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信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師案例分析每日一練試題內(nèi)容（2024/12/12）

閱讀下列說明，回答問題1至問題3，將解答填入答題紙對應(yīng)欄內(nèi)。
某集團(tuán)為提升企業(yè)服務(wù)水平和辦公效率，通過招投標(biāo)選定A公司為其開發(fā)企業(yè)協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)。A公司組建了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，任命小張擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，并將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可視化模塊外包給某一軟件公司。
在制定項(xiàng)目管理計(jì)劃過程中，小張讓負(fù)責(zé)研發(fā)的小陳制定溝通管理計(jì)劃，作為項(xiàng)目管理計(jì)劃的子計(jì)劃。小陳認(rèn)為編制溝通管理計(jì)劃是一件重復(fù)性的工作，于是參考過去的項(xiàng)目管理計(jì)劃，簡單進(jìn)行了修改后放入了項(xiàng)目計(jì)劃文件夾下作為公共信息供大家查閱，完成后的溝通管理計(jì)劃表如下：

每次參加客戶召集的項(xiàng)目溝通會，小張會根據(jù)項(xiàng)目組人員空閑時間臨時安排參會人員。參會人員不固定，新的參會人員對之前會議需要確認(rèn)的內(nèi)容毫不知情，這種情況時有發(fā)生。引起客戶強(qiáng)烈不滿，溝通不好，效率也不高。
在項(xiàng)目進(jìn)行中，客戶對數(shù)據(jù)可視化模塊要求增加了新功能。經(jīng)變更確認(rèn)后，小張電話通知外包公司增加。新功能項(xiàng)目驗(yàn)收時發(fā)現(xiàn)新功能并未實(shí)現(xiàn)。
【問題1】（6分）
指出小陳制定的溝通管理計(jì)劃表當(dāng)中已列出內(nèi)容的不合理之處。
【問題2】（10分）
在下表中補(bǔ)充溝通管理過程并寫出該項(xiàng)目在溝通管理各過程上存在的問題。

【問題3】（8分）（1）請指出常用的溝通方法一般分為幾類？
（2）案例中溝通管理計(jì)劃表中所提到的溝通方法分別屬于哪類溝通？
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溝通管理計(jì)劃只參考別的項(xiàng)目，未考慮本項(xiàng)目的實(shí)際情況。 溝通計(jì)劃中制訂溝通方式，時間和參與人不合理。 項(xiàng)目溝通會參與人員不應(yīng)隨機(jī)臨時安排，且應(yīng)全員參與。 對客戶提出的變更要求沒有走變更流程。 管理溝通。

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2. 3.項(xiàng)目溝通會應(yīng)該固定時間。 4.項(xiàng)目溝通會人員應(yīng)當(dāng)固定，不能臨時隨意安排人員參與。 5.溝通計(jì)劃表溝通內(nèi)容不完善。 6. 方案評審不能僅由項(xiàng)目組成員參與，而需要甲方公司領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)干性人的參與。 7.項(xiàng)目組交流會應(yīng)該還需要甲方公司領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員的參與。不能讓小陳一個人制定溝通管理計(jì)劃，而是應(yīng)該全員參與。 不能將以前項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃簡單修改，就作為該項(xiàng)目的溝通管理計(jì)劃，而應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定相應(yīng)的溝通管理計(jì)劃。 管理溝通：推式溝通，拉式溝通。

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1、每周工作例會應(yīng)該選擇會議的溝通方法 2、每周工作例會內(nèi)容還應(yīng)該包括風(fēng)險(xiǎn)評估，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人力資源協(xié)調(diào)等問題 3、方案評審會議沒有通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和客戶等重要干系人 4、項(xiàng)目階段性總結(jié)應(yīng)該采取會議的形式開展 5、軟件開發(fā)技能培訓(xùn)應(yīng)該明確培訓(xùn)時間 6、項(xiàng)目交流會應(yīng)該應(yīng)該采取會議的形式展開 7、項(xiàng)目啟動時應(yīng)該召開啟動會議，而不是項(xiàng)目交流會 8、項(xiàng)目結(jié)束時還應(yīng)該召開項(xiàng)目總結(jié)會議 規(guī)劃溝通存在的問題： 1、讓負(fù)責(zé)研發(fā)的小陳制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃不合理 2、項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的制定應(yīng)該讓項(xiàng)目的所有人員參與 3、只參考了過去的項(xiàng)目管理計(jì)劃制定溝通計(jì)劃，未對項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行分析 4、未對溝通管理計(jì)劃進(jìn)行評審就投入使用 5、溝通管理計(jì)劃不夠詳細(xì)，不夠完善 管理溝通存在的問題： 1、項(xiàng)目溝通會議不應(yīng)該由客戶召集 2、不應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目人員空閑時間臨時安排參會人員，應(yīng)該提前安排 3、新的參會人員應(yīng)該提前了解之前會議的內(nèi)容 4、沒有做好與客戶之間的溝通管理，引起客戶不滿 監(jiān)督溝通存在的問題： 1、當(dāng)客戶增加新功能時，未進(jìn)行變更評審 2、未對客戶的需求進(jìn)行管理和跟蹤 3、溝通過程未形成相關(guān)的記錄 4、監(jiān)督溝通過程未要錢專家參與 5、沒有提出變更請求，沒有組建ccb對變更進(jìn)行確認(rèn) 6、變更沒有書面記錄，只是通知了變更實(shí)施者 7、變更過程沒有監(jiān)控 （1）互動溝通、拉式溝通、推式溝通 （2）互動溝通：談話、電話、會議； 拉式溝通：在線課程 推式溝通：電子郵件

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1.每周工作例會溝通方式不合適，應(yīng)該采用會議（線下會議、視頻會議均可），除了邀請項(xiàng)目組成員，還要邀請客戶代表和外包方代表參加，同時溝通時間選擇不合適，應(yīng)該選擇周一上午，留足時間。 2.方案評審中參與人缺少外部技術(shù)專家。 3.項(xiàng)目階段性總結(jié)溝通方式不合適，應(yīng)該采用會議（線下會議、視頻會議均可）形式開展。 4.項(xiàng)目交流會溝通方式不合適，應(yīng)該采用會議（線下會議、視頻會議均可），同時應(yīng)邀請客戶代表參加。溝通管理過程??????????????????????????存在問題 過程1：規(guī)劃溝通???????????????????????未結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況制定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，在溝通內(nèi)容、溝通方法、溝通? ??????????????????????????????????????時間、參與人等的選擇上不符合項(xiàng)目實(shí)際，未將客戶發(fā)起的項(xiàng)目溝通會等? ??????????????????????????????????????列入項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃 過程2：管理溝通???????????????????????選派參加項(xiàng)目溝通會的人員不固定，每次臨時安排，導(dǎo)致新參會人員對會議? ??????????????????????????????????????需要確認(rèn)的內(nèi)容毫不知情，導(dǎo)致溝通效率低下。在向外包公司通知需求變更? ??????????????????????????????????????時僅用電話通知，應(yīng)采用書面方式溝通需求變更。 過程3：監(jiān)督溝通???????????????????????在電話通知分包公司需求變更后，沒有跟進(jìn)需求變更實(shí)施情況，導(dǎo)致驗(yàn)收時 ??????????????????????????????????????需求未實(shí)現(xiàn)。（1）常用的溝通方法有互動溝通、推式溝通、拉式溝通等。 （2）溝通管理計(jì)劃表中所提到的談話、會議、電話屬于互動溝通，電子郵件屬于推式溝通，在線課程屬于拉式溝通。

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