l 溝通的意義及項(xiàng)目干系人分析

　　項(xiàng)目管理要素有：范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險(xiǎn)、采購、溝通，一個(gè)成功的項(xiàng)目與這些因素是緊緊相關(guān)、不可分離的。但是在項(xiàng)目的實(shí)際參與和項(xiàng)目的操作過程中，可以發(fā)現(xiàn)無論是項(xiàng)目管理中的哪個(gè)因素。與其關(guān)聯(lián)最多、涉及活動最多的是項(xiàng)目干系人。項(xiàng)目干系人一般包括最終用戶、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目公司的管理層等一些主要的利害關(guān)系者。項(xiàng)目管理中時(shí)間、成本、質(zhì)量、人力、風(fēng)險(xiǎn)、采購等很大一部分是與人的溝通與人的管理有關(guān)，如何做好人的管理、如何組建一個(gè)成功的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、如何在項(xiàng)目中發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的所有潛力、如何與客戶的關(guān)系日趨完善、如何做到讓客戶滿意，這些都是在“溝通”管理中所必須及掌握的要素。

　　要做好各要素溝通。要實(shí)現(xiàn)于人的管理，就應(yīng)站在這些“項(xiàng)目干系人”的角度上。從他們的需要及利益出發(fā)，最大限舯科技創(chuàng)業(yè)月刊2005年第4期度地通過項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)他們的價(jià)值，如果脫離這些，那么項(xiàng)目是很難獲得成功的。項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶進(jìn)行需求調(diào)研及交流前，一般先要充分考慮項(xiàng)目的需求性及可行性，然后列一個(gè)需求管理(包括詳細(xì)的溝通計(jì)劃及溝通要求)計(jì)劃。并且要考慮需求溝通中所需的人員、資源、時(shí)間的要求。這樣才可以保證需求調(diào)研的準(zhǔn)確性。很多軟件項(xiàng)目在其開發(fā)過程中，客戶突然提出需求變更，給項(xiàng)目的進(jìn)展帶來不利的影響，雖然很大程度上這是客戶主觀因素造成的。但也說明項(xiàng)目組在和客戶進(jìn)行前期溝通的時(shí)候。沒有充分考慮一些假設(shè)或約束因素，也沒有充分明確列舉溝通要求。

　　同樣。除了和客戶進(jìn)行溝通之外。在項(xiàng)目開發(fā)過程中。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目成員之間的溝通方式及項(xiàng)目經(jīng)理對團(tuán)隊(duì)的建設(shè)技巧也是直接影響到項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。項(xiàng)目過程中溝通的目的是為了“保持項(xiàng)目進(jìn)展、識別潛在問題、征求建議以改進(jìn)項(xiàng)目績效”。如果在項(xiàng)目的開發(fā)、設(shè)計(jì)過程中未把好溝通這道關(guān)?？赡軙a(chǎn)生意料之外的項(xiàng)目失敗。同樣一個(gè)好的配合團(tuán)隊(duì)能使項(xiàng)目達(dá)到事半功倍的效果，關(guān)于溝通的具體的一些方法和技巧將在下面談到。

　　 3  溝通的一些要素

　　一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)組織和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對頊目的成敗起決定作用，他必然也是一個(gè)善于溝通的人。溝通研究專家勒德洛(Ludlow，R。)提到，高級管理人員往往花費(fèi)80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通。普通管理者約花5O%的時(shí)間用于傳播信息。缺乏溝通這個(gè)問題是不能通過技術(shù)來進(jìn)行改進(jìn)的，現(xiàn)在技術(shù)發(fā)展很快。但人們對溝通和融洽相處的需求不但沒有減少，反而顯得越來越重要了。

　　溝通的效率直接影響管理者的工作效率。在項(xiàng)目成員間改善溝通將提高士氣、生產(chǎn)率，質(zhì)量，并可以減少成本，使得項(xiàng)目更好開展 但如果出現(xiàn)溝通問題，也可以遵循以下過程來有效地控制問題：

　　找出問題的起因；實(shí)行糾錯(cuò)行為；加強(qiáng)工作環(huán)境中的溝通活動。

　　4 項(xiàng)目中溝通運(yùn)用的案例分析 

　　筆者在負(fù)責(zé)開發(fā)外語學(xué)院的英語網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、考試綜合平臺時(shí)，就充分考慮軟件項(xiàng)目管理中溝通的一些要素。整個(gè)項(xiàng)目按小組軟件開發(fā)過程(TsP)進(jìn)行開發(fā)，其中每個(gè)步驟都涉及到了溝通。

　　4.1 技術(shù)調(diào)研 

　　該項(xiàng)目是為教師和學(xué)生進(jìn)行英語教學(xué)、考試、以及評估的綜合性網(wǎng)絡(luò)平臺。

　　學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全程的英語學(xué)習(xí)、測試。老師也可以利用這個(gè)平臺動態(tài)的掌握學(xué)生的情況。在技術(shù)采用方案中。

