論信息系統(tǒng)項目的收尾工作
[摘要] 
    本文以我作為開發(fā)方公司的項目經(jīng)理主持的某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項目為實例，探討了信息系統(tǒng)項目收尾工作的主要內(nèi)容，包括合同收尾和管理收尾；給出了該項目的實施收尾的工作流程；針對在該項目在收尾階段中出現(xiàn)的需求變更、用戶不愿意簽字、項目資金不能到位、如何進行項目組內(nèi)部的工作總結(jié)四個問題，詳細討論了它們的解決辦法。項目最終成功地收尾。
[輔導(dǎo)專家評注]“針對在該項目在收尾階段中出現(xiàn)的需求變更、用戶不愿意簽字、項目資金不能到位、如何進行項目組內(nèi)部的工作總結(jié)四個問題，詳細討論了它們的解決辦法。”改為“該項目在收尾過程中也出現(xiàn)了一些問題。對于需求變更的問題，采取了版本控制、與用戶溝通及爭取用戶方領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商的辦法；對于用戶不愿意簽字的問題，在了解真實原因的基礎(chǔ)上，對癥下藥；項目資金不能到位的問題主要是爭取了公司領(lǐng)導(dǎo)和市場營銷部的支持，共同攻關(guān)；并在驗收后在項目組內(nèi)部進行了認真的總結(jié)?！保绱吮硎鋈牡恼擖c更為清晰。 
[正文]
    2004年，我作為公司方的項目經(jīng)理主持了某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)項目的研發(fā)工作，該項目主要完成某市政府（地級市）的市領(lǐng)導(dǎo)、政府辦公廳、下屬40多個部辦委局的工作機構(gòu)之間的電子公文流轉(zhuǎn)和電子簽名工作，項目從啟動到成功收尾歷時10個月，順利地達成了項目的標。這個項目由于是客戶方是政府機關(guān)，涉及的方方面面較廣，收尾比較困難，但我們采取了相應(yīng)的措施，在項目組內(nèi)部和外部收尾工作都進行得有條不紊。 
    信息系統(tǒng)項目的收尾是項目生命周期的最后階段，是軟件產(chǎn)品準備提交時，項目班子所做的收尾工作。收尾工作常常是零碎、繁瑣、費時、費力的。 
    收尾過程是項目干系人和客戶對最終產(chǎn)品進行驗收，使項目或項目階段有序地結(jié)束的過程。許多軟件項目在尚未完成之前就被取消了，但項目收尾仍然是重要的，因為通過項目收尾可以總結(jié)出經(jīng)驗教訓(xùn)，能夠改進未來的項目。 
    項目收尾包括合同收尾和管理收尾兩部分。 
    管理收尾涉及為了使項目干系人對項目產(chǎn)品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產(chǎn)品滿足商業(yè)需求、并將項目信息歸檔，還包括項目審計。 
    管理收尾對降低信息系統(tǒng)項目失敗率有重大的意義。為什么會失??？有什么地方可以改進？獲得了什么經(jīng)驗？對一系列的問題應(yīng)進行分析，總結(jié)得越多，資源就越豐富，能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式，以降低信息系統(tǒng)項目管理風(fēng)險和管理成本。 
    合同收尾就是了結(jié)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個采購過程進行系統(tǒng)地審查，找出進行本項目其它產(chǎn)品或本組織內(nèi)其它項目采購時值得借鑒的成功和失敗之處。 
    在某市政府公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)當系統(tǒng)開發(fā)完成并經(jīng)過一個月的上線測試后，系統(tǒng)已基本穩(wěn)定地運行了，我覺得已經(jīng)進入可以開始收尾的時機了。于是我先是用《驗收報告》（是我公司寫的文檔模板）給客戶觀看，做到雙方心中有數(shù)；然后開始細致地梳理相關(guān)的問題，準備移交的文檔資料、軟件程序清單等資料；在收尾過程中與客戶方保持了持續(xù)的多次溝通；最后舉行了一場正式的驗收會議，邀請雙方的領(lǐng)導(dǎo)及項目組成員、相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，完成了驗收工作；在項目組內(nèi)部也組織了一些正式的會議和非正式的談話，編寫的項目總結(jié)報告。 
    當然，在項目驗收的過程中也碰到了不少的問題。 
    “用戶需求的變更是不會變的”，項目要收尾了，需求還在變。主要是因為使用了開發(fā)的系統(tǒng)后，用戶由于對公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)認識有了提高又有了新的需求。系統(tǒng)使用的單位本就比較多，每個單位提一點就相當多了，而且有的還提出了與公文流轉(zhuǎn)無關(guān)的業(yè)務(wù)需求。
