2010年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理開始參與某市數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃實(shí)施開發(fā)與項(xiàng)目管理，該系統(tǒng)工程浩大，具有嚴(yán)格的安全，穩(wěn)定和可靠性能要求，該系統(tǒng)由基礎(chǔ)設(shè)施層、系統(tǒng)支撐層、應(yīng)用服務(wù)層三個(gè)層次組成，基礎(chǔ)設(shè)施層包括綜合布線系統(tǒng)、機(jī)房系統(tǒng)，為系統(tǒng)提供必要的信息傳輸條件和系統(tǒng)工作環(huán)境。系統(tǒng)支撐層包含網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，為應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)提供了運(yùn)行環(huán)境。應(yīng)用服務(wù)層包含了數(shù)字圖書館的各個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，是數(shù)字圖書館系統(tǒng)發(fā)揮功能的關(guān)鍵。

項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于在項(xiàng)目過程中各個(gè)階段對(duì)進(jìn)度和成本的有效管理和控制。本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合作者實(shí)踐，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的成本管理問題，主要通過在計(jì)劃階段做好工作量估算，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素，在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制等方法來有效管理和控制項(xiàng)目成本。

2010年5月，我作為項(xiàng)目經(jīng)理開始參與某市數(shù)字圖書館系統(tǒng)的開發(fā)，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃實(shí)施開發(fā)與項(xiàng)目管理，數(shù)字圖書館建設(shè)的宗旨是使公民在網(wǎng)絡(luò)中的任何一個(gè)服務(wù)窗口，都可以享受到網(wǎng)絡(luò)中所有圖書館的資源，從而整體上提升公共圖書館的服務(wù)水平和服務(wù)能力。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)由基礎(chǔ)設(shè)施層、系統(tǒng)支撐層、應(yīng)用服務(wù)層三個(gè)層次組成?；A(chǔ)設(shè)施層包括綜合布線系統(tǒng)、機(jī)房系統(tǒng)，為系統(tǒng)提供必要的信息傳輸條件和系統(tǒng)工作環(huán)境。綜合布線采用T568B標(biāo)準(zhǔn)，多膜光纖直接到樓，工作區(qū)采用超5類雙絞線，機(jī)房采用GB50173-93標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。系統(tǒng)支撐層包含網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，為應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)提供了運(yùn)行環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)采用千兆以太網(wǎng)，核心交換機(jī)采用CISCO公司高性能的catalyst6509，接入層交換機(jī)采用catalys3548和3524，按樓層分為四組，每組多臺(tái)交換機(jī)間采用堆疊方式，使整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)達(dá)到高速、穩(wěn)定、安全的要求。主服務(wù)器由三臺(tái)IBM RS/6000小型機(jī)和IBM7133磁盤陣列組成，通過IBM HACMP系統(tǒng)達(dá)到三機(jī)的互備，實(shí)現(xiàn)高可用性群集多處理的應(yīng)用，提供冗余和容錯(cuò)恢復(fù)能力，完全滿足圖書館關(guān)鍵性業(yè)務(wù)應(yīng)用的需求。存儲(chǔ)系統(tǒng)采用存域網(wǎng)方式，包含了一臺(tái)8口光纖交換機(jī)和有24塊300G硬盤的光通道磁盤陣列，存儲(chǔ)容量達(dá)到7T以上。所有的服務(wù)器通過光纖接口卡與光纖交換機(jī)相連，共同使用大容量存儲(chǔ)系統(tǒng)。安全系統(tǒng)采用S-MIS綜合防護(hù)體系，通過劃分VLAN阻隔廣播風(fēng)暴和不同的使用需求并安裝了WORKS2000網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等來確保系統(tǒng)安全。應(yīng)用服務(wù)層具體包括：圖書館業(yè)務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、整合檢索系統(tǒng)、VOD視頻點(diǎn)播系統(tǒng)、文獻(xiàn)數(shù)字化加工系統(tǒng)、網(wǎng)上讀書系統(tǒng)、應(yīng)用軟件監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、電子閱覽室管理系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、電子教學(xué)系統(tǒng)、讀者導(dǎo)讀系統(tǒng)等。

