接下來的工作是數(shù)據(jù)編碼。即將結(jié)構(gòu)化的分類數(shù)據(jù)中涉及到的各種科目按一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則統(tǒng)一編碼，以便分類匯總及查詢，并有利于不同部門在企業(yè)信息化過程中對同一信息的理解和溝通。實(shí)踐中有許多企業(yè)是按成本會計(jì)科目的拼音聲母組合來實(shí)現(xiàn)，這既利于迅速查詢，又有利于非專業(yè)人士的理解，方便不同部門間溝通。

    逐條逐目的將各種數(shù)據(jù)錄入結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫，使分類數(shù)據(jù)得以核算是成本控制的重要階段，也是數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中的最終環(huán)節(jié)。在這一階段，數(shù)據(jù)錄入人員將前期工作所完成的工作成果輸入數(shù)據(jù)庫中的相應(yīng)位置，使其迅速的產(chǎn)生相應(yīng)的結(jié)果。核算部門將核算的各種結(jié)果組成文件，然后有選擇的通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，供部門內(nèi)部或權(quán)限允許的部門使用，信息使用部門也可通過信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋信息方面情況，這就完成了圖－１中右邊的結(jié)構(gòu)。

    完成上述工作，基本上就完成了數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，但這只完成了成本控制的前提條件。

    四.信息化條件下的成本控制方法

    和任何的系統(tǒng)一樣，信息化條件下企業(yè)成本控制系統(tǒng)有其終極目標(biāo)。成本是企業(yè)經(jīng)營狀況的反映，如果企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本低，在其他條件相同時(shí)，其產(chǎn)品就具有價(jià)格競爭力，企業(yè)的經(jīng)營狀況自然也好。和傳統(tǒng)的成本控制目標(biāo)略有差異，企業(yè)信息化是一項(xiàng)長期的經(jīng)營管理戰(zhàn)略，而不是一項(xiàng)能立竿見影的工作；在信息化條件下，企業(yè)成本控制不應(yīng)只以降低成本、促進(jìn)銷售、擴(kuò)大產(chǎn)品市場占有率為目標(biāo)，而且還應(yīng)該著眼企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營穩(wěn)健性這一戰(zhàn)略目標(biāo)，這就要求企業(yè)經(jīng)營成本穩(wěn)健，避免由于預(yù)測等方面原因帶來的成本大起大落。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首先需要了解企業(yè)成本產(chǎn)生波動的原因。下面引入“牛鞭效應(yīng)”這一現(xiàn)象來說明。

    “牛鞭效應(yīng)”最早是寶潔公司在調(diào)查嬰兒一次性紙尿褲訂單分布規(guī)律時(shí)，發(fā)現(xiàn)雖然嬰兒對產(chǎn)品的消費(fèi)比較穩(wěn)定，零售商的銷售波動也不大，但廠家從經(jīng)銷商那里得到訂單卻出現(xiàn)大幅波動。同一時(shí)期，廠家向原材料供應(yīng)商的訂貨量的波動幅度就更大。這就像揮動牛鞭一樣，只要手腕稍稍抖動，鞭稍就發(fā)生大幅波動。于是人們稱這種現(xiàn)象為“牛鞭效應(yīng)”。后來經(jīng)眾多的企業(yè)驗(yàn)證，這一現(xiàn)象也存在于其他行業(yè)的一些企業(yè)中。

    “牛鞭效應(yīng)”所造成的需求大幅波動對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營造成很大的難題，它可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)安排不當(dāng)，運(yùn)輸不合理，庫存波動，采購量變化，使企業(yè)對市場變化反映緩慢，客戶滿意度下降，收益減小，而這些都反映為信息失靈、企業(yè)成本的異常波動。

    企業(yè)在信息化主要解決的是企業(yè)由于信息傳遞滯后，反饋不靈敏問題，所使用的手段主要是通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)，傳遞的是數(shù)據(jù)化的信息。信息是具有時(shí)間性，而且易失真，信息源的信息經(jīng)過一定的傳遞環(huán)節(jié)和路徑極可能變得面目全非。另外，信息在傳遞過程中難免出現(xiàn)人為因素造成的信息傳遞滯后和失真等情況，因而，企業(yè)信息化條件下要降低“牛鞭效應(yīng)”產(chǎn)生的成本，使成本波動幅度減小，就需要從信息可能失真的環(huán)節(jié)著手，系統(tǒng)的解決信息失真問題。

