2010年下半年軟考高級信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師綜合知識真題答案與解析：

● 項(xiàng)目組成員中有一名專職的文件管理員，其主要職責(zé)之一是負(fù)責(zé)項(xiàng)目組的文件收發(fā)和保管。針對于文件收發(fā)環(huán)節(jié)，以下敘述不正確的是（65）。
（65）A．電子版文件可通過授權(quán)系統(tǒng)來控制收發(fā)
B．對于紙制文件可以采用編號、蓋章等方法控制文件的有效性
C．發(fā)給客戶的文件可以不進(jìn)行文件回收管理
D．對現(xiàn)場使用的外來文件可不進(jìn)行文件收發(fā)管理
信管網(wǎng)解析：
文檔管理的方法屬于溝通管理范疇。企業(yè)的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該基本采取統(tǒng)一格式記錄信息以及進(jìn)行傳遞。企業(yè)的項(xiàng)目管理部門應(yīng)該總結(jié)或借鑒一些好的模板進(jìn)行共享，這樣有助于信息格式標(biāo)準(zhǔn)化，以免引起不必要的混亂。
對于不同層次的項(xiàng)目干系人，應(yīng)規(guī)定不同的信息格式。信息也是層層分解的。信息的詳略程度不同，信息的報(bào)送格式也不同。負(fù)責(zé)項(xiàng)目組的文件收發(fā)和保管文件管理員的控制方法也有所不同。“C．發(fā)給客戶的文件可以不進(jìn)行文件回收管理”是正確的。
不同信息的收集和文檔歸檔的結(jié)構(gòu)等也都會有所不同。應(yīng)根據(jù)企業(yè)的管理需要和項(xiàng)目周期的特點(diǎn)，界定項(xiàng)目當(dāng)中會產(chǎn)生哪些信息，來自于內(nèi)部哪個(gè)部門，以何介質(zhì)出現(xiàn)，可能的頻度，對于新舊版本如何管理，編號規(guī)則，如何向相關(guān)人員（包括項(xiàng)目成員和與項(xiàng)目有關(guān)的部門傳遞，如何進(jìn)行信息歸檔、設(shè)定秘級、無用信息的處理，外部接收到的文件如何歸檔和使用等。“A．電子版文件可通過授權(quán)系統(tǒng)來控制收發(fā)”無疑是正確的。
此處可參考IS09000中對文件和質(zhì)量記錄管理的規(guī)定來進(jìn)行判斷。文件發(fā)布前要得到批準(zhǔn)，必要時(shí)對文件進(jìn)行評審與更新，并再次批準(zhǔn)（“B．對于紙制文件可以采用編號、蓋章等方法控制文件的有效性”也是正確的，確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)，規(guī)定記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制等（可見“D．對現(xiàn)場使用的外來文件可不進(jìn)行文件收發(fā)管理”時(shí)錯(cuò)誤的。有些信息可以通過口頭來傳遞，但重要的信息都要以文檔方式加以記錄，記錄中要有記錄時(shí)間、記錄入的信息。
故D是正確答案。
信管網(wǎng)參考答案：D