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論信息系統(tǒng)項目的范圍管理和進度管理

【摘要】

2018年4月，我公司承建了某上市公司的服務(wù)商系統(tǒng)建設(shè)項目。項目預(yù)算1500萬，建設(shè)周期10個月。計劃完成線上打卡、自動發(fā)票審核、線上預(yù)定會議室、電子簽章等功能。因為這是客戶想將業(yè)務(wù)大規(guī)模轉(zhuǎn)移線上的第一步，所以項目成功與否會直接影響與我們?nèi)蘸蟮暮献鳌９绢I(lǐng)導(dǎo)十分重視，任命我為項目經(jīng)理，希望我領(lǐng)導(dǎo)項目團隊圓滿完成任務(wù)。

此次項目涉及功能眾多，范圍不好確認，客戶又要項目配合他們的宣傳活動趕在年底前完成上線，這讓作為項目經(jīng)理的我感受到了壓力和挑戰(zhàn)。

在項目管理過程中，我將信息系統(tǒng)項目管理理論作為大框架，從項目管理的五大過程組和十大知識域展開，結(jié)合47個過程的輸入輸出、工具技術(shù)，在整體上把握項目方向。本文主要從范圍管理、進度管理兩個知識域來闡述項目管理理論在實踐中的運用，最后總結(jié)了一些自己的不足，以及對自己未來的期望。

【正文】

一、項目概述

2018年4月，某上市公司與我公司達成合作。因為其業(yè)務(wù)高速發(fā)展，底下服務(wù)商數(shù)量迅猛增加，且遍布全球，若繼續(xù)按照現(xiàn)有的管理模式，對管理難度和管理成本都是一個極大地挑戰(zhàn)。故客戶計劃投資1500萬來建設(shè)他們的服務(wù)商系統(tǒng)，其中包含線上打卡、自動發(fā)票審核、電子簽章、會議室線上預(yù)約等功能，建設(shè)周期10個月。到期需要交付移動端、PC端、小程序端、后端的所有源碼，并且?guī)椭暇€。

公司領(lǐng)導(dǎo)在初步了解了對方需求后，任命我為項目經(jīng)理，并且安排了一次我與客戶的碰頭會議。會議中，客戶公司的領(lǐng)導(dǎo)對此次項目表達了高度重視，希望此次項目能給他們帶來實質(zhì)性的成本降低和管理升級，并且表示項目過程中有需要討論商議的地方一定極力配合，唯一的底線就是，所有功能必須配合宣傳活動趕在春節(jié)前上線。

會后，我立刻從公司各部門抽調(diào)了骨干人員，組成了包括我在內(nèi)31人的項目團隊。團隊成員包括：項目經(jīng)理1人、需求分析2人、設(shè)計師2人、大前端開發(fā)14人、后端開發(fā)6人、測試6人。

二、理論

項目范圍管理是對項目的范圍進行規(guī)劃和控制，確保項目做且只做所需的全部工作，以成功完成項目。通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)項目管理知識，我認識到，范圍管理包含6個過程，其中前4個過程屬于計劃過程組，后2個過程屬于控制過程組。

（1）范圍管理中的計劃過程

計劃過程組的4個過程分別為1、規(guī)劃范圍管理;2、收集需求;3、定義范圍;4、創(chuàng)建WBS。1、規(guī)劃范圍管理通過專家判斷、會議等技術(shù)輸出范圍管理計劃、需求管理計劃，為如何管理范圍提供指南和方向;2、收集需求通過訪談、焦點小組等技術(shù)輸出需求文件、需求跟蹤矩陣，為定義和管理項目范圍奠定基礎(chǔ);3、定義范圍通過專家判斷、產(chǎn)品分析等技術(shù)輸出項目范圍說明書。明確項目、服務(wù)或成果的邊界;4、創(chuàng)建WBS通過分解、專家判斷等技術(shù)輸出范圍基準，對所要交付的內(nèi)容提供一個結(jié)構(gòu)化的視圖。

（2）范圍管理中的控制過程

控制過程組的2個過程分別為1、確認范圍;2、控制范圍。1、確認范圍通過檢查、群體決策技術(shù)輸出驗收的可交付成果、變更請求等，是驗收過程具有客觀性。同時提高驗收的可能性;2、控制范圍通過偏差分析技術(shù)輸出工作績效信息、變更請求等，在整個項目期間保持對范圍基準的維護。

