2010年5月至2011年4月，根據(jù)某市水資源管理中心的需求，我所在的某科技有限公司組織了“水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)項(xiàng)目“的開(kāi)發(fā)，我作為乙方的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整體規(guī)劃、組織實(shí)施與管理控制的工作。這是一個(gè)主要包括實(shí)時(shí)信息服務(wù)、取水許可管理、地下水管理、水資源費(fèi)征收管理、入河排污口管理、計(jì)劃用水和節(jié)水管理的綜合管理系統(tǒng)。該項(xiàng)目作為全省第一個(gè)水資源管理項(xiàng)目，受到省水利廳領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，項(xiàng)目的成功與否直接關(guān)系到以后在全省的推廣，本文以該項(xiàng)目為案例，討論信息項(xiàng)目管理中溝通問(wèn)題，通過(guò)識(shí)別干系人、制定可行的溝通計(jì)劃、信息發(fā)布、管理干系人期望和報(bào)告績(jī)效的各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理，確保項(xiàng)目如期按質(zhì)完成。目前該系統(tǒng)已正式投入運(yùn)行，狀況良好受到客戶(hù)一致好評(píng)，很大程度上得益于項(xiàng)目整體管理工作做的扎實(shí)到位。 最后總結(jié)了本次項(xiàng)目管理的不足和取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
1項(xiàng)目概述：為了項(xiàng)目落實(shí)省水利廳加強(qiáng)對(duì)水資源監(jiān)控與管理的號(hào)召，該市水資源管理中心積極推進(jìn)水資源監(jiān)控與管理的信息化建設(shè)，從2009年以來(lái)，預(yù)計(jì)總投資930萬(wàn)預(yù)計(jì)建設(shè)工期為2年，分兩期進(jìn)行。該“水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)項(xiàng)目”的建設(shè)涵蓋全市范圍內(nèi)的水資源管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，以區(qū)縣水資源監(jiān)控為重點(diǎn)，是一個(gè)集采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用、管理、分析、信息發(fā)布等于一體，涉及面廣，技術(shù)復(fù)雜、實(shí)用性強(qiáng)，建設(shè)周期長(zhǎng)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，是一個(gè)既有系統(tǒng)的軟件硬件建設(shè)，又有通訊、基建、網(wǎng)絡(luò)、水量監(jiān)測(cè)、地下水位監(jiān)測(cè)的工程建設(shè)。該項(xiàng)目采用公開(kāi)招標(biāo)的方式，我公司在眾多參與競(jìng)標(biāo)的單位中脫穎而出，并順利中標(biāo)項(xiàng)目二期工程的開(kāi)發(fā)，項(xiàng)目承建費(fèi)用為370萬(wàn)，預(yù)計(jì)建設(shè)工期為11個(gè)月，在開(kāi)發(fā)合同簽訂之日開(kāi)始算起，根據(jù)合同要求二期工程主要完成應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，包括構(gòu)建水資源數(shù)據(jù)庫(kù)及管理平臺(tái)，建設(shè)包括實(shí)時(shí)信息服務(wù)、取水許可管理、地下水管理、水資源費(fèi)征收管理、入河排污口管理、計(jì)劃用水和節(jié)水管理、水功能區(qū)管理、飲用水源地管理以及綜合統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用系統(tǒng)，針對(duì)水資源管理系統(tǒng)可控性和可視性的特點(diǎn)決定采用B/S架構(gòu)平臺(tái)和SSH主流Web應(yīng)用框架，因本項(xiàng)目對(duì)系統(tǒng)的安全以及可靠性等方面有著較高要求，我司決定采用三層架構(gòu)模式的J2EE環(huán)境作為運(yùn)行環(huán)境，采用oracle 10g為數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境。該信息化建設(shè)系統(tǒng)投資規(guī)模較大，開(kāi)發(fā)工作量較大，工期要求較短，質(zhì)量要求高，而且該項(xiàng)目涉及的干系人面廣人多，因此作為項(xiàng)目經(jīng)理我認(rèn)為應(yīng)該將主要精力放在項(xiàng)目溝通管理上，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識(shí)并結(jié)合我司CMMI3項(xiàng)目管理過(guò)程域的具體要求，做好項(xiàng)目溝通管理的工作，才能滿(mǎn)足項(xiàng)目各方干系人對(duì)項(xiàng)目成功的渴求，從而帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)走向成功。下面分別從識(shí)別干系人、制定可行的溝通計(jì)劃、信息發(fā)布、管理干系人期望和報(bào)告績(jī)效等方面對(duì)項(xiàng)目溝通管理過(guò)程和相關(guān)問(wèn)題加以簡(jiǎn)要論述。