    五.做好成本控制系統(tǒng)構(gòu)建前期的準(zhǔn)備工作

    如前所述，企業(yè)成本控制系統(tǒng)構(gòu)建有一個(gè)前期準(zhǔn)備工作。前期工作所處理的原始資料既是企業(yè)各部門工作的成果，又是成本控制工作的起點(diǎn)，因而必須保證源頭信息的真實(shí)性。這一方面要構(gòu)建資料使用反饋機(jī)制，使資料源頭與“黑箱”開啟人員能及時(shí)的溝通，以驗(yàn)證并保證資料來源的可靠性。另一方面要配備高素質(zhì)的“黑箱”開啟人員。作為“黑箱”開啟人員，必須具有系統(tǒng)的資料方面知識和分析判斷能力，能對資料的有用性和真實(shí)性做出基本判別，資料的取舍要經(jīng)過集體抉擇和溝通反饋，盡量減少個(gè)人臆斷。這樣才能盡量減少源頭信息失真。

    1. 構(gòu)建良好的企業(yè)成本控制系統(tǒng)

    一個(gè)良好企業(yè)成本控制系統(tǒng)不僅要全面的反映企業(yè)成本的全面構(gòu)成，避免由于成本考慮不周全而造成的成本異常波動，而且對輸入數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)的真實(shí)性有較高的要求。這不只是成本控制體統(tǒng)內(nèi)部的事，也有企業(yè)相關(guān)部門的職責(zé)。企業(yè)內(nèi)部的銷售、生產(chǎn)、物流部門要做好市場需求預(yù)測，生產(chǎn)資源規(guī)劃，庫存及運(yùn)輸方面預(yù)測，減少成本系統(tǒng)外的因素造成的成本波動。另外，企業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息傳遞數(shù)據(jù)化和書面化，避免由于經(jīng)驗(yàn)和口頭方面原因造成企業(yè)成本信息失真。

    2. 加快信息傳遞速度

    信息傳遞的速度與企業(yè)成本波動關(guān)系密切。一般的，準(zhǔn)確及時(shí)的信息可使成本控制部門及時(shí)了解企業(yè)成本最新狀況，而信息傳遞滯后則可能使成本控制部門對變化了的情況做出錯誤判斷，使信息供應(yīng)鏈上出現(xiàn)誤區(qū)，造成企業(yè)經(jīng)營方略和決策的失誤。

    加快信息傳遞速度還要求部門配備專門的信息人員，對新生成的信息和變化了的信息做出迅速反應(yīng)，及時(shí)的處理、反饋和傳遞，使需要者能及時(shí)的了解最新信息。此外，加強(qiáng)員工的信息化意識，培養(yǎng)員工的信息反應(yīng)及反饋能力也是加快信息傳遞的有效途徑。

    3. 統(tǒng)一信息內(nèi)容

    轉(zhuǎn)遞者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人對同一問題有不同的理解，同一信息在傳遞途中，會由于形形色色的轉(zhuǎn)述而變得面目全非，因而需要對傳遞中的信息使用相同的格式，統(tǒng)一傳遞內(nèi)容，使傳遞中的內(nèi)容在不同的信息界面上顯示為同一內(nèi)容，或顯示所有的傳遞路徑便于查出信息失真的過程。而這些在信息化條件下通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的郵件系統(tǒng)較易實(shí)現(xiàn)（如Notes系統(tǒng)的郵件轉(zhuǎn)發(fā)功能）。

    減小成本波動是信息化條件下的企業(yè)成本控制系統(tǒng)最終目標(biāo)，但究竟什么樣范圍內(nèi)的成本波動是合理的還需要成本控制的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

    4. 信息化條件下的成本控制系統(tǒng)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

    對于系統(tǒng)中的波動，一般來說，波動越小，系統(tǒng)越穩(wěn)定。但究竟多小的波動是理想的范圍，這需要引入六西格瑪標(biāo)準(zhǔn)。