    對于需求在收尾時還在變更的問題，并不能不允許變更，而應(yīng)是把變更控制在可接受的范圍內(nèi)。在本項目中，我從以下幾個方面入手解決：一是運用版本控制的方法，向用戶聲明，當前的軟件是Version1.0的（或者是某一版本的），不可能包羅萬象，哪些功能我們將放在下一個版本中去實現(xiàn)，作為開發(fā)方，不能一味的答應(yīng)下來，否則很有可能會限入變更的反復(fù)，被其束縛；二是取得用戶的理解，對不甚合理的地方作出解釋，讓其知道我們做出了多大的犧牲去幫助他們實現(xiàn)愿望，爭取談判和開發(fā)上的主動性；三是和用戶方的領(lǐng)導(dǎo)小組進行了協(xié)商，統(tǒng)一定了提出需求的最后期限，大大減少了變更的數(shù)量。 
    在項目進行驗收的過程中，我發(fā)現(xiàn)用戶并不喜歡在正式的文檔上簽字。經(jīng)過仔細的調(diào)查，找出了原因，原來用戶希望能讓開發(fā)方多呆些時日，以讓公司方多做一些功能，自己多發(fā)現(xiàn)一些問題，用戶方普遍不愿意承擔(dān)正式簽字的后果。對此，為了消除用戶心中的顧慮，我讓項目組花些時間細心地給用戶準備了詳細的維護方案和手冊；特別留意在每個單位培養(yǎng)了至少一名用戶方技術(shù)人員達到可維護系統(tǒng)的水平；為了保證簽字的有效性，經(jīng)與用戶方領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)商確定了簽字責(zé)任人，有的在領(lǐng)導(dǎo)小組就可以解決簽字的問題；同時我也向公司的領(lǐng)導(dǎo)做了匯報，讓公司領(lǐng)導(dǎo)與用戶方領(lǐng)導(dǎo)小組有橫向的接觸；最后組織召開一次成功的驗收會議，雙方的領(lǐng)導(dǎo)、項目組成員及用戶單位的領(lǐng)導(dǎo)都參加了會議，最終獲得了用戶的一致肯定和高度評價。
    項目在驗收會議表示驗收通過會，項目的資金卻遲遲不能到位。資金沒有到位，說明收尾還沒有完成。我馬上向公司領(lǐng)導(dǎo)進行請示，請求支持，并向公司市場營銷部門要求協(xié)助，共同重點攻關(guān)。本項目標的并不高，只有100萬，但用戶方財務(wù)手續(xù)審批繁鎖，造成了時間上的延時，經(jīng)用戶方領(lǐng)導(dǎo)小組組長的拍板，最后在驗收通過的第20拿到了合同規(guī)定的款項，并保持了和用戶的良好合作關(guān)系。 
    項目只是更大范圍的組織環(huán)境中的一部分，許多對項目的影響因素不是為項目經(jīng)理所控制的。項目經(jīng)理對管理事務(wù)常不熟悉，因為在國內(nèi)項目經(jīng)理大都是由程序員成長起來的，需要公司領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)和指導(dǎo)。在收尾工作，象客戶款項的收繳、項目結(jié)束時的會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機等許多場合下是需要公司領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與的。在一個公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，收尾工作會是更為出色的。 
    通過驗收了，拿到資金還不能說項目收尾成功了。在項目組內(nèi)部還要進行認真的總結(jié)。，文檔整理和項目經(jīng)驗的總結(jié)都是十分細致的工作，需要項目經(jīng)理組織人員細心耐致地去做?？山M織一次項目組的正式或非正式會議，暢談項目研發(fā)過程中的經(jīng)驗，會中做記錄，會后做整理；將所有項目的文檔和源程序歸檔。 
    項目總結(jié)是項目可持續(xù)發(fā)展的必要，也是對項目和項目組成員的尊重。當前項目的經(jīng)驗對其它項目是有很好的借鑒意義的，特別是對類似的軟件項目，在管理上、技術(shù)上、開發(fā)過程上都是一筆財富。不僅要對項目的程序代碼存儲，所有相關(guān)文檔資料（包括合同、開發(fā)文檔、總結(jié)文檔等）也要歸檔。 
    我比較傾向于在飯桌上和同事們談經(jīng)驗來總結(jié)，一是大家完成項目了，代表公司要表示慰問，另一方面在這個時侯談感想談經(jīng)驗是最好的時機，大家話也比較多；在談話后我編寫了項目總結(jié)報告，總結(jié)了同事們的各種觀點，為今后其它項目的開展提供了知識積累?！安粩嗟貙W(xué)習(xí)改進”，我把它作為自項目團隊的工作信條。 

    總之，信息系統(tǒng)項目的收尾是一項需要細致、耐心而微妙的工作。項目的收尾包括合同收尾和管理收尾，在本項目中，出現(xiàn)了用戶需求仍在變更、用戶不愿意在正式的文檔上簽字、驗收后資金不能及時到位、內(nèi)部項目總結(jié)如何開展的問題，都較好地得到了解決，成功地收尾。
 [輔導(dǎo)專家評注] 

    文章寫作思路清晰，主旨明確。對項目收尾的主要內(nèi)容、流程，以及碰到的問題作出了論述，扣題較緊，提出的問題在信息系統(tǒng)項目收尾中是常見的問題，針對問題采取的措施亦十分得體。但摘要的字數(shù)還稍少了點，可將四個問題的基本解決辦法在摘要中點明。