摘要：
2012年5月，我公司成功中標(biāo)了XX省建筑集團總公司的企業(yè)信息化平臺建設(shè)項目，我作為項目經(jīng)理參與了該項目的建設(shè)。該項目合同造價為300萬元，工期為12個月。該項目旨在提高XX省建筑集團總公司的信息化管理能力，通過該系統(tǒng)，甲方單位可以對其下屬的6個子公司及時管理。系統(tǒng)主要包括ERP集成、OA辦公自動化，我們應(yīng)合同要求還預(yù)留了CAD工程設(shè)計圖、工程造價管理系統(tǒng)以供二期項目進行。2013年5月，該系統(tǒng)正式上線運行。甲方單位對系統(tǒng)評價很高，我公司也認(rèn)為該項目有可借鑒之處，將項目經(jīng)驗列入了公司的組織過程資產(chǎn)。
該項目的成功實施，得益于我的良好管理。我除了在傳統(tǒng)的成本、質(zhì)量、進度等方面嚴(yán)格管控外，尤其對溝通管理非常注重。本文結(jié)合我在溝通管理方面的經(jīng)驗，尤其是制定溝通計劃、信息分發(fā)、績效報告和干系人管理方面進行論述，希望我的經(jīng)驗?zāi)軐ν杏兴鶈l(fā)。

正文：
2012年5月，我公司通過公開招投標(biāo)，成功獲得了XX省建筑集團總公司的企業(yè)信息化綜合平臺的建設(shè)項目，我作為項目經(jīng)理全程參與了該項目的建設(shè)。該項目中標(biāo)價格為300萬元，合同工期為12個月。該項目旨在提高XX省建筑集團總公司的信息化管理能力，幫助其對下屬6個子公司及時管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)包括ERP集成和OA辦公自動化系統(tǒng)，作為二期工程的基礎(chǔ)，我們還需要按合同要求預(yù)留一些系統(tǒng)接口，包含CAD設(shè)計圖管理系統(tǒng)，工程造價管理系統(tǒng)，模擬仿真建筑系統(tǒng)等方面。在結(jié)構(gòu)體系上，我們沿用甲方的HP小型機作為服務(wù)器，UNIX作為操作平臺，用WEBSERVICE技術(shù)實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的交互連接，用J2EE作為工作環(huán)境，使用SQL數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)支持，力爭開發(fā)出一個質(zhì)量過硬、成本合理的集成系統(tǒng)。
要達到這樣的要求，必須有良好的項目管理能力作為支持。針對本項目，我們的困難主要是第一次承建XX省內(nèi)的甲方項目，雖然我們在其它省市有良好的業(yè)績，但作為在XX省的第一個項目，只能做的更好。公司領(lǐng)導(dǎo)對這個項目期待很高，而我面臨的第一個問題，就是與甲方的溝通。
溝通管理的地位非常重要。項目中，良好的溝通可以消除不必要的誤會，準(zhǔn)確獲得甲方的需求；可以創(chuàng)造良好的團隊氣氛，使員工愉快而高效的工作，從而提高質(zhì)量、保證進度；可以確保范圍的準(zhǔn)確，從而減少返工，降低成本；還可以保證采購計劃得以順利實施，避免采購到不合適的材料設(shè)備，以進一步避免對項目整體的干擾?？梢哉f，在某種程度上，溝通管理的好壞，將影響到整個項目的實施，其重要性不言自明。
溝通管理的第一步，是識別干系人和溝通計劃的制定。工作多年的我當(dāng)然知道，這是一切工作的基礎(chǔ)，我做了很多具體的工作。
1.溝通計劃的制定
溝通計劃之所以重要，是因為它形成了溝通管理的基礎(chǔ)。我?guī)ьI(lǐng)我的項目成員在項目啟動的時候，就開始與甲方干系人進行溝通。我們利用公司的過程資產(chǎn)，結(jié)合甲方項目代表的意見，制訂了一份基本詞匯表，其中主要描述了甲方行業(yè)的專業(yè)術(shù)語，并包含了一些甲方日常工作的基本流程及其解釋。這樣做的好處，一是給甲方一個良好的第一印象，認(rèn)為我們很專業(yè)，二是能幫助我們的團隊成員正確領(lǐng)會甲方干系人的意圖，三是可以有效培訓(xùn)我團隊里兩名新入職的同事，讓其盡快找到工作狀態(tài)。
有了這份詞匯表，通過學(xué)習(xí)并考核項目組成員，確定他們能正確理解甲方專業(yè)術(shù)語之后，我們會同甲方總經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等召開了需求分析會，在會上雙方溝通效果非常好，甲方部分領(lǐng)導(dǎo)甚至驚訝我們對建筑領(lǐng)域知識的廣度。但在本次項目會議上，甲方總經(jīng)理并未到場，僅是派其助理參加了會議。我敏感的猜測，甲方老總似乎并不太注重這個項目。