    六西格瑪管理思想是摩托羅拉公司首先使用，并由通用公司前總裁杰克•.威爾奇大范圍推廣的一種先進(jìn)管理理念。希臘字母中小寫的δ是一個(gè)在統(tǒng)計(jì)學(xué)中表示標(biāo)準(zhǔn)差的符號，六西格瑪管理思想中將一個(gè)系統(tǒng)假想成一個(gè)閉環(huán)，這個(gè)閉環(huán)非常敏感，系統(tǒng)中那些影響因素正常變動時(shí)，系統(tǒng)運(yùn)行就正常；影響系統(tǒng)的因素發(fā)生變化時(shí)，系統(tǒng)就有一個(gè)波動，稱之為偏差，如函數(shù)y=f（x）就是一個(gè)受變量x影響的系統(tǒng)。六西格瑪管理法通過提出系統(tǒng)波動的理想目標(biāo)，收集現(xiàn)實(shí)中系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平均值，計(jì)算數(shù)據(jù)方 差，找出偏離平均值的程度，然后通過改造系統(tǒng)流程，減小和消除系統(tǒng)的偏差來達(dá)到系統(tǒng)運(yùn)行的正常化。為說明如何運(yùn)用六西格瑪標(biāo)準(zhǔn)評價(jià)信息化條件下的成本控制系統(tǒng)，我們用圖-2說明。

 圖—2

    假設(shè)企業(yè)必須有一個(gè)可以接受的成本18，由于非系統(tǒng)原因或其它原因，企業(yè)的成本左右允許偏差２，即成本可以在到16～20范圍內(nèi)波動，任何在這個(gè)范圍內(nèi)的成本，對于企業(yè)所有者來說都是可以接受的，16為LSL,代表“下限”，20為USL,代表上限。接下來我們需要統(tǒng)計(jì)企業(yè)在相同長度會計(jì)期間的成本，求出這些成本的平均值，若正好為18, 我們以18為中軸，把所有的成本數(shù)據(jù)放入一張正態(tài)分布曲線圖（鐘形曲線）如圖-2。此時(shí)我們會發(fā)現(xiàn)在相同長的會計(jì)期間，有的成本高于20，有的成本低于16,這對于企業(yè)來說并不奇怪，因?yàn)橛械臅?jì)期間可能出現(xiàn)原材料價(jià)格漲跌情況。此時(shí)我們計(jì)算出現(xiàn)在的標(biāo)準(zhǔn)差（δ）為2.7,這對于企業(yè)成本為波動范圍為２的限制來說，它還達(dá)不到一個(gè)δ標(biāo)準(zhǔn)。

    這說明目前企業(yè)的狀況不好，必須采取措施改進(jìn)成本控制系統(tǒng)，如加快信息發(fā)布速度，及時(shí)統(tǒng)計(jì)原始資料，削減庫存，減員增效等。結(jié)果我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)成本的偏差大大減小，這說明企業(yè)運(yùn)營過程中的成本波動減小，這對企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算決算等方面提供了可靠的依據(jù)，企業(yè)經(jīng)營的穩(wěn)健性從而也得以增加。

    從統(tǒng)計(jì)學(xué)的角度來說，標(biāo)準(zhǔn)差從2.7減小到0.33,這就意味著其企業(yè)的成本控制達(dá)到了六西格瑪。如圖－３表明了這種狀態(tài)，此時(shí)的企業(yè)的平均成本仍然是18但由于成本控制的改進(jìn)，成本波動的偏差減小，成本變動都控制在允許的波動范圍之內(nèi)，即成本曲線的正態(tài)分布圖在LSL和USL線之間，此時(shí)就達(dá)到了成本控制系統(tǒng)運(yùn)行的優(yōu)良狀態(tài)。

                                                                                                           圖-3

　
    需要指出的是，六西格瑪標(biāo)準(zhǔn)并不是企業(yè)成本控制系統(tǒng)的最優(yōu)狀態(tài)，因?yàn)槲鞲瘳敂?shù)越大，西格瑪?shù)闹翟叫。到y(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)健性就越好。由此可見，企業(yè)成本控制系統(tǒng)是一個(gè)不斷的改進(jìn)的動態(tài)開放系統(tǒng)。上述過程從理論上描述了六西格瑪標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，對于信息化條件下的成本控制系統(tǒng)，我們可參考這種方法訂立對企業(yè)可行的西格瑪標(biāo)準(zhǔn)，并適時(shí)的改進(jìn)系統(tǒng)流程，從而使整個(gè)系統(tǒng)向更高的目標(biāo)邁進(jìn)。