一、溝通在IT項目中的重要性

　　所謂溝通,是指兩個或兩個以上的人或組織為達成共識所進行的信息分享。對于項目來說,要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程,就必須進行信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的,所以,在成功的項目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用,在失敗項目的痛苦反思中,卻最能看出溝通不暢的危害:由于缺乏溝通,兩個小組同時對一個版本進行升級,結(jié)果兩個版本合不在一起;由于缺乏溝通,項目組的行動和客戶的需求發(fā)生偏差,造成大量的返工和浪費;由于缺乏溝通,沖突不斷出現(xiàn),造成客戶和項目組矛盾重重,項目組內(nèi)部凝聚力下降,甚至關(guān)鍵人物拂袖離去,溝通障礙往往會造成項目多次返工,事倍功半,嚴重時會釀成不可挽回的損失,導(dǎo)致項目失敗。對于IT項目來說,要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程,就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通,對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善,都會存在著制約作用。具體來說,溝通在項目中主要有以下幾方面的作用。

　　(一)決策和計劃的基礎(chǔ)。項目組要想作出正確的決策,必須以準確、完整、及時的信息作為基礎(chǔ)。通過項目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通,就可以獲得眾多的變化的信息,從而為決策提供依據(jù)。

　　(二)明確工作目標。在實際工作中有的時候項目經(jīng)理不知道什么時候該給小組成員布置工作任務(wù),有的時候項目經(jīng)理明明知道自己對小組成員的期望值,但卻沒有及時告訴他們,直到發(fā)現(xiàn)他們的工作出現(xiàn)了問題。有的時候,由于項目經(jīng)理沒有說明工作要求,小組成員花費時間做了很多不必要的工作。無論是對于項目經(jīng)理來說還是對于小組成員來說,這種交流不善的情況都讓他們做了很多額外的工作,也難免讓他們的心情感到沮喪。在IT項目中項目經(jīng)理應(yīng)該同小組成員進行及時有效的交流,讓他們了解自己工作任務(wù)明確自己的職責及項目組對其的期望值,從而為每個成員樹立一個明確的工作目標避免不必要的額外工作。

　　(三)激勵員工。所有成功的項目領(lǐng)導(dǎo)者,無一例外都是最優(yōu)秀的激勵者。領(lǐng)導(dǎo)者通過溝通,可以在對員工的精神激勵方面發(fā)揮重要作用: 1.通過描繪項目光明前景及其對員工個人的意義,進行目標激勵; 2.通過不失時機地公開表揚員工的良好表現(xiàn)、感謝員工的貢獻,進行榮譽激勵; 3.通過熱情主動地與員工交談、關(guān)心員工的疾苦、寬容他們無傷大局的過失進行情感激勵,等等。

　　(四)協(xié)調(diào)組織成員之間的關(guān)系,增強組織凝聚力。人是具有復(fù)雜的情感和思維的動物。任何組織,尤其是那些規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)繁雜、人員眾多的組織,其成員之間存在各種意見分歧和利害沖突在所難免。美國管理協(xié)會的一項調(diào)查發(fā)現(xiàn),管理者平均要花20%的時間來處理各種沖突。領(lǐng)導(dǎo)者必須懂得采用勸說、告誡、安撫、誘導(dǎo)、啟發(fā)等溝通語言和技巧,來化解矛盾或?qū)_突控制在良性范圍內(nèi)。領(lǐng)導(dǎo)者的重要職責之一,用通俗的話說,就是做好員工的思想工作。領(lǐng)導(dǎo)者通過與下屬和員工進行溝通交流,不單可以幫助員工解決思想問題,化解或減少各種摩擦和不良沖突;還可以增進與下屬和員工之間的相互了解、尊重和信任,減弱甚至消除被領(lǐng)導(dǎo)者對領(lǐng)導(dǎo)者自然形成的防御甚至抗拒心理,使員工產(chǎn)生安全感和歸屬感,從而增強組織的凝聚力。

　　(五)軟件開發(fā)的柔性標準需要溝通來彌補。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母,有很具體的標準和檢驗方法。軟件的標準柔性很大,往往在用戶的心里,用戶好用是軟件成功的標準,而這個標準在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達出來。因此,開發(fā)過程項目組和用戶的溝通互動是解決這一現(xiàn)實問題的唯一辦法。

　　(六)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新。在IT項目中技術(shù)問題是項目溝通的重要內(nèi)容。對項目組來說,軟件開發(fā)的過程既是知識共享的過程,也是技術(shù)創(chuàng)新的過程,同時還是項目成員學(xué)習(xí)、提高的過程。因此,一定要讓所有的項目成員形成相對統(tǒng)一的技術(shù)平臺,每個項目成員的知識基礎(chǔ)、開發(fā)能力、技術(shù)水平都要達到一定的高度。項目經(jīng)理要對開發(fā)工具和相關(guān)的軟、硬件知識有深入的了解和準確的把握,還要了解每個成員的工作能力,通過項目內(nèi)部研討、階段性成果研討,以及技術(shù)問題研討等,使項目成員在研討中共同學(xué)習(xí)、提高。