2識(shí)別項(xiàng)目干系人：識(shí)別干系人是識(shí)別所有受項(xiàng)目影響的人員或組織，并記錄其利益、參與情況和對(duì)項(xiàng)目成功影響的過(guò)程。據(jù)此分析他們利益、期望、重要性、和影響力對(duì)項(xiàng)目的成功非常重要。本項(xiàng)目由于用戶(hù)范圍大項(xiàng)目干系人眾多。因此根據(jù)本項(xiàng)目特點(diǎn)我首先組織團(tuán)隊(duì)成員分析了項(xiàng)目課題組各成員單位的的組織結(jié)構(gòu)、根據(jù)摸底，確定各干系人分別對(duì)其組織、對(duì)項(xiàng)目的影響度形成“項(xiàng)目干系人影響度分類(lèi)表”再進(jìn)行各干系人信息需求分析確定“項(xiàng)目關(guān)系人信息需求表”。對(duì)項(xiàng)目所有干系人進(jìn)行識(shí)別之后，了解每個(gè)干系人的基本情況。我們使用Excel制作了聯(lián)系人列表，人員包括項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、客戶(hù)代表、最終用戶(hù)代表以及本公司業(yè)務(wù)人員。
3制定溝通計(jì)劃：通過(guò)對(duì)項(xiàng)目干系人分析，了解每個(gè)干系人對(duì)項(xiàng)目的期望，想要的得到的項(xiàng)目信息及時(shí)間。確定工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間、以什么形式向誰(shuí)匯報(bào)。在該項(xiàng)目中，我們采取的方法是，項(xiàng)目組成員對(duì)我通過(guò)內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)發(fā)送周報(bào)，我對(duì)直接客戶(hù)和上級(jí)按月通過(guò)郵件發(fā)月報(bào)的方式，緊急情況通過(guò)電話(huà)及時(shí)溝通，每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議，每周同客戶(hù)和上級(jí)進(jìn)行一次口頭匯報(bào)。另外項(xiàng)目組實(shí)施了重大問(wèn)題報(bào)告評(píng)估制度對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、成本及質(zhì)量的需求變更、人員調(diào)整等進(jìn)行評(píng)估及時(shí)確定對(duì)項(xiàng)目可能產(chǎn)生的影響，溝通管理計(jì)劃的強(qiáng)化執(zhí)行使項(xiàng)目的溝通逐漸朝有序化發(fā)展。
4管理干系人期望：為了確保能夠準(zhǔn)確獲取項(xiàng)目需求、項(xiàng)目工作能正確實(shí)施、項(xiàng)目成果能夠順利交付，在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程中，應(yīng)始終保持與需求方的充分溝通。我們通過(guò)與干系人談判以及對(duì)干系人實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的意愿施加影響來(lái)積極管理干系人的期望，提高干系人驗(yàn)收項(xiàng)目的可能性。在全面識(shí)別干系人期望之后了解到客戶(hù)要求戶(hù)界面友好、操作簡(jiǎn)便、功能強(qiáng)大。而公司領(lǐng)導(dǎo)則希望成本較低、質(zhì)量過(guò)關(guān)。除此之外我們內(nèi)部的開(kāi)發(fā)成員之間也出現(xiàn)了分歧，公司原有資深開(kāi)發(fā)人員強(qiáng)調(diào)類(lèi)比以前實(shí)施過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，而剛進(jìn)公司不久得團(tuán)隊(duì)成員則希望才能新技術(shù)進(jìn)行全新的開(kāi)發(fā)。顯然項(xiàng)目的干系人有不同的目標(biāo)，正是這目標(biāo)的不同意造成干系人的期望是沖突的。
