文檔管理，有些公司也稱為知識庫管理，本文還是以文檔作為稱呼吧。

1.先說說文檔管理的歷史背景和演化史吧：

一般情況下，文檔可以包含很多方面的內(nèi)容，一個Excel表格，一個需求設(shè)計文件，一個Bug的解決方案，一個功能的描述甚至是一個有用的圖片都可以成為一個文檔。所以對文檔的標準解釋就是文檔是軟件開發(fā)，使用和維護中的必備資料。它能提高軟件開發(fā)的效率，保證軟件的質(zhì)量，而且在軟件的使用過程中有指導(dǎo)，幫助，解惑的作用，尤其在維護工作中，文檔是不可或缺的資料。

當然文檔不僅僅是在軟件開發(fā)中需要使用，其實是在任何公司中需要用到的，甚至比如在政府單位中也都是用到的，那些法律文件，行政命令，規(guī)范綱要都是文檔，前段時間經(jīng)常在說無紙化辦公，但是文檔其實還是以電子版的形式繼續(xù)存在著，所以說，文檔現(xiàn)在是無處不在，就當前社會在說，文檔是絕對不可或缺的。

既然文檔是不可或缺的，必然就會涉及到一個問題，那就是文檔的管理，對于文檔管理的作用，簡單來說就是保存，分類和檢索文檔。從人類發(fā)明文字以后，其實文檔的管理就已經(jīng)開始，從一開始的甲骨文時代到現(xiàn)在的電子時代，文檔的管理一直在不斷進行中，只是形式隨著時代的變化有所變化而已。

一開始人類社會可以能是用甲骨文的形式來保存文字，一些有意義的甲骨文就成為文檔，然后需要保存起來讓人需要的時候再去看，但是由于甲骨文是以龜殼的形式保存，你要真的去翻看，我想還是很有難度的，所以那個時候的文檔管理，純粹是實物堆放管理，挺多知道那個相關(guān)的文檔放在那個位置，要具體去找一個內(nèi)容是很麻煩的。

后來的呢，人類發(fā)明用竹簡開始作為文檔的記錄載體，但是竹簡其實還是一樣很笨重的，雖然比起甲骨文而言，竹簡記得內(nèi)容可以更多很規(guī)范點，但是要去查找內(nèi)容的時候還是很麻煩。

漢朝時，終于紙橫空出世了，世界上最偉大的發(fā)明之一在中國誕生了，大家記錄起知識開始變得很方便，而且很便宜（之前用絲綢記錄雖然也輕巧但是貴），所以文字記錄自此開始幾何級的增長了。很多紙疊在一起變成了書，人類為了方便查找內(nèi)容，還給書做了目錄，真正意義上的文檔管理就開始了。

但是雖然對于主要的內(nèi)容可以通過目錄查找到，不過你如果想去用通過查找?guī)讉€關(guān)鍵字的方式來查找一段具體的內(nèi)容的話，電子時代到來之前，還是沒法做的很好，所以當然我也很難在查查這個書庫里（類似少林寺藏經(jīng)樓）是否有我需要的書了，即使找也只能找到一個書名，沒法通過具體一個關(guān)鍵字來查找書了。

到了電子時代以后，文檔可以通過以0和1的方式保存在電腦中了，文檔管理有了翻天覆地的變化，人類可以非常便捷地把自己想要的知識找到，而且不僅僅在一本書中，可能是在一個圖書館中的所有書中，甚至是整個世界上的大部分書中，這種階段，已是咱們的先人根本無法想象到的。

文檔管理當然也是與時俱進的，有什么樣的條件就能創(chuàng)造什么樣的文檔管理，進入現(xiàn)代文檔管理已經(jīng)變得極其強大，除了最簡單的保存、分類和檢索以外，文檔管理還是加入的安全管理，版本控制，發(fā)布控制以及在線查看，協(xié)作編寫等新的功能。在進入21世紀以后，隨著云計算的出現(xiàn)，文檔管理甚至還加入了云元素。

2.DevSuite中的文檔管理

文檔管理在任何公司和單位中都需要，但是我想大家也清楚，文檔有些公司做的好，有些公司做的不好，當然有些公司的確不需要很好的文檔管理，比如一個小的施工隊，只要建筑圖紙保存好了就行了。但是大多數(shù)公司我覺得還是需要一個很好的文檔管理的，有些做的不好的原因，我覺得有兩方面原因，一方面原因當然是主觀重視不夠，都認為不需要怎么整理，但是一到需要的時候就急得亂找，最后可能需要重做，影響人力物力和時間；另一方面原因就是缺少一個好的文檔管理系統(tǒng)，文檔如果只在電腦上保存的話，雖然說可以查詢到，但是一旦文檔越來越多的話，文檔管理很有可能越來越混亂，文件亂放文件夾，版本沒法控制，安全性沒法保證，多人同時想來看和修改的話，很難管理，類似添加評論之類的功能就更加沒法實現(xiàn)了。

