在網(wǎng)絡(luò)時代，軟件擔負著重要的使命，軟件開發(fā)項目偶爾成功是不能夠滿足需求的，必須一直交付優(yōu)秀的產(chǎn)品，而且速度要比以前更快。作為軟件開發(fā)環(huán)節(jié)中起到關(guān)鍵作用的開發(fā)者，從一個程序員到一個真正的Team Worker的轉(zhuǎn)變是需要時間和經(jīng)驗的。筆者針對這種轉(zhuǎn)變過程中容易產(chǎn)生的溝通問題進行了探討，以便讀者在實際開發(fā)過程中避免這方面問題。

    一、引言

    在軟件項目中，要做到一個項目迅速成功地完成，是很不容易的。在完成所下達的任務(wù)當中，設(shè)計好的藍圖跟具體地付諸于實踐，既要有規(guī)定統(tǒng)一的制定計劃，還要有一套適時的監(jiān)控執(zhí)行方法，但同時又不能扼殺了整個項目開發(fā)中的創(chuàng)造性和自主性，這樣，就必須有一個靈活而且容易使用的溝通方式方法，從而使一些項目信息時時最新，做到實時同步。

    在軟件項目中，許多業(yè)界人士和同行專家都認為：對于一個項目的成功關(guān)鍵取決于團隊協(xié)作開發(fā)中的溝通問題。與軟件項目成功的三個主要因素分別為：用戶的積極配合，明確的需求表達，管理層的大力支持，而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧。

    “項目溝通管理”這個概念并不是在IT項目中特有，而是從傳統(tǒng)的制造業(yè)管理中發(fā)展出來的一套管理體系中的一個方面。既然軟件開發(fā)也是項目的一種，所以也會出現(xiàn)一般項目管理中所出現(xiàn)的溝通上的問題，但軟件開發(fā)本身也有一些特有的更加具體的模式，本文將討論軟件協(xié)作開發(fā)中的溝通管理。

    二、溝通計劃

    項目拿到手之后，首先應(yīng)該組織一批干系人員制定溝通計劃，“溝通計劃”應(yīng)包括以下內(nèi)容：

    1.聯(lián)系方式

    應(yīng)該有一個專用于項目管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式的小冊子，其中如項目組成員、項目組上級領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員的座機、手機、e-Mail、QQ等，應(yīng)相應(yīng)地一一列上。最好把聯(lián)系方式的電子稿通過電子郵件給項目管理中所有的相關(guān)的人員發(fā)送一份，這樣不需要聯(lián)系方式的小冊子也能通過Internet把大家聯(lián)系在一起。

    2.使用樣板

    對于一個項目本身統(tǒng)一的格式，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件格式，最好提供樣板并輔助編寫說明。使用樣板應(yīng)注意以下幾點：

    （1）為經(jīng)常要執(zhí)行的任務(wù)制定樣板，也要為整個項目制訂樣板。

    （2）在實施任務(wù)開始時就使用樣板，而不是在結(jié)束的時候使用樣板。

    （3）為反應(yīng)從以前做過的不同項目獲得的經(jīng)驗，為使正在開發(fā)的項目能夠出色地完成，應(yīng)不斷地完善、更新您的樣板。

    3.工作匯報方式

    明確什么時間，什么地點，哪些人員來匯報工作，明確表達項目組成員對項目經(jīng)理或項目經(jīng)理對上級人員的工作匯報方式。比如項目組成員對項目經(jīng)理通過e-Mail發(fā)送周報；項目經(jīng)理對直接上級按月通過碰頭會議匯報月報；緊急匯報通過電話及時溝通；每周項目組成員進行一次當前工作溝通會議等等。

     4.任務(wù)完成督促人

    每個人或一組人員在指定的時間內(nèi)是否能完成指定的任務(wù)，就需要有一個負責(zé)人來進行監(jiān)督。若能完成指定任務(wù)那么項目的開發(fā)就能朝著既定的目標邁進，否則，就需要督促相關(guān)人員努力去完成，若實在完不成，就需要采取相關(guān)的措施來保證軟件項目開發(fā)的順利進行。

