[摘要]

本文以筆者所主持的某卷煙廠物流控制及管理信息系統(tǒng)項目為實例，探討了信息系統(tǒng)項目整體管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了項目計劃編制、項目計劃實施，以及項目綜合變更控制等項目整體管理過程，在整個項目生命周期內(nèi)所起的積極作用及其實施經(jīng)驗。在該項目中，本人以開發(fā)方公司副總工程師身份擔(dān)任項 目經(jīng)理，負(fù)責(zé)了項目的整體規(guī)劃、組織實施和管理控制。我們科學(xué)地運用了信息系統(tǒng)項目整體管理的一般理論知識及其指導(dǎo)方法，有效地保障了項目的順利實施，很好地滿足了各利益相關(guān)者的需求和預(yù)期期望。

[正文]

信息系統(tǒng)項目的整體管理是項目取得全面成功的一個至關(guān)重要的前提和基礎(chǔ)。通過項目整體管理，可以確保項目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r間有機(jī)地結(jié)合在一起，以順利、成功地完成項目。這在本人所主持的某卷煙廠物流控制及管理信息系統(tǒng)項目實施過程中得到了充分驗證。

該項目是一個綜合性的系統(tǒng)工程項目。從技術(shù)實現(xiàn)角度講，它所涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括卷煙生產(chǎn)工藝、制造業(yè)物流技術(shù)、工業(yè)自控技術(shù)和計算機(jī)管理信息技術(shù)等 等。從利益相關(guān)者角度講，它又涉及到作為需方的煙廠、物流設(shè)備供應(yīng)商、工業(yè)自控設(shè)備供應(yīng)商，以及作為信息系統(tǒng)集成商的我公司。因此，這是一個復(fù)雜程度高、 涉及面較廣、實施周期長的綜合項目。

面對這樣一個項目，作為開發(fā)方公司的副總工程師，我受公司委托擔(dān)任該項目經(jīng)理，我首先想到的是應(yīng)該將主要精力放在項目的整體管理上，科學(xué)地運用相關(guān)理論知 識及其指導(dǎo)方法，做好項目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領(lǐng)整個項目團(tuán)隊實現(xiàn)項目的順利成功。另外，我也考慮到，除了項目 本身內(nèi)部的各組成要素之外，項目的相關(guān)利益者也不容忽視。一方面是作為公司承擔(dān)的一個對外項目，我們實行項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，具有一定意義上的獨立性，但同時 也是公司整個組織日常持續(xù)運作中的一部分，離不開公司的整個組織環(huán)境，而且公司也已決定將該項目作為業(yè)務(wù)延伸拓展的一個新的窗口，將其提升到了一個相當(dāng)重 要的位置。另一方面，該項目是需方煙廠整體搬遷重大技改項目的一個部分，其實施的進(jìn)度、質(zhì)量和成本等，受到來自其主管上級部門和煙廠新經(jīng)營目標(biāo)的嚴(yán)格要求 和控制。此外，還會涉及到物流設(shè)備供應(yīng)商、工業(yè)自控設(shè)備供應(yīng)商等中標(biāo)單位。所以，項目的整體管理顯得是那么的重要、不可或缺。否則，稍有顧及步驟之處，都 將會給項目的實施帶來很大的麻煩和影響。

下面分別從項目計劃編制、項目計劃實施，以及項目綜合變更控制等方面對項目的整體管理過程加以簡要論述。

1、項目計劃編制：

凡事預(yù)則立、不預(yù)則廢。信息系統(tǒng)項目尤其如此。只有站在統(tǒng)領(lǐng)全局、整體規(guī)劃的高度，對項目進(jìn)行科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)挠媱?，預(yù)先制定一個用來協(xié)調(diào)所有其 他計劃、以指導(dǎo)項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。項目計劃記錄了計劃的假設(shè)條件和方案選擇，可以為各利益相關(guān)者之間的溝通提 供了一個參照，并確定了關(guān)鍵管理審查的內(nèi)容、范圍和時間，同時還為進(jìn)度評測和項目控制提供了一個基線。

在該項目中，我們對項目計劃具體內(nèi)容的確定，結(jié)合項目的各方面實際情況，主要參照IEEE1058.1中“軟件項目管理計劃”的基本內(nèi)容，其中包括項目介 紹、項目組織、管理過程、技術(shù)過程和進(jìn)度預(yù)算等五個部分。在堅持科學(xué)、合理、全面、周詳?shù)脑瓌t基礎(chǔ)上，還視部分具體的計劃條款，詳略得當(dāng)。但所有的計劃內(nèi) 容都必須是正確的、明確的、易理解的和可執(zhí)行的，切忌未經(jīng)確認(rèn)、含糊不清、容易誤解、難以執(zhí)行的項目計劃描述。這就要求我們必須在制定計劃之前或在制定過 程中，與需方煙廠、公司上層、其他設(shè)備供應(yīng)商、項目團(tuán)隊各技術(shù)和管理小組進(jìn)行充分的溝通與協(xié)商，明確確定項目有關(guān)內(nèi)容，如項目可交付成果、技術(shù)方法工具、 組織結(jié)構(gòu)、各工作包、資源要求、預(yù)算分配、進(jìn)度計劃等。

另外，因為項目管理的最終目標(biāo)是滿足或超越各利益相關(guān)者的需求和期望，在項目計劃過程中考慮利益相關(guān)者分析也是非常重要的，但不宜將其作為項目整體計劃的 一個部分，最好把它作為公司內(nèi)部使用的一個項目計劃附件。該項分析的內(nèi)容可以包含各利益相關(guān)者的所屬組織、所處角色、項目利益、影響程度及管理這些利益相 關(guān)者的合適建議等。對于項目經(jīng)理來說，花點時間來關(guān)注和利用這些信息也是非常重要的。我在該項目管理過程中的感覺是，在項目的日常實施過程中，尤其是在項 目陷入某些困難的時候，這些分析結(jié)果常常會幫助我起到對癥下藥、藥到病除的作用。