（3）范圍管理對進度管理的影響

范圍管理的核心目的是生成范圍基準，以此來對范圍進行控制，以達到做且只做并成功完成項目。但范圍基準又是進度管理子過程定義活動的輸入。故范圍基準的變更會影響到進度管理的定義活動。定義活動的輸出包含活動清單、活動屬性、里程碑清單，這些輸出又是后續(xù)一系列進度管理子過程的輸入，最終影響到進度計劃。所以當(dāng)范圍發(fā)生變更后，項目經(jīng)理需要和團隊評估影響并告知相關(guān)干系人，由CCB批準后才可執(zhí)行變更，并且記錄變更情況，散發(fā)新的文檔。

三、實踐

在項目立項之后，我就和團隊人員一起制訂了范圍管理計劃和需求管理計劃?？紤]到項目復(fù)雜性，我組織了多次需求確認會議，充分定義了項目邊界。在分解工作結(jié)構(gòu)的時候，我按照功能進行了大的分類，分別是在線合同簽約、職級系統(tǒng)、在線工時申報、電子簽章、會議預(yù)定中心、結(jié)算系統(tǒng)6大功能，每一個大功能繼續(xù)分解為需求分析、需求確認、產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品確認、編碼、測試、階段性交付等活動，項目分解經(jīng)過各方確認后，輸出文件，存檔。

按照項目范圍說明書等文件，我們估算了各大功能的開發(fā)時間并制訂了總體進度計劃。估算開發(fā)時間如下：在線合同簽約1個月、職級系統(tǒng)2個月、在線工時申報2個月、電子簽章2個月、會議預(yù)定中心2個月、結(jié)算系統(tǒng)2個月，排序之后，總體進度計劃如下：在線合同簽約是申請成為服務(wù)商的第一步，所以必須在5月底前完成，職級系統(tǒng)的數(shù)據(jù)后面功能會用到，必須在7月底完成，在線工時申報和電子簽章系統(tǒng)可以同時進行，但電子簽章系統(tǒng)必須在9月底完成，才能不影響會議預(yù)約系統(tǒng)，因為會議預(yù)約系統(tǒng)的合同簽署需要用到電子簽章。其他功能都完成，結(jié)算系統(tǒng)才可開始，故會議預(yù)約系統(tǒng)需要在11月底完成，結(jié)算系統(tǒng)在明年1月底完成，預(yù)留1個月儲備時間。

在開發(fā)過程中，我們會分階段跟客戶確認可交付成果，在確認會議預(yù)定系統(tǒng)時，客戶提出希望由原先的單會議室預(yù)約改為多會議室打包預(yù)約，想用促銷機制推廣他們的會議預(yù)約系統(tǒng)。我跟開發(fā)團隊一起評估了影響之后，預(yù)計需要2周的開發(fā)時間，1周的測試時間，雖然還有1個月的儲備時間，但這個變動對之前的設(shè)計架構(gòu)有一定影響，可能會給系統(tǒng)穩(wěn)定性帶來未知風(fēng)險，進而影響總體工期。跟客戶報備之后，客戶決定還是先不做變動，多會議室打包預(yù)約可放在下一期，這一期先保證項目進度。在得到客戶的確認后，我結(jié)束了此次變更。最終項目在19年1月底完成各系統(tǒng)的交付，因為提前完成任務(wù)，我們團隊得到了客戶的贊賞。

【結(jié)尾語】

此次項目能圓滿完成還是要歸功于項目管理理論的指引。我作為項目經(jīng)理，經(jīng)過這次項目之后，我深切體會到了項目管理的本質(zhì)就是做整合。在做整合的過程中，我也感受到了我的不足之處。在管理大型項目的時候，自己所掌握的知識無論從深度還是廣度都還遠遠不夠，也體會到了學(xué)無止境這句話的深刻含義。最后用《為學(xué)》中的一段話自勉：“聰與敏，可恃而不可恃也。自恃其聰與敏而不學(xué)者，自敗者也?；枧c庸，可限而不可限也。不自限其昏與庸而力學(xué)不倦者，自力者也”。

【備注】

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