2.2 內(nèi)部管理成本

    業(yè)主在實施項目過程中，對超出了原項目范圍內(nèi)定義的需求我們可以用以下的標準來作出判斷。

    2.2.1 是否對關鍵業(yè)務構成關鍵的影響

    項目實施中，在對業(yè)務部門進行詳細需求調(diào)研的階段，業(yè)務部門不可避免地會提出很多與其業(yè)務相關聯(lián)的業(yè)務，或者是一些新的想法，當遇到這種情況的時候，業(yè)主方的信息部門要作出一個合適的判斷，是否可以包含在項目范圍內(nèi)。

    首先，這個業(yè)務需求是否在關鍵業(yè)務描述中已經(jīng)涵蓋，或者說這個需求是否對關鍵的業(yè)務構成足夠的影響力。如果不是，建議可以不納入項目的范圍內(nèi)，或者暫時不納入本次的項目范圍內(nèi)，而作為日后一個擴展的功能。

    其次，如果此需求對關鍵業(yè)務構成必要的影響，那么信息部門應該進一步作以下分析：

    （1） 目前系統(tǒng)功能是否可以解決這個需求？如果可以，實現(xiàn)難度如何？

    （2） 如果實現(xiàn)難度不大，可以納入項目范圍。如果實現(xiàn)難度大，那么進行成本分析。

    2.2.2 項目成本分析

    （1） 內(nèi)部資源是否足夠應付新需求的實現(xiàn)？包括業(yè)務部門人員、技術人員、軟硬件支撐。

    （2） 在整體項目計劃當中是否允許作這樣的調(diào)整？能否在項目計劃時間內(nèi)完成？

    （3） 是否能保證項目的質(zhì)量？會不會對其他功能造成影響？

    如果上述成本分析回答都是肯定的，那么就可以把需求納入實施范圍，如果全為否，建議就不把其納入本項目范圍。但是由于該項需求是一個關鍵業(yè)務需求，可以考慮把此項目作為擴展功能在以后實現(xiàn)，目前可以采用其他靈活的方式處理。如果上述的回答中有肯定也有否定的，那么我認為首先要以內(nèi)部資源的問題作為重點，如果此條件不能滿足，即使勉強把其納入項目范圍內(nèi)也只會造成項目的延遲，還不如干脆等條件滿足的情況下再實施，目前先采取其他靈活的方式處理，這樣既保證當前項目在原既定范圍內(nèi)完成，新需求在新的項目中實現(xiàn)。如果內(nèi)部資源條件滿足，那就要判斷是否對項目的計劃和質(zhì)量造成影響或者說造成多大的影響？這種影響能否被接受和控制等等。如果會失去控制，建議不納入范圍而采取其他方式解決。

    我們可以總結出如下一個問題分析列表：

    四、在控制項目范圍時要注意控制好實施雙方之間的利益關系

    項目成本控制對項目實施雙方來說，特別是對項目范圍的理解上常會存在著利益沖突關系，因此業(yè)主方在控制項目范圍時要注意切實把握好關鍵業(yè)務的范疇，把控住項目的成本，而且此成本不光是指實施一方消耗的成本，還要注意結合自身內(nèi)部資源的問題，重點考慮好內(nèi)部的管理成本。企業(yè)實施信息系統(tǒng)本身是一項高管理成本的項目，如果項目范圍本身控制不當，很容易造成無形的內(nèi)部管理成本的巨大消耗，而在實際的管理效益上獲得的收益卻不高，在這種低的效益/投資比下，無疑是一種不可取的項目管理方向，因此，企業(yè)進行信息化項目管理的時候，要站在中立、客觀的立場上分析范圍的“度”，采取適度則取，過度則收的原則。