論信息系統(tǒng)項目的成本管理

摘要

有效的項目管理是項目成功的關鍵所在，可以提高產品質量和生產效率。成本管理是項目管理的主要內容之一，是指在項目實施過程中，為了保證完成項目所花費的時間成本不超過其預算成本而展開的項目成本估算，項目預算編制和項目成本控制等方面的管理活動。本文以某某單位社會保險綜合管理系統(tǒng)建設為例，重點討論了軟件項目的成本管理。

成本估算和控制是成本管理的主要活動。本文首先分析了某某單位社會保險綜合管理系統(tǒng)建設的背景和特征、項目管理的關鍵活動，結合軟件項目特點及對成本估算模型和技術分析的基礎上，用項目成本管理的理論指導管理過程，出色地完成了項目目標，得到了領導和用戶的一致好評。在該項目中，我作為項目經理，參與了業(yè)務需求調研與分析、系統(tǒng)分析、設計和全面的項目管理工作。

正文

1．項目簡介

某某單位的社會保險綜合管理系統(tǒng)有以下特點：第一、業(yè)務范圍廣、項目周期長，如果成本管理不夠細致，會造成項目成本的不可控；第二、項目團隊構成復雜，項目團隊分為軟件系統(tǒng)開發(fā)組和硬件系統(tǒng)集成組，解決團隊之間的協(xié)作、溝通和沖突所需要的成本應予以充分關注；第三、項目的規(guī)模大、目標過程復雜，成本估算、預算復雜度高，可采用大型復雜項目管理思想，將其分解為若干子系統(tǒng)，使對子系統(tǒng)的成本預算達到可度量的程度，在項目的里程碑節(jié)點對預算成本和完成的成本進行嚴格審計，及時發(fā)現不一致性，分析原因，制定改進方案。

2．成本估算

項目成本管理是指在項目的實施過程中，為了保證完成項目所花費的實際成本不超過其預算

成本而展開的項目成本估算、預算和控制等方面的管理活動，主要包括編制項目所需資源成本的近似估算值；在此基礎上進行細化，將估算分配到各項活動中，形成預算成本；在各階段進行預算成本與完成成本的審計，管理和控制預算的變更。

成本估算和成本預算在項目計劃階段完成，此時，已經有了項目范圍說明書、工作分解結構、初步的項目管理計劃等，加上企業(yè)環(huán)境因素和組織過程資產，可作為進行成本估算的輸入。軟件因其復雜性和難以度量等原因，準確的成本估算是成本管理首先需要解決的問題。多年項目管理中，我一般采用以下工具和技術進行成本估算：依靠該領域專家的經驗、直覺以及對所測算軟件項目的理解給出成本測算值的專家判斷法；將新的軟件項目與已完成的相似的項目進行類比，用已完成項目的實際成本經適當調整作為新項目的成本測算值的類比估算法；“自下向上”和“自上向下”相結合的任務分解法。經過成本估算，輸出項目成本估算結果（項目實時所需的所有資源、資源數量、成本等，以及可能的風險帶來的意外成本支出），并對項目范圍、管理計劃等文件進行修正。

在軟件項目的需求開發(fā)階段完成“用戶需求說明書”的定義后，我們以此創(chuàng)建了WBS、并采用MicrosoftProject工具制定了初步的項目綜合計劃。工作量估算是成本估算的基礎，在該項目的成本估算過程中，我首先采用了類比估算法。因為之前也負責過類似信息系統(tǒng)的研發(fā)管理，同時已對本系統(tǒng)進行了需求分析，所有能夠從產品包和活動級別與類似系統(tǒng)進行對比，從而使得估算更加準確。同時，從公司組件庫中提取了可重用組件直接使用在本項目中，節(jié)約了一定的人力、時間成本。單純的類別估算法可能會因開發(fā)團隊、資源配置情況不同而產生誤差，所有，在本項目成本估算時我還采用了由各子模塊負責人及開發(fā)團隊直接參與的任務分解法。其中，由于開發(fā)人員對模塊的理解較詳細，由他們直接參加，采用“自下向上”測算給出成本估算；另一方面，組織各子系統(tǒng)開發(fā)經理，采用“自上向下”的方法進行成本估算。最終，根據項目綜合管理計劃，對三份成本估算結果進行對比和調整，并在各方達成一致。例如，最終確定一個活動的歷時估算時，針對參與過以往項目的程序員，必要時會參考其在以往類似工作中的績效信息，從多方面綜合評估，最終確定人員、歷時、資源的成本估算。成本估算的完成，進一步細化項目綜合計劃，確定了活動間的依賴關系、明確活動的前置任務、開始時間、結束時間和責任人。

