組織的文化、風格與溝通
組織通過對人員和部門的系統(tǒng)化安排,以開展項目等方式實現(xiàn)組織目標。組織文化和組織風格會對如何執(zhí)行項目產生影響,在一個組織中,項目管理的成功也高度依賴于有效的組織溝通。
1.組織的文號與風格
大多數組織都已經形成了自己獨特的、可描述的文化。這些文化體現(xiàn)在:
(1)組織的共同價值觀、行為準則、信仰和期望。
(2)組織的方針、辦事程序.
(3)組織對予職權關系的觀點。
(4)職業(yè)道德.
(5)眾多其他的因素。
組織文化常常會對項目產生直接的影響。例如:
(1)在一個進取心較強或具有開拓精神的組織中,團隊所提出的非常規(guī)的或高風險性的建議更容易獲得批準。
(2)在一個等級制度森嚴的組織中,一個喜歡高度參與的項目經理可能經常會遇到麻煩.而在一個民主的、鼓勵參與的組織中,一個喜歡獨裁決策的項目經理同樣也會吃不開。
2.組織的溝通
組織的溝通能力對項目的執(zhí)行方式有很大的影響。r*而,即使相距遙遠,項目經理仍然可以與組織結構內所有干系人進行有效溝通,以促進決策。而十系人和項目團隊成員也可以使用電子溝通工具(包括電子郵件、短信、即時信息、社交媒體、視頻和網絡會議及其他電子媒介形式)與項目經理進行正式或非正式的溝通。
2.項目型組織
在頻譜的另一端是項目型組織,在項目型組織中,一個組織被分為一個一個的項目經理部。一般項目團隊成員直接隸屬于某個項目而不是某個部門。絕大部分的組織資源直接配置到項目工作中,并且項目經理擁有相當大的獨立性和權限。項目型組織通常也有部門,但這些部門或是直接向項目經理匯報工作,或是為不同項目提供支持服務。項目結束后,項目成員會另行安排到其他項目中或回到有關職能部門中。
項目型組織的優(yōu)點體現(xiàn)在如下方面。
(1)結構單一,責權分明,利于統(tǒng)一指揮。
(2)目標明確單一。
(3)溝通簡潔、方便。
(4)決策快。
同時,項目型組織也存在著如下缺點:管理成本過高,如項目的工作量不足則資源配置效率低;項目環(huán)境比較封閉,不利于溝通、技術知識等共享;員工缺乏事業(yè)上的連續(xù)型和保障等。
3.矩陣型組織
矩陣型組織,其結構如圖4-5至圖4-7所示,在矩陣型組織內,項目團隊的成員來自相關部門,同時接受部門經理和項目經理的領導,矩陣型組織兼有職能型和項目型的特征,依據項目經理對資源包括人力資源影響程度,矩陣型組織可分為弱矩陣型組織、平衡矩陣型組織和強矩陣型組織。弱矩陣型組織保持著很多職能型組織的特征,弱矩陣型組織內項目經理對資源的影響力弱于部門經理,項目經理的角色與其說是管理者,更不如說是協(xié)調人和發(fā)布人。平衡矩陣型組織內項目經理要與職能經理平等地分享權力。同理,強矩陣型組織保持著很多項目型組織的特征,具有擁有很大職權的專職項目經理和專職項目行政管理人員。
矩陣型組織的優(yōu)點體現(xiàn)在如下方面。
(1)項目經理負責制、有明確的項目目標。
(2)改善了項目經理對整體資源的控制。
(3)及時響應。
(4)獲得職能組織更多的支持。
(5)最大限度地利用公司的稀缺資源。
(6)降低了跨職能部門間的協(xié)調合作難度。
(7)使質量、成本、時間等制約因素得到更好的平衡。
(8)團隊成員有歸屬感,士氣高,問題少。
(9)出現(xiàn)的沖突較少,且易處理解決。
同時,矩陣型組織也存在著如下缺點:管理成本增加;多頭領導;難以監(jiān)測和控制;
資源分配與項目優(yōu)先的問題產生沖突;權利難以保持平衡等。
4.復合型組織
根據工作需要,一個組織內在運作項目時,或多或少地同時包含上述三種組織形式,這就構成了復合型組織,例如,即使一個完全職能型的組織也可能會組建一個專門的項目團隊來操作重要的項目,這樣的項目團隊可能具有很多項目型組織中項目的特征。團對中擁有來自不同職能部門的專職人員,可以制定自己的運作過程,并且可以脫離標準的正式報告機制進行運作。復合型組織如圖4-8所示。
基于項目的組織( Project-based Organizations,PBO)是指建立臨時機構來開展工作的各種組織形式。在各種不同的組織結構中如職能型、矩陣型或項目型,都可以建立PBO。采用PBO可以減輕組織中的層級主義和官僚主義,因為在PBO中,考核工作成敗的依據是最終結果,與職位或政治因素無關。
在PBO中,大部分工作都被當作項目來做,可以按項目方式而非職能方式進行管理??梢栽谡麄€公司層面采用PBO,如在電信、油氣、建筑、咨詢和專業(yè)服務等行業(yè)中;也可以在多公司財團或網絡組織中采用PBO;也可以僅在組織的某個部門或分支機構內部采用PBO。一些大型的PBO可能需要職能部門的支持。
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