項目范圍定義是以范圍規(guī)劃的成果為依據(jù)，把項目的主要可交付產(chǎn)品和服務(wù)劃分為更小的、更容易管理的單元，即形成工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure, WBS)。因此，范圍定義的輸入主要有：
項目范圍定義是以范圍規(guī)劃的成果為依據(jù)，詳細(xì)描述項目和產(chǎn)品的過程，并把結(jié)構(gòu)寫進(jìn)詳細(xì)的項目范圍說明書中。
范圍說明書： 這是項目范圍規(guī)劃過程中的主要輸出成果，包括了前述的項目的合理性說明、項目成果描述、項目階段目標(biāo)、項目可交付產(chǎn)品或者服務(wù)清單等內(nèi)容，是范圍定義過程的主要依據(jù)之一。
制約因素： 即對項目組行為進(jìn)行限制的因素和條件，如項目預(yù)算、范圍、時間等。
前提條件： 即為了制定項目計劃而必須假設(shè)能夠在將來獲得解決的一些條件，這些前提條件一般都是真實的、符合現(xiàn)實的、肯定的，也是可以解決的，但也存在未能如期解決的風(fēng)險。
其他計劃結(jié)果： 其他領(lǐng)域內(nèi)的結(jié)果也可以作為確定范圍定義時的一個參考因素。
歷史資料： 其他IT項目或者相關(guān)項目及相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)項目的歷史資料，也是在進(jìn)行項目范圍定義時參考的因素。
在進(jìn)行范圍定義時，經(jīng)常使用的工具和技術(shù)有：
產(chǎn)品分析。每個應(yīng)用領(lǐng)域都有一些通用的方法把高層的產(chǎn)品描述轉(zhuǎn)變?yōu)榍袑嵉目山桓兜某晒?。產(chǎn)品分析包括許多技術(shù)，例如產(chǎn)品分解、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)工程、價值工程、價值分析和功能分析等。
識別出多個可選方案。識別出可選方案是一種技術(shù)，該技術(shù)用來產(chǎn)生執(zhí)行和完成項目工作的多種方法。在這個過程中可應(yīng)用很多通用的管理方法，例如“頭腦風(fēng)暴法”和“橫向思維法”。
專家判斷法。每個應(yīng)用領(lǐng)域都有一些專家，其經(jīng)驗可用于定義詳細(xì)的項目范圍說明書。他們的判斷和專長可運用于任何技術(shù)細(xì)節(jié)。
一般，當(dāng)完成項目范圍定義后，下一步將根據(jù)項目范圍說明書等，制作工作分解結(jié)構(gòu)WBS。