目初期，我召開專題會(huì)，與團(tuán)隊(duì)成員、甲方各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、集成供應(yīng)商一起充分討論項(xiàng)目中的范圍管理過程，定義了交付物驗(yàn)收流程、WBS分解方式、收集需求所采用的方法等內(nèi)容。根據(jù)會(huì)議結(jié)果，我編制了《xx銀行SCM項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃》和《xx銀行SCM項(xiàng)目需求管理計(jì)劃》并通過評(píng)審。

2.善于引導(dǎo)，加強(qiáng)互動(dòng)，獲取用戶明確需求。

明確且無歧義的需求是項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)。在SCM項(xiàng)目中，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)通過用戶訪談等方式，開展需求收集與分析工作。通過訪談，我發(fā)現(xiàn)甲方領(lǐng)導(dǎo)非常關(guān)注SCM系統(tǒng)與9個(gè)管理系統(tǒng)集成，形成一體化平臺(tái)，但在如何集成才能滿足需求方面，具有很多不確定性。為此，我?guī)ьI(lǐng)團(tuán)隊(duì)與各集成供應(yīng)商一起，使用原型法搭建Demo演示環(huán)境，模擬用戶集成操作場(chǎng)景，與用戶一起找到真正痛點(diǎn)，提煉用戶實(shí)際需求，整理后形成《xx銀行SCM項(xiàng)目需求說明書》并通過評(píng)審。

3.詳細(xì)描述項(xiàng)目產(chǎn)品，清晰定義項(xiàng)目邊界。

只有清晰定義項(xiàng)目邊界，才能有效管理范圍。我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，依據(jù)《需求說明書》和搭建好的Demo原型，使用產(chǎn)品分析技術(shù)，模擬生產(chǎn)環(huán)境進(jìn)行工作，進(jìn)一步將用戶需求轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)所需功能，定義出系統(tǒng)業(yè)務(wù)方案。另外，我們對(duì)SCM系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)哪些功能、不提交哪些文檔也進(jìn)行了明確說明。我將上述內(nèi)容記錄到《xx銀行SCM項(xiàng)目范圍說明書》中，甲方項(xiàng)目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了簽字確認(rèn)。4.滾動(dòng)規(guī)劃，漸進(jìn)明細(xì)，靈活分解WBS。

只有將目標(biāo)進(jìn)行分解，才能進(jìn)行有效的管理。在SCM項(xiàng)目中，我?guī)ьI(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)首先確定WBS基于可交付物進(jìn)行分解，采用4層架構(gòu)，之后采用分解技術(shù)，將SCM系統(tǒng)6個(gè)主模塊作為第1層，22個(gè)業(yè)務(wù)模塊作為第2層，業(yè)務(wù)模塊的各個(gè)子功能作為第3層，第4層則是對(duì)第3層的進(jìn)一步細(xì)分。期間使用滾動(dòng)式規(guī)劃的方法，將近期需要完成的工作(如主數(shù)據(jù)管理、檔案管理)分解的細(xì)一些，遠(yuǎn)期的工作(如審批流、人員庫(kù))分解的粗一些。最后，我們將項(xiàng)目的范圍說明書、WBS和WBS詞典提交評(píng)審，通過后正式發(fā)布，形成項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。5.及時(shí)確認(rèn)階段成果，有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人正式接受已完成項(xiàng)目交付物的過程，對(duì)于降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，確保項(xiàng)目受控有著重要作用。在SCM項(xiàng)目中，我使用檢查和群體決策技術(shù)，在每個(gè)階段結(jié)束時(shí)與相關(guān)干系人召開階段評(píng)審會(huì)，各方共同對(duì)本階段的工作內(nèi)容和交付物進(jìn)行評(píng)審，并對(duì)關(guān)鍵文檔進(jìn)行確認(rèn)定版，評(píng)審過程產(chǎn)生的意見都會(huì)形成正式書面記錄，并請(qǐng)甲方項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)，最終完成本階段的驗(yàn)收工作。6.持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目范圍，杜絕范圍蔓延。

要有效控制項(xiàng)目范圍，就需要持續(xù)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理偏差，維護(hù)范圍基準(zhǔn)，杜絕范圍蔓延。SCM項(xiàng)目進(jìn)入測(cè)試階段后，科技部主任提出，由于業(yè)務(wù)原因，需要將原本部署在小型機(jī)中的SCM系統(tǒng)遷移到新搭建的虛擬集群上。我將此需求己錄為變更請(qǐng)求，并召集團(tuán)隊(duì)使用偏差分析技術(shù)，全面評(píng)估變更影響。借助需求追蹤矩陣，我們確定遷移工作不在范圍基準(zhǔn)內(nèi)，而實(shí)現(xiàn)此需求需要增加5個(gè)人天的工作量。雖然可以將工作安排在非關(guān)鍵路徑上，不會(huì)影響總體進(jìn)度，但成本增加不可避免?；诜治鼋Y(jié)果，我制定了變更方案，通過論證后提交CCB審批。審批通過后，公司與客戶簽署了補(bǔ)充協(xié)議，我更新了項(xiàng)目基準(zhǔn)和項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目得以順利進(jìn)行。

最終，SCM項(xiàng)目于2017年12月按期上線，2018年3月終驗(yàn)，甲方領(lǐng)導(dǎo)特意發(fā)來感謝信，對(duì)我方的工作予以肯定。項(xiàng)目的成功在很大程度上得益于我進(jìn)行了有效的項(xiàng)目范圍管理。回顧項(xiàng)目，我深刻體會(huì)到，要想有效管理項(xiàng)目范圍，應(yīng)該做到∶①集思廣益，合理規(guī)劃范圍管理;②使用訪談和原型法，準(zhǔn)確定義用戶需求;③使用產(chǎn)品分析技術(shù)，清晰定義項(xiàng)目范圍;④滾動(dòng)規(guī)劃，靈活分解，為項(xiàng)目范圍建立WBS視圖;⑤及時(shí)與客戶確認(rèn)項(xiàng)目成果，有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn);⑥持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目范圍，維護(hù)范圍基準(zhǔn)，杜絕范圍蔓延。只有全局審視項(xiàng)目，綜合考慮各方面因素，才是項(xiàng)目成功的法寶，這也是我需要不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐的地方。

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