對于一個軟件公司而言，可能文檔管理需求可能來的更加迫切，因為軟件公司有大量的需求文檔，設(shè)計文檔，客戶文檔，技術(shù)支持文檔，還有一些公司內(nèi)部培訓(xùn)，合同，制度等文檔，這些文檔首先需要分類，然后可以搜索，更重要是需要：

1.權(quán)限管理（有些文檔不是所有人都能看到）

2.流程管理（文檔需要從草稿到最終成稿需要流程控制）

3.變更管理（類似設(shè)計文檔可能需要經(jīng)常更改，確保每個更改能夠被記錄，并且應(yīng)該讓看過之前版本的人知道有新版本了）

4.版本管理（一個文檔在不同人修改后或者不同時間修改后，需要保存不同版本，并且各個版本之間能比較差別）

主觀重視還是靠公司自己來努力了，你實在不重視即使有文檔管理系統(tǒng)也沒用。對于好的文檔管理系統(tǒng)來說，我們還是可以有選擇的，市場上的工具應(yīng)該挺多的，今天我只介紹一下TechExcel的DevSuite系統(tǒng)怎么管理文檔的，因為我們公司是買了這個產(chǎn)品的，下面是截圖。

DevSuite系統(tǒng)中的文檔管理工具叫做KnowledgeWise，在以“知識為核心” 的理念中屬于核心地位，因為軟件開發(fā)過程中其實每個階段都需要接觸文檔的，從需求文檔到設(shè)計文檔到開發(fā)文檔到測試文檔再到發(fā)布文檔維護文檔，文檔自始至終一直是需要的，而且同一個文檔在整個過程可能是不斷發(fā)生更改的，所以通過KnowledgeWise跟蹤到每個更改對于開發(fā)過程來說或是及其重要的。

在KnowledgeWise中，文檔通過條目（Item）的方式來記錄的，也就是一個文檔對應(yīng)一個條目，每個條目首先會有標題，描述，負責人，附件等字段組成，這些字段是自定義，可以根據(jù)你的需要而添加，這是所謂的基本屬性。然后條目還有一些高級屬性，比如權(quán)限控制，流程控制，版本控制，歷史跟蹤記錄等等，下面我就結(jié)合我們公司的實際流程來介紹一下這個系統(tǒng)。

1.首先對于那些制度類的，合同類的文檔，還有培訓(xùn)類的文檔，我就不詳細介紹了，因為這些文檔不需要所有人都需要看到的，甚至有些需要保密的，更加不能讓很多人看到了。通過KnowledgeWise可以保存到只有相關(guān)人員才能看到的地方。KnowledgeWise可以為每個人針對每個文件，每個文件夾設(shè)置不同的權(quán)限，比如只讀，可以編輯，可刪除，可創(chuàng)建，當然還有不可見。所以你想設(shè)置如何復(fù)雜的權(quán)限組合都是沒問題的。（權(quán)限管理）

下面的兩個圖中，可以看到，我們可以為文件夾與文件設(shè)置不同的權(quán)限，而且是可以為不同的人設(shè)置不同的權(quán)限的，也就意味著，就是兩個人都是經(jīng)理，我也可以讓一個文件只讓其中一個人看到。

2.然后就是一些設(shè)計文檔、開發(fā)文檔或者是FAQ之類的，這些文檔在實際過程中總是會經(jīng)過很多流程最終產(chǎn)生一個成品，拿設(shè)計文檔來說吧，一個設(shè)計文檔從最初有意向，到最后成型，可能分為以下幾個部分：草稿—>初級審核—>繼續(xù)修改—>再次審核—>最后修改—>最后審核—>同意，這么幾個過程，而且每個過程中，負責處理的人也不一定是一樣的，草稿可能是有普通設(shè)計人員處理的，初級審核應(yīng)該是設(shè)計組長處理，最后審核可能是設(shè)計主管處理，所以我們就需要設(shè)置嚴格的工作流程和相應(yīng)的權(quán)限，流程剛才已經(jīng)說過了，權(quán)限的話，意思是說，比如這個文檔在“初級審核”階段，必須設(shè)計組長才有權(quán)限去把這個文檔改變到繼續(xù)修改狀態(tài)，其他人沒有這個權(quán)限，甚至其他根本就沒法看到這個狀態(tài)下的那個文檔，這樣就確保是設(shè)計組長審核過才去繼續(xù)修改的，杜絕了有些人想盡快通過這個文檔而直接跳過流程改狀態(tài)了（當然，在KnowledgeWise中經(jīng)過自定義設(shè)置是可以跳過流程改狀態(tài)的，當然正常情況下，這個必須是有一定權(quán)限的人才能做的，比如主管，經(jīng)理等）（流程管理）