    三、有效溝通

    信息發(fā)送是指將需要的信息及時地傳送給項目涉及人，它包括實施溝通管理計劃以及對突發(fā)的信息請求作出反應(yīng)。對于項目管理的信息正確傳達到相應(yīng)的人員，是相當重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達了，但實際的結(jié)果卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的e-Mail傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的信息，就來得又快又準確更能讓人接受，就像傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場合還是比有些現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價值取向不同，溝通的方式也就在使用效果上全然不一樣了。

    我們在溝通中應(yīng)遵循彼得。德魯克提出的四個基本法則：

    1.溝通是一種感知

    溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進行溝通，無論是接收者簡單回復(fù)“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯誤的理解了，很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了。

    2.溝通是一種期望

    在項目管理中，項目不同干系人是有不同的溝通需要的。項目組成員在具體的工作安排中他想明白那個職位是否符合他的意愿等等，上級要了解接收者的期望，向下屬傳達工作安排的同時還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應(yīng)的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項目管理中如讓下屬有反抗情緒的產(chǎn)生或者低效的工作，則是一個項目經(jīng)理在溝通上不得法的一個失敗實例。因此制定一個協(xié)調(diào)的溝通計劃就更為重要了。

    3.溝通產(chǎn)生要求

    溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進項目更新。

    4.信息不是溝通

    當今是信息時代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對于用于溝通的信息必須明確、簡練、醒目，避免沉沒于大量信息之中。我們現(xiàn)在就能通過上面的四個法則來進行有效的溝通，達到保證軟件項目管理中信息有效傳達的目的了。

    四、情況報告

    實施軟件項目出現(xiàn)的情況報告一般有四種形式：第一種代碼質(zhì)量報告，其次計劃進度報告，再次計劃穩(wěn)定性報告，最后測試合理性報告。

    1.代碼質(zhì)量報告該報告使用錯誤、測試失敗和代碼變動來描述代碼的質(zhì)量?，F(xiàn)在自動測試已經(jīng)成為高質(zhì)量代碼開發(fā)的基本保證，對此我很感謝，但是這還不是我所要感謝的全部。開發(fā)人員現(xiàn)在擁有很多通過代碼度量、靜態(tài)分析等方法來度量代碼質(zhì)量的工具。我們甚至已經(jīng)設(shè)法將重構(gòu)分類成一系列便利的模式。

     2.計劃進度報告

    該報告通過查看任務(wù)完成和任務(wù)延遲情況來描述項目安排的進展情況。一般有三種形式：定期報告、階段評審和緊急報告。

    （1）定期報告

    就是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在實際的項目管理中，項目組人員對項目經(jīng)理按周報告，對于客戶和項目經(jīng)理的直接上級是按月或階段進行統(tǒng)一的進展報告。從項目管理上講，項目定期報告的主要內(nèi)容包括：當前是什么狀態(tài)？在什么階段？進度完成情況？當前有什么問題請上級（用戶）協(xié)助解決？下周（下月或下階段）的計劃是什么等等。

    （2）階段評審

    在項目進行到重要的階段，就要進行階段評審。階段評審的意義就在于評審當前的項目情況，迫使人們對其工作負責(zé)；階段評審可以提前發(fā)現(xiàn)問題，提前將問題解決在初期階段。不過階段評審也是最容易產(chǎn)生爭執(zhí)的地方，這主要是針對于問題嚴重性的定級，項目經(jīng)理或項目管理委員會必須在全面了解項目發(fā)展進展的情況下及時找到問題的重點，從而就事論事的解決問題的真正癥結(jié)所在，并進行后面的項目。