二、溝通與IT項目的實施效率

　　孔子認為“巧言令色,鮮矣仁”,主張“君子訥于言,而敏于行”。這雖然與我們今天談的溝通是兩個層面上的事,但至少是認為“多做少說”比“少做多說”要好。但一個團隊僅有少說多做是不夠的,要進行充分的溝通,在溝通的基礎(chǔ)上明確各自的任務(wù)和職責,然后才能分工協(xié)作,才能把大家的力量形成合力。溝通對項目實施效率的影響往往是間接的、不易覺察和量化的。下面從幾個與溝通有直接或間接關(guān)系因素討論溝通對IT項目實施效率的影響。

　　(一)項目復(fù)雜程度與實施效率。溝通路徑所消耗掉的工作量多少取決于軟件項目本身的復(fù)雜度和耦合度。原IBM在馬里蘭州蓋茲堡的系統(tǒng)技術(shù)主管JoelAron,在他所工作過的9個大型項目的基礎(chǔ)上,對程序員的實施效率進行了研究。他根據(jù)程序員和系統(tǒng)部分之間的交互劃分這些系統(tǒng),得到了如下的實施效率: 一般說來,底層軟件(操作系統(tǒng)、編譯器、嵌入式系統(tǒng)、通信軟件)的接口復(fù)雜度要比應(yīng)用軟件(MIS、操作維護軟件、管理軟件)要高得多。所以在估算軟件開發(fā)項目工作量時要充分考慮任務(wù)的類別和復(fù)雜程度,因為抽象的、接口復(fù)雜的系統(tǒng)開發(fā)過程中溝通消耗必然大。

　　還有,有深厚行業(yè)背景的軟件,要考慮開發(fā)人員為熟悉行業(yè)知識所要付出的溝通消耗。

　　(二)溝通的復(fù)雜性。根據(jù)梅特卡伏定律,溝通渠道的數(shù)目=n* (n-1) /2,其中n為溝通人員數(shù)量即2個人有一條溝通渠道, 3個人有3條溝通渠道, 5個人有10條溝通渠道?？梢园l(fā)現(xiàn)溝通渠道的數(shù)量隨著溝通人數(shù)的增長而急劇增長,由此人們之間的溝通相互影響,所以,項目團隊應(yīng)該盡可能精簡,以較少的人在最可能允許的時間內(nèi)完成任務(wù)是相對高效的。

　　(三)團隊的默契度與實施效率。一個經(jīng)過長期磨合、相互信任、形成一套達默契的做事方法和風(fēng)格的團隊,可能省掉很多不必要的溝通,相反,初次合作的團隊因為團隊成員各自的背景和風(fēng)格不同、成員間相互信任度不高等原因,要充分考慮溝通消耗。軟件企業(yè)人員流動率高的特點導(dǎo)致團隊凝聚力和默契度的錘煉比較困難。而凝聚力和默契度的需要長期的、大量的內(nèi)部溝通和交流才能逐步形成,由此不難理解持續(xù)良好的溝通和交流是一個團隊的無形資產(chǎn),自然,穩(wěn)定、默契的開發(fā)團隊形成一個軟件企業(yè)的核心競爭力的道理。還有一點不容忽視,那就是軟件開發(fā)這種以人腦為主要工具的創(chuàng)造性很強的作業(yè),開發(fā)人員的心情和興奮度對個人工作效率影響很大,而一個人置身于氛圍良好、合作默契的團隊中心情一般較好,這種良好的氛圍所能帶來的能量是不可估量的。

　　(四)開放式的討論環(huán)境。軟件開發(fā)更多的是一個腦力勞動的過程,在開發(fā)過程不免會遇到一些技術(shù)難題。畢竟每個人技術(shù)水平及知識面有限,所以要提倡建立一個開放式的討論環(huán)境,每個成員所遇到的問題要及時在項目組內(nèi)部論壇中通報及時與團隊中的其他成員進行深入的溝通,從其他成員獲得解決問題的方法。這樣既可以在保證項目的進度的基礎(chǔ)上盡可能地得到較好的解決方案,有效地提高了項目的實施效率。
(五)采用有效溝通方式。采用電子電子郵件、即時通信軟件、內(nèi)部論壇、QQ群、項目管理軟件等現(xiàn)代化工具提高溝通效率時信息及時有效地傳到各個項目組成員中,拉近溝通雙方的距離,減少不必要的面談和會議。使項目組成員將更多時間投入到自己的工作中。
　　溝通是人際之間傳遞和溝通信息的過程,它對于項目取得成功是必不可少的,而且也是非常重要的。無論何種規(guī)模及類型的項目都有其特定的周期。項目周期的每一個階段都是重要的甚至是關(guān)鍵性的,特別是大型IT項目更是如此。顯而易見,為做好每個階段的工作,以達到預(yù)期標準和效果,就必須在項目部門內(nèi)、部門與部門之間、以及項目與外界之間建立溝通渠道,快速準確的傳遞和溝通信息,以便項目內(nèi)各部門達到協(xié)調(diào)一致;使項目成員明確各自的職責,并了解他們的工作對實現(xiàn)整個項目目標所做的貢獻;通過大量的信息溝通,找出項目管理的問題及解決問題,制訂政策并控制評價結(jié)果從而有效地提高項目的實施效率。