當(dāng)然，項目計劃的制定和執(zhí)行，也必須考慮和注意它的動態(tài)性和靈活性。尤其是對于綜合性的項目而言更加重要。由于項目復(fù)雜程度高、涉及面較廣、實施周期長， 所以其中的變更是在所難免的。在該項目實施過程中，由于煙廠項目局部需求的修改，或由于各方交流的失誤等，曾經(jīng)導(dǎo)致了部分項目內(nèi)容的變更從而致使了項目計 劃人員和進(jìn)度的變化和調(diào)整等。而且這種計劃動態(tài)修訂的次數(shù)還不止一次。所以項目計劃制定以后并非一勞永逸，它與項目實施過程相互滲透，有一個動態(tài)的、靈活 的修訂過程。

2、項目計劃實施：

項目計劃實施是指對項目計劃中所規(guī)定的工作進(jìn)行管理和實施的過程。項目產(chǎn)品主要都在項目實施階段生產(chǎn)出來，所以項目的大部分時間和預(yù)算都花在這一階段。在 該項目中，我們的軟件編程、與需方煙廠有關(guān)技術(shù)人員的具體溝通、與有關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的具體交流、階段性調(diào)試，直至全套系統(tǒng)軟件和技術(shù)文件的完成等，都發(fā)生在 這一階段。為了能夠成功地完成項目產(chǎn)品，項目團(tuán)隊進(jìn)行了大量反復(fù)的具體編程、學(xué)習(xí)、溝通、修改、軟硬件安裝和調(diào)試工作。

如前所述，該項目涉及到的主要技術(shù)領(lǐng)域包括卷煙生產(chǎn)工藝、制造業(yè)物流技術(shù)、工業(yè)自控技術(shù)和計算機(jī)管理信息技術(shù)等，我們項目團(tuán)隊不僅要從事熟知的信息技術(shù)工 作，還要花大量時間和精力了解煙廠具體的細(xì)節(jié)性的需求，學(xué)習(xí)卷煙生產(chǎn)工藝、制造業(yè)物流理念和常識、物流設(shè)備的基本工作原理和管理知識、自控設(shè)備的基本工作 原理和管理知識等等，以及反復(fù)地和煙廠、相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商、公司上層等進(jìn)行必要的交流溝通。作為項目經(jīng)理，在此階段主要的工作是要按照預(yù)先制定的項目計劃， 利用項目團(tuán)隊組織機(jī)構(gòu)和工作程序，領(lǐng)導(dǎo)項目團(tuán)隊開展各項工作，管理和協(xié)調(diào)各利益相關(guān)者的關(guān)系，成功地將項目計劃投入實施。

項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在該項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協(xié)調(diào)改進(jìn)工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目 經(jīng)理負(fù)責(zé)整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎(chǔ)信息均來源與各技術(shù)組和技術(shù)人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順 利。

3、綜合變更控制

綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進(jìn)行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團(tuán)隊的一項重要工作。如前所述，該項目的復(fù)雜程度高、涉 及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。當(dāng)有變更要求提出的時候，作為項目經(jīng)理，我都會召集項目團(tuán)隊相關(guān)人員，進(jìn)行協(xié)商討論和工作安排。主要 內(nèi)容有：

A、對變更因素加以影響：通過在范圍、時間、成本和質(zhì)量等關(guān)鍵項目尺度的權(quán)衡，對促使變更形成的因素進(jìn)行分析和采取對策，確保變更對項目有利；

B、確定變更是否發(fā)生：在最終確定變更發(fā)生前，項目經(jīng)理必須了解項目幾個關(guān)鍵方面的狀態(tài)。尤其是一些重大變更，項目經(jīng)理必須與公司高管層，以及其他利益相關(guān)者進(jìn)行必要的交流與溝通。

C、對變更加以管理：項目經(jīng)理在項目管理過程中必須嚴(yán)格行事，盡量避免或減少變更的發(fā)生。但變更不可避免發(fā)生時，更重要的是對變更進(jìn)行管理。

按照項目整體管理的指導(dǎo)方法，我們在變更發(fā)生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內(nèi)容，輸出更新后的項目計劃、糾正行措施和經(jīng)驗性教訓(xùn)記錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規(guī)范有序。

該項目順利成功地實施完畢已經(jīng)有一年多了?；仡櫰饋矶?，應(yīng)該得益于我們在項目進(jìn)行的最初期階段就引入了項目整體管理理念和方法，對項目進(jìn)行了科學(xué)、規(guī)范 的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當(dāng)?shù)臅r間充分地、有機(jī)地結(jié)合在一起，極大地提高了項目的實施效率。

[評語]

本文基本達(dá)到了考試的要求。摘要和正文都寫得比較流暢，給人的感覺思路清晰，層次感強(qiáng)。項目所述情況基本與項目研發(fā)過程中的情況相同，給人以真實感和作者有豐富的項目實施經(jīng)驗的感覺。

文中如果能把一些具體的問題和解決辦法展開一下則更佳。如：在變更控制上為了盡量減少變更的數(shù)量，采用的需求變更申請表的形式，讓煙廠方需求人員埴寫需求變更申請表，并簽名。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對明確了各方的責(zé)任，也為開發(fā)人員提供了方便。