　　我們打算用ASP。NET+SQL SERVER進(jìn)行開發(fā)，分三層體系結(jié)構(gòu)。在聽取了他們構(gòu)思的同時(shí)，針對項(xiàng)目調(diào)研情況，我們也從技術(shù)層面上闡述了自己的看法。最后達(dá)成了一個(gè)初步共識。

　　4.2 需求分析

　　項(xiàng)目的最終用戶是外語老師和學(xué)生。我們開始與外語學(xué)院老師進(jìn)一步接觸。了解高職外語教學(xué)領(lǐng)域內(nèi)的情況。為了防止或減少用戶需求變更，-在溝通目標(biāo)中考慮了很多制約因素和假設(shè)因素。

　　大概經(jīng)過了一個(gè)星期的溝通。一份完整的SRS文檔生成，并且我們將SRS的段和節(jié)編號。用來確定每一個(gè)說明的來源。

　　4.3 概要設(shè)計(jì)

　　軟件的大概要求和功能在得到確定后。項(xiàng)目流程到了概要設(shè)計(jì)階段，這時(shí)項(xiàng)目開發(fā)小組完全啟動，項(xiàng)目小組開始制定詳細(xì)工作目標(biāo)、角色目標(biāo)等。

　　4.4 詳細(xì)設(shè)計(jì)

　　在概要設(shè)計(jì)階段定義好了各功能模塊、明確了開發(fā)者責(zé)任之后。開始了模塊內(nèi)的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)。在這個(gè)階段我們定義了整個(gè)平臺數(shù)據(jù)庫。在定義數(shù)據(jù)表和字段時(shí)。有兩位成員的想法互不相同，兩人各持己見，爭的面紅耳赤，僵持不下，最終雙方把各自的想法和理由列個(gè)清單，征求了小組其他成員和外語學(xué)院老師的意見。經(jīng)過大家共同的分析，最終確定了某一個(gè)成員的數(shù)據(jù)庫方案，另外那個(gè)成員也心服口服。

　　4.5 編碼設(shè)計(jì)

　　在編碼階段的每次會議中，我們都要掌握各個(gè)成員的進(jìn)度，詢問下個(gè)階段的安排，并要求每個(gè)成員在會議中都要開城布公地對待問題，不能隱瞞。使小組保持一種透明的風(fēng)格。這樣我們就可以知道將要發(fā)生什么事情，并預(yù)見問題。以便能迅速進(jìn)行調(diào)整。

　　4.6 集成與測試

　　在開發(fā)后期。各個(gè)模塊功能基本完成，在確認(rèn)每個(gè)模塊基本上無獨(dú)立缺陷和比較好的質(zhì)量后，進(jìn)入了整體的測試。

　　這個(gè)項(xiàng)目在制作半年后完工。并測試合格，現(xiàn)運(yùn)行非常正常。總結(jié)這個(gè)項(xiàng)目的一些經(jīng)驗(yàn)。要確保軟件開發(fā)質(zhì)量和效率。與用戶的有效溝通以及開發(fā)成員間的良好協(xié)作是關(guān)鍵。要達(dá)到這一點(diǎn)，一個(gè)團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)具備以下三個(gè)要素：透明性、聆聽、協(xié)商。透明性能使整個(gè)小組知道將要發(fā)生什么事情、并能預(yù)見問題。知道什么時(shí)候誰最需要幫助。并能保持整個(gè)小組工作的一致性。最好的交流者應(yīng)該是非常善于聆聽的人。這種聆聽?wèi)?yīng)該是全身心的，只有這樣。別人才會和你進(jìn)行比較深的交流，你也會準(zhǔn)確地領(lǐng)會對方的意圖。協(xié)商最重要的作用是解決問題和分歧。能使得矛盾雙方都得到一個(gè)滿意的結(jié)果。

　　5 結(jié)束語

　　項(xiàng)目溝通管理是一門藝術(shù)。這不僅僅表現(xiàn)在“項(xiàng)目干系人”相互之間的溝通技巧上，而且體現(xiàn)在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目的全局管理上。項(xiàng)目管理的八大要素記起來簡單，但如何靈活地駕御它，使這些要素在操作上更方便。更適合應(yīng)用到實(shí)際項(xiàng)目中去，這就需要藝術(shù)化的管理、技巧性的操作，管理上的條條框框雖然是定死的。但人可以動態(tài)地去應(yīng)用它。無論在哪個(gè)領(lǐng)域的項(xiàng)目管理中。這些溝通技巧都可以通用。并且可以結(jié)合各自領(lǐng)域的一些獨(dú)特要素去實(shí)施。