    （3）緊急報告

    在出現(xiàn)意外情況下，進行緊急報告。緊急報告包括以下內(nèi)容：當前發(fā)現(xiàn)的問題、相關(guān)影響、如何解決、問題緊迫性。

    3.計劃穩(wěn)定性報告

    該報告通過查看一些更改來描述一個項目的穩(wěn)定性。通過更改一些需求和安排來測試一個項目是否出現(xiàn)大的波動，從而來描述一個項目是否具備穩(wěn)定性。

    4.測試合理性報告

    該報告通過詳細的測試運行細節(jié)來幫助評估測試的正確性、健壯性和友好性。

    在實際的軟件協(xié)作開發(fā)項目管理過程中，質(zhì)量管理的質(zhì)量保證部門也將進行質(zhì)量審計，按階段提交質(zhì)量審計報告。項目核心人員接到情況報告后也應(yīng)即時的進行反饋，確認報告已經(jīng)成功接收到。并讓項目核心人員一道解決執(zhí)行中遇到的各種各樣問題，從而保證項目開發(fā)穩(wěn)步地朝著既定的目標邁進，為成功地開發(fā)和完成項目打下堅實的基礎(chǔ)。

    五、結(jié)束管理

    1.項目客戶驗收

    項目收尾期間客戶將根據(jù)合同對項目進行驗收，一般是對最終成果《軟件系統(tǒng)》，項目文檔《操作手冊》、《安裝手冊》、《軟件光盤》、《維護計劃》或《維護手冊》進行驗收，雙方將產(chǎn)生雙方《項目開發(fā)總結(jié)報告》及《項目總結(jié)會議備忘錄》，讓你的客戶同意最終結(jié)果。

    不同的人都有不同的見解，這些報告都是極好的資源，對未來項目的平穩(wěn)運行有很大的幫助以及為以后開發(fā)此類項目積累了經(jīng)驗、奠定了基礎(chǔ)，這都是一筆不菲的知識財富。

     2.過程文件歸檔

    項目組內(nèi)部將對項目過程中的計劃、需求、設(shè)計、源代碼、變更、會議紀要、客戶信件等文檔整理歸檔，為以后的查詢及參考作為一定的依據(jù)。項目檔案常常在結(jié)束多年以后還有用，良好的項目檔案能為當前的項目節(jié)省時間和金錢，有時還能對組織進行審計等快速提供有價值的信息。

    3.實施項目后評估

    很多項目沒有能進行很好的評估，推脫的理由有項目組人員不齊或不全、現(xiàn)在有新的項目要接沒有時間、寫了沒人看等等。這些理由全不是正確的，無論如何也要進行總結(jié)，只能評估當前，才能提高以后。

    項目的成員應(yīng)當在項目完成后，為取得的經(jīng)驗和教訓(xùn)寫一份《項目評估報告》，總結(jié)在本項目中哪些方法和事情使項目進行的更好、哪些為項目制造了麻煩、以后應(yīng)在項目中避免什么情況、那些事情應(yīng)在后面的項目中堅持等等。實施項目后評估可以為今后重復(fù)優(yōu)秀實踐和寶貴經(jīng)驗奠定基礎(chǔ)，還可以避免錯誤。

    六、小結(jié)

    在多年的實際開發(fā)工程中，我所在的開發(fā)團隊始終保持著上述良好的工作模式，基本上沒有因為溝通上產(chǎn)生問題，事實證明：客戶的要求及時地得到體現(xiàn)，項目及時地展現(xiàn)給客戶。團隊中分工明確，做到每人每工作周都有明確的目標，只要完成個人的既定任務(wù)，便可使項目的整個進度嚴格按照時間表運行。團隊合作意識明顯加強，沒有出現(xiàn)“三個和尚”的混亂現(xiàn)象。學(xué)習(xí)氣氛濃厚，個人開發(fā)中遇到的問題能夠及時反映到我們的開發(fā)團隊中，并且會得到來自其它開發(fā)人員及時的幫助。

本文章作者：王征強 譚華 李國娟