為了能平衡干系人的期望，避免項(xiàng)目干系人在項(xiàng)目管理過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重的分歧，我本著以客戶(hù)有利原則同時(shí)兼顧其他干系人的需求和期望，我采用多種溝通技巧和求同存異的基本原則盡可能滿(mǎn)足干系人的需求。為了準(zhǔn)確把握用戶(hù)的需求，獲取更多的信息，我組織需要召開(kāi)的需求討論會(huì)，邀請(qǐng)技術(shù)和業(yè)務(wù)專(zhuān)家、客戶(hù)和業(yè)務(wù)代表以及團(tuán)隊(duì)成員參加。雙方就項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、系統(tǒng)所需功能、性能方面的要求展開(kāi)討論。對(duì)某些不明確或認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一的地方逐一確認(rèn)，直到雙方對(duì)需求達(dá)成共識(shí)。除了正式的會(huì)議外，我們還經(jīng)常采用非正式溝通的方式，與客戶(hù)拉近距離，在輕松和隨意的談話(huà)中獲得更多的隱性需求信息。
5報(bào)告績(jī)效：水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施直接關(guān)系到市水資源管理中心的工作開(kāi)展，我司和客戶(hù)方的高層很關(guān)心項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展問(wèn)題，如時(shí)間是否會(huì)延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，就應(yīng)該及時(shí)給相關(guān)人員反饋這些信息，特別是將會(huì)有延期、將添加項(xiàng)目成本、質(zhì)量將會(huì)有問(wèn)題的苗頭等，必須提早匯報(bào)，以及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。為了保證項(xiàng)目順利實(shí)施，同時(shí)也為讓項(xiàng)目開(kāi)發(fā)方更好的參與并支持項(xiàng)目進(jìn)行，我要求團(tuán)隊(duì)成員每周周一上午小組用一個(gè)小時(shí)向小組負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展和計(jì)劃并討論本周待解決問(wèn)題，小組負(fù)責(zé)人做詳細(xì)匯報(bào)記錄，每月月末各小組負(fù)責(zé)人向我們做月度工作匯報(bào)。此外，我們還加強(qiáng)與組員的溝通隨時(shí)了解項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況。工作進(jìn)度結(jié)論中必須使用“完成”和“未完成”兩種狀態(tài)。采用這些方式，做得一切盡在掌握中，我們可以隨時(shí)了解該項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度和人員安排。當(dāng)出現(xiàn)延期或者一些不可預(yù)料的情況的，即時(shí)采取相應(yīng)措施。并將項(xiàng)目的進(jìn)展情況以項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告的形式，反應(yīng)給項(xiàng)目干系人，讓項(xiàng)目及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，從而更好的支持項(xiàng)目實(shí)施。
經(jīng)過(guò)11個(gè)月的努力，水資源實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理系統(tǒng)終于在2011年4月5日完成推廣培訓(xùn)應(yīng)用，系統(tǒng)全面上線啟用和驗(yàn)收，并獲得用戶(hù)的高度評(píng)價(jià)?？偨Y(jié)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，仍然存在一些不足的地方，一是需求跟蹤沒(méi)有仔細(xì)去做，導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)為了并不特別需要的功能浪費(fèi)很多精力，甚至有些功能根本用不到，二是團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作程度還不高，沒(méi)能最大限度的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力，總之合理的溝通計(jì)劃、主動(dòng)溝通、良好的溝通技巧有助于項(xiàng)目經(jīng)理控制項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量，保證項(xiàng)目成功。當(dāng)然，每個(gè)項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)、溝通方法、溝通形式可能不盡相同。在今后的項(xiàng)目管理過(guò)程中，我會(huì)積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，做好項(xiàng)目管理工作。