3．成本預算

項目成本預算為項目管理者監(jiān)控項目提供了一個標尺，它將資源按計劃分配到活動中，并為管理、控制提供依據。在成本估算輸入項的基礎上，成本預算豐富了活動成本估算和估算的支持性細節(jié)等輸入項，使得成本預算可以更加細化和精確。

成本預算主要活動是將項目總成本分配到各項活動中，并確定成本預算支出的時間計劃和累計預算成本，形成成本預算計劃。使用的工具包括成本總計、管理儲備等，并最終輸出成本基準計劃、項目資金需求及對相關文檔的變更。

在該項目的成本預算過程中，我對估算成本按子系統(tǒng)、工作包、功能模塊、活動自頂向下逐級分配的方式進行，在分配過程中，對相關責任人進行訪談和確認，以獲取責任人的承諾。過程中也出現了對部分估算的調整，針對這些調整，對項目管理計劃等進行了相應的變更。估算階段工作量較大，經驗成分較多，粒度難以把握，這也是很多項目經理人為“忽視”該活動的重要原因。我認為，磨刀不誤砍柴工，只有盡量將成本估算做好做細，才能為項目的成本管理提供依據和保障，防止過程中使資源的消耗出現不可控狀態(tài)。

4．成本控制

成本控制指對項目實施過程中發(fā)生的各種實際成本與計劃成本進行對比分析，并及時對偏差進行糾正，以使項目的時間成本控制在計劃和預算范圍內的管理過程。成本控制以成本基準、績效分析報告、變更等為輸入，采用變更控制流程、績效測量與評估、預測技術為方法和手段，對計劃成本與實現成本的偏差進行分析并及時制定糾正措施。

在該項目的成本控制活動中，我首先為項目過程設置多個里程碑節(jié)點，在這些節(jié)點上進行績效測量和評估；通過項目例會、周報等途徑和技術分析成本計劃執(zhí)行情況，發(fā)現偏差后及時與相關負責人進行溝通，分析偏差產生的原因，及時制定改進和修正措施，從而保證了成本計劃執(zhí)行的可控和可度量。

該項目中我采用MicrosoftProject平臺作為綜合計劃管理的工具。某項任務在Project中都有其責任人、計劃開始和結束時間等信息。某項活動正式發(fā)起時，由責任人修改該活動的實際開始時間并在完成時填寫實際完成時間。作為項目負責人，我定期對眾多的活動和工作包的執(zhí)行進度進行檢查；其次，綜合計劃中明確定義了周例會的時間，通過周例會，各子系統(tǒng)負責人報告項目執(zhí)行過程中存在的問題；再次，綜合計劃中在項目的各關鍵點（如設計評審、系統(tǒng)集成）處設置里程碑節(jié)點，在該節(jié)點上對采用偏差分析、趨勢分析、掙值分析等技術對項目成本測量和評估。通過以上活動，基本上能夠實現對項目進展情況的及時了解和掌握，及時發(fā)現偏差并組織進行分析，制定修正的措施。

該項目的成本控制活動中，根據以往管理信息系統(tǒng)研發(fā)的經驗，還對項目風險進行了重點跟蹤，并通過嚴格的變更控制流程有效降低了不可預見成本的支出。在本項目的項目計劃階段，通過對項目范圍、人力資源等目標的分析，識別了一些項目的風險（例如，如何將各險種所涉及的不同保險公司原有數據進行整合、并責成各保險公司針對新系統(tǒng)提供統(tǒng)一的數據接口是在風險管理過程中識別的一項風險）。該風險產生的原因主要是原系統(tǒng)已經投入使用多年，當初的開發(fā)團隊、技術資料可能已經不復存在，無法實現接口的提供；該工作涉及不同的公司，在溝通、配合方面可能存在額外的成本等。對這些風險進行必要的跟蹤和管理，可以避免風險事件的發(fā)生引起項目成本的增加甚至項目的失敗。針對這些已識別的風險，我制定了風險管理計劃和應對策略，針對可能發(fā)生的情況，預定了不同的成本預算，從而保證成本計劃的變更在可控和可預測的范圍內。

“雄關漫道真如鐵而今邁步從頭越”，經過這個項目的管理，我對項目成本管理的知識和應用更加明確，而且深深地意識到作為一個項目經理，做好項目成本管理的重要性。在今后的工作中，我會再接再厲，把項目管理的知識領域應用到工作實踐中去，為信息化建設事業(yè)的發(fā)展貢獻出自己的光和熱。