CCB只管決策,不管分析,那么他的決策應(yīng)該來源于分析,這個分析工作是誰做的呢?單從項(xiàng)目經(jīng)理或者變更申請人那里提供的分析就足夠做出決策了么?
首先變更提交者在提交變更之前要分析自己變更的內(nèi)容,不能說只提交一個請求,你要分析為什么要提交,理由是什么等。
其次項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)召集相關(guān)干系人對變更請求進(jìn)行綜合分析。
第一步,變更申請者提出變更,并提交變更申請單(CR),在CR里詳細(xì)描述變更內(nèi)容,并寫明變更的理由。大家需要注意的有三點(diǎn),第一點(diǎn),申請者通常在提交變更之前分析自己變更的內(nèi)容以支持變更的理由。但是,這里的“分析”不是我們整體變更控制里的“綜合分析”。畢竟,對任何一位變更提出者來說,都會期望變更是對自己有利的,因此,他的分析并不是基于整體來分析的。如果我們按照申請者分析的結(jié)果作為依據(jù)來審批變更請求,這恰恰規(guī)避了整體變更控制流程。第二點(diǎn),很多時候,變更的提出者未必會按照變更控制流程主動提出變更,那么作為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員就要根據(jù)提出者的要求填寫變更申請單,并征求變更提出者的意見以后作為正式的CR進(jìn)行提交。第三點(diǎn),變更請求是提交給項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),而不是直接提交給審批者,更不能直接提交給CCB。
第二步,項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)根據(jù)正式的CR召集相關(guān)干系人對變更請求進(jìn)行綜合分析。分析變更對項(xiàng)目的綜合影響,并對變更的實(shí)施提出建議。本步驟的"分析"才是整體變更控制的分析過程,也是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要關(guān)注的工作。
第三步,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將CR連同綜合分析的結(jié)果和實(shí)施建議根據(jù)變更管理計劃提交給相應(yīng)的干系人進(jìn)行審批。項(xiàng)目的變更管理計劃里定義了變更的批準(zhǔn)層次及干系人在變更管理過程的角色和職責(zé),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該根據(jù)變更管理計劃獲得相關(guān)干系人對變更的審批。審批人員或者團(tuán)隊(duì)可以基于項(xiàng)目的整體要求批準(zhǔn)變更,也可以否決變更。如果變更被否決了,申請者可能還要提交更多信息以支持再次獲得審批。不管是批準(zhǔn)還是否決,都應(yīng)該在變更日志中對狀態(tài)進(jìn)行記錄。
第四步,如果變更請求得到批準(zhǔn),則需要將被批準(zhǔn)的變更請求更新到相關(guān)的文件或計劃里,以反應(yīng)更新內(nèi)容,同時也保證相關(guān)干系人參照同一版本的項(xiàng)目計劃或文件來執(zhí)行項(xiàng)目工作。 第五步,通知受變更影響的干系人,并按照計劃執(zhí)行批準(zhǔn)的變更。
第六步,對被批準(zhǔn)執(zhí)行的變更求情實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤。
以上是對沒有發(fā)生的變更的管理,按照變更的控制流程來實(shí)施,影響規(guī)避整體變更控制的因素,使所有變更都在變更管理計劃的指導(dǎo)下被管理。
另外一種情況是對沒有實(shí)施整體變更控制,但已經(jīng)發(fā)生的變更的管理。對這類變更,我們首先要了解變更的內(nèi)容,然后要分析已經(jīng)發(fā)生的變更對項(xiàng)目的影響情況。如果變更是有利的,則要按照變更管理計劃補(bǔ)齊相關(guān)的手續(xù);如果變更對項(xiàng)目不利,則要終止變更,并提出變更請求補(bǔ)救實(shí)施的變更對項(xiàng)目帶來的不利影響。完成以上工作以后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還要對變更管理程序進(jìn)行重新審查和修訂,消除導(dǎo)致規(guī)避整體變更控制的因素,以避免未來再出現(xiàn)同樣的類似問題。
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