第二天，我專程拜訪了甲方總經(jīng)理，才得知他真的不重視這個項目。只是國家建筑行業(yè)要求特一級自知的必要，他才批準(zhǔn)這個項目的。我結(jié)合我對建筑業(yè)的了解，給他講述了其他省市項目的成功經(jīng)驗，通過對比項目實施前后給企業(yè)帶來的效率飛躍，讓他開始產(chǎn)生了興趣。我給他看了之前一天會議的會議紀(jì)要，上面及早了甲方各職能部門負(fù)責(zé)人對項目效果的要求，逐一講解其會為甲方帶來的好處，從而說服其老總認(rèn)真對待這個項目。之后的幾天，甲方老總自己提出了對項目系統(tǒng)戰(zhàn)略管理方面的需求，這說明我的溝通很成功。
有了甲方一把手的支持，我們和甲方的溝通效率提高了很多，在明確分析了甲方各干系人的主要期望后，我們制訂好了項目的溝通計劃。其中包括了干系人列表及其期望、聯(lián)系方式、在何處里程碑處向其提供何種資料，其溝通風(fēng)格和喜好等備注信息，以及聯(lián)絡(luò)方式。
2.向干系人分發(fā)消息
隨著項目的推進，每到一關(guān)鍵節(jié)點處，我就會安排團隊匯總各個干系人需要的過程信息，并進行認(rèn)真審核。在檢查無誤之后，我們會按照溝通計劃將信息及時交送到干系人的手上。通過電子郵件交送的，我們會保留郵件存根，并要求對方郵件服務(wù)器發(fā)送讀信回執(zhí)；通過特快專遞的樣品和其他資料，我們會要求快遞公司提供收件簽名照片和相關(guān)物流信息；對于我們親自送交的文件，我們會讓收件人簽收并將簽收表存檔。
對于日常溝通方面，我則建立了一個項目組QQ群，并辦理了手機移動短號，這樣降低了溝通的成本，間接提高了項目的效益。
3.績效信息的管理
雖然我們建立了良好的溝通機制，有明確的溝通對象和渠道，但甲方更關(guān)注的，其實溝通的內(nèi)容和結(jié)果。前面的工作都是在為內(nèi)容的順利傳達而服務(wù)的。
甲方最關(guān)心的內(nèi)容，其中主要是項目的績效信息和報告。在項目實施的過程中，我們不斷的檢查項目的進展，逐漸形成了項目的信息。我們每周安排例會，會上都要對各模塊小組做掙值分析，做質(zhì)量評審，同時形成狀態(tài)報告、進展報告、預(yù)測信息、質(zhì)量報告、配置狀態(tài)報告等信息。我們按照干系人的期望，結(jié)合里程碑信息，將報告分為兩類，一類是已經(jīng)或基本滿足干系人期望的報告，此類報告可檢查確認(rèn)后直接發(fā)送；另一類報告暫不能滿足干系人的期望。對后一類報告，我會要求相關(guān)小組長，結(jié)合WBS和RAM確定責(zé)任人，并要求其提出整改意見，確定整改期限和檢查人之后，將上述信息有選擇的隨績效報告一起發(fā)送給干系人。甲方對這種報告方式高度評價。
4.管理干系人
項目的干系人多而復(fù)雜，其期望有時甚至?xí)_突。例如甲方老總提出了戰(zhàn)略分析需求，我需要增加一個BI模塊去滿足其期望。在提交審核的過程中，我方以附加合同的方式要求甲方確認(rèn)，遭到了其一位重要干系人、甲方總會計師的反對。他認(rèn)為，項目預(yù)算已經(jīng)確定，在沒有看到項目產(chǎn)生確切收益之前追加投資是不行的，且發(fā)改委審批的項目資金就是300玩，已無力支持。我經(jīng)過數(shù)次協(xié)調(diào)，最終說服甲方老總，將其功能放在二期實現(xiàn)，甲方老總則表示非常期待我們實施成功以觀效果，并希望我們參加二期投標(biāo)。
5.結(jié)尾
我們的項目于2013年5月正式上線運行，由于在項目中充分的溝通，甲方各干系人都較為滿意，認(rèn)為我們在諸多限制條件下盡可能的滿足了其需求，并期待二期工程的展開。我們的項目獲得了成功，項目經(jīng)驗列入了公司組織過程資產(chǎn)。這個項目對我的啟示是：溝通首先要真誠，全心全意的站在對方的立場上考慮，結(jié)合充分的溝通計劃，詳實的績效信息、有效的發(fā)送到干系人手上，同時要注重干系人之間的不一致，盡快、有效的減弱它、消除它，才能保障整個溝通管理的順利進行。我也非常注重內(nèi)部溝通，和同事關(guān)系融洽，深得領(lǐng)導(dǎo)信任。篇幅所限，在此不表。我在今后的管理中，將繼續(xù)注重溝通的管理，畢竟它占用了我80%的時間，我將為信息化建設(shè)行業(yè)繼續(xù)努力，更進一步。