下面兩個圖是一個典型的文檔的流程的，第一個圖是在系統(tǒng)中自定義設(shè)置一個流程，第二個圖是系統(tǒng)客戶端的實際使用情況，可以看到，一個文檔從新建到最終成型在正常情況必須通過每個狀態(tài)的負責人的處理后，走完這個流程，這樣子基本上能夠保證一個文檔的質(zhì)量。在系統(tǒng)中，每個能進入的系統(tǒng)的人，只要一進系統(tǒng)就可以看到自己需要處理的不同狀態(tài)的文檔任務(wù)，包括寫文檔、修改文檔和審核文檔。

3.軟件公司的做設(shè)計的人應(yīng)該知道，對于一個設(shè)計文檔而言，會不斷地經(jīng)過修改，即使是最后定稿了以后，可能一個新的改動過來，又得改，但是經(jīng)常地我們也碰到了一種問題，就是我改完了，但是發(fā)現(xiàn)改錯了，想看看原來是怎么樣了，或者客戶不滿意想改回一個禮拜之前那個設(shè)計，總之就是我想還能看到這個文檔每次改動時內(nèi)容，然后進行一些回滾操作，或者有時候需要對兩個不同版本的內(nèi)容進行比較，看看到底做了哪些改動，改動前是什么，改動后是什么。（變更管理，版本管理）

在KnowledgeWise中，對一個文檔條目，每一次操作都能用快照方式記錄一個版本，所謂快照方式，就是類似一個拍照功能，把該版本文檔的相關(guān)內(nèi)容拍下來，以后只能看，不能改。當然，你可以設(shè)置不讓每次修改都保存版本，只修改一些關(guān)鍵地方的地方才去保存一個版本，不然版本太多，以后比照起來也挺累人的。

對于保存下來的版本，主要有三個用處，

第一個當然是去看嘮，可以看看在過去某個時段，這個文檔是啥內(nèi)容；

第二個內(nèi)容就是回滾作用，就是說如果一旦我這個文檔修改了一下，覺得不對，想恢復(fù)到修改前的樣子，就可以回滾一下，當然你是可以回滾到任何已經(jīng)保存下來的版本里的，那么那個版本里的內(nèi)容將會覆蓋當前內(nèi)容，所以一般情況下如果想回滾的話，你可以先手動做個版本保存，這個在KnowledgeWise中是允許的，而且即使做了回滾，所有的已經(jīng)保存的版本還是不會受影響的。

第三個作用就是兩個版本間的相互對比，有時候我們作了修改后，想對比一下兩個版本之間到底有什么不一致，究竟改了多少地方，一旦我們用了對比功能以后，就可以把這個文檔的所有字段在不同版本間進行一一對比，有修改的地方會被自動標記，例如這個版本比那個版本就是刪除了一段話，這樣子的話，對比的時候，被刪除的這段話就會自動加上顏色，并且會加上一個刪除的線，一目了然。（關(guān)于對比這個功能，有些版本控制管理軟件其實做得更好，類似Subversion，所以KnowledgeWise也提供了跟Subversion集成的效果，有任何文件作為附件放到一個文檔里去的時候，可以同時被自動提交到Subversion中，這樣子，就可以對附件也進行對比了）

下面的圖就是版本保存的地方。

4.類似FAQ這些文檔，其實最終我們做完后是給我們的客戶用的，也就是給他們看的，作為幫助文檔的方式，所以放在系統(tǒng)中的話，就不太適合他們?nèi)タ?，可看性不好，所以KnowledgeWise提供了一種Wiki功能，可以將指定的文檔用Wiki方式給用戶看，下面就是一個典型的FAQ在線幫助的截圖。

5.另外的話，KnowledgeWise還支持直接由Word或者PDF文檔中直接把內(nèi)容導(dǎo)入到系統(tǒng)中作為一個條目，甚至可以把Word/PDF中分段的內(nèi)容導(dǎo)成幾個相關(guān)聯(lián)的條目，當然也支持導(dǎo)出功能和報表功能了。

6.KnowledgeWise的文檔管理支持服務(wù)器-瀏覽器形式的訪問，所以只要你能訪問你們公司的網(wǎng)頁，你就能訪問到你想要的文檔，局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)訪問起來沒有任何區(qū)別。

總的來說，KnowledgeWise是一個非常棒的文檔管理系統(tǒng)，完全滿足了我們公司的要求，甚至超出了不少期待，因為它能跟我們買的其他TechExcel產(chǎn)品做無縫的集成，也就是說一個文檔我可以在不同產(chǎn)品中都能看到，如果有更新我也能一下子看到，對于我們公司的軟件開發(fā)過程是相當有幫助的。