項(xiàng)目一旦簽訂合同開始立項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)立即啟動第一次項(xiàng)目啟動會，第一次會議的召開成功與否對整個項(xiàng)目的影響是非常大的，好的開始是成功的一半，如果第一次會議中能夠體現(xiàn)實(shí)施公司的專業(yè)性，樹立起良好的形象，對日后的項(xiàng)目協(xié)調(diào)、工作安排，會有這良好的推動作用，如果在第一次會議中顯得比較被動，不夠?qū)I(yè)，會讓項(xiàng)目的協(xié)助方對項(xiàng)目產(chǎn)生疑問，對日后項(xiàng)目的實(shí)施、驗(yàn)收都會產(chǎn)生負(fù)面的影響，所以本次會議需要認(rèn)真地準(zhǔn)備。

    1 會議的目的

    項(xiàng)目啟動會之前均屬于項(xiàng)目的商務(wù)操作部分，在這個階段中，涉及的人員不是很多。在項(xiàng)目正式啟動后，通常會發(fā)現(xiàn)，此時雙方項(xiàng)目主要參與者不再是原先洽談商務(wù)的人員，所以在項(xiàng)目一開始啟動的時候，召集項(xiàng)目實(shí)際的實(shí)施者、使用者一起開會，明確項(xiàng)目實(shí)施周期、范圍是非常必要的。

    并且在項(xiàng)目啟動之前，甲乙雙方由于商務(wù)價格等方面的原因，往往處于對立面。在項(xiàng)目正式啟動后，雙方的關(guān)系主要轉(zhuǎn)變?yōu)楹献?，此時雙方最大的利益點(diǎn)在于把整個項(xiàng)目實(shí)施成功，所以通過第一次項(xiàng)目協(xié)調(diào)會要讓參與的所有人員認(rèn)識到這一點(diǎn)，這是尤為重要的。

    2 會議人員

    參加會議的人員應(yīng)該有如下人員

    甲方： 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

    項(xiàng)目接口人

    最終用戶代表（如客戶服務(wù)部部門經(jīng)理）

    實(shí)施方：項(xiàng)目經(jīng)理

    項(xiàng)目現(xiàn)場工程師

    項(xiàng)目采購負(fù)責(zé)人

    其他項(xiàng)目相關(guān)人員

    關(guān)鍵設(shè)備的供貨商

    3 會議前期準(zhǔn)備

    會議召開之前必須做好充足的準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好以下資料：

    1、 會議召開的目的

    2、 會議召開要討論的問題（如項(xiàng)目實(shí)施的周期、項(xiàng)目人員的工作安排、項(xiàng)目人員協(xié)調(diào)關(guān)系等）

    3、 會議召開要明確的內(nèi)容（如項(xiàng)目實(shí)施的范圍、軟件的功能等）

    4、 所有要討論的問題和內(nèi)容需要寫成文檔，在開會前半天，發(fā)送給所有要開會的人員，相關(guān)的文檔如有必要也需要發(fā)送給開會人員。

    4 會議內(nèi)容

    通常步驟如下：

    a、 請甲方、乙方的領(lǐng)導(dǎo)說話

    b、 項(xiàng)目經(jīng)理介紹人員組成和工作職責(zé)，確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施周期

    c、 項(xiàng)目產(chǎn)品經(jīng)理介紹整個項(xiàng)目的實(shí)施范圍和內(nèi)容

    d、 其他內(nèi)容

    會議需要做好會議記錄，如果有條件，會議記錄應(yīng)當(dāng)當(dāng)場整理好，打印出來，會議各方代表簽字保存。