軟件成本管理是軟件項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，也是一個(gè)十分容易被忽視但卻又是十分重要的內(nèi)容。成本管理的目的是通過執(zhí)行項(xiàng)目成本管理過程和使用一些基本項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來改進(jìn)項(xiàng)目成本績(jī)效。項(xiàng)目組整體上把按進(jìn)度和預(yù)算交付項(xiàng)目作為我們最大的挑戰(zhàn)，因此我們十分重視對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和成本的控制和管理。該項(xiàng)目中我們借助項(xiàng)目管理軟件Microsoft Project 2003來輔助進(jìn)度和成本的計(jì)劃和管理。我們主要通過在計(jì)劃階段做好成本估算，有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素和在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制等方法和策略來有效管理和控制項(xiàng)目成本。

成本估算和成本預(yù)算是成本控制的基礎(chǔ)。在本項(xiàng)目中對(duì)成本估算與預(yù)算我主要采取了以下措施：(1)采用了MS-Project項(xiàng)目管理工具。根據(jù)公司的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，我采用了MS Project項(xiàng)目管理工具作為數(shù)字圖書館建設(shè)的項(xiàng)目管理工具。Ms-Project能夠有效幫助我對(duì)項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目人力資源、項(xiàng)目成本的有效管理。除此之外，Ms-Project還提供了豐富的報(bào)表分析工具，能夠靈活的分析項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、掙值。在項(xiàng)目中我們的許多工作都依賴于Ms-Project才得以高效的完成。(2)制定完整的WBS。項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)。只有建立了完備、無遺漏的項(xiàng)目WBS才能夠確保項(xiàng)目成本估算與預(yù)算的準(zhǔn)確性。在項(xiàng)目啟動(dòng)之處，我們對(duì)項(xiàng)目的需求作了深入細(xì)致的調(diào)研分析，并在Ms-Project的幫助下建立了完整而基本無遺漏的WBS。(3)正確的項(xiàng)目資源估算。項(xiàng)目資源估算也是項(xiàng)目成本估算的重要輸入之一。在項(xiàng)目估算之前必須明確項(xiàng)目所需資源的種類和數(shù)量；以及項(xiàng)目資源的單價(jià)。在數(shù)字圖書館建設(shè)中我采用了專家意見法和Delphi法；規(guī)劃定義出了項(xiàng)目詳細(xì)資源規(guī)劃表分別定義了項(xiàng)目所需資源的種類，所需數(shù)量、單價(jià)，來計(jì)算總成本，并通過Ms-Project加以管理。(4)自下而上的項(xiàng)目成本估算，自上而下的成本預(yù)算。結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際與Ms-Project的便利性，在成本估算上，我主要采用了自下而上的方法，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大的任務(wù)我們還采用了Delphi法及專家判定法。在估算項(xiàng)目任務(wù)的成本時(shí)，我們將WBS的每一個(gè)任務(wù)分給領(lǐng)域?qū)＜易龉ぷ髁吭u(píng)估，要求每一項(xiàng)任務(wù)必須控制在1人周以內(nèi)。對(duì)于超過1人周的任務(wù)，要求專家做原因分析，并提出分解方案。在成本預(yù)算上，我主要采用了自上而下的分配方法，按已制定的成本估算與WBS，將項(xiàng)目總成本分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作中去，并制定的項(xiàng)目成本的控制標(biāo)準(zhǔn)。此外，我在成本估算范圍內(nèi)，還預(yù)留了部分管理儲(chǔ)備，以防止成本風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2.有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素
    項(xiàng)目中我們對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了必要的管理，以避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生引發(fā)項(xiàng)目成本增加或超支。公司項(xiàng)目管理部門提供了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的模板和風(fēng)險(xiǎn)事件列表模板。為了讓項(xiàng)目組整體在各個(gè)階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，我嘗試采用了“十大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)跟蹤”，把項(xiàng)目中各主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按照排名張貼在公告欄上。由于項(xiàng)目涉及的范圍廣，需求和范圍界定不清、計(jì)劃不充分、用戶參與不足、缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持、技術(shù)問題等為我們項(xiàng)目計(jì)劃階段主要風(fēng)險(xiǎn)事件。事實(shí)表明，這種做法效果是非常明顯的。特別是客戶方面，我定期把風(fēng)險(xiǎn)事件列表E-mail給客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人方某。為了能盡快落實(shí)未明晰的需求部分，我與客戶方主要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人方某進(jìn)行了面對(duì)面的溝通。通過一番利弊關(guān)系的陳述，達(dá)成盡快明晰懸留部分需求的共識(shí)。需求問題很快得到解決。項(xiàng)目組整體信心十足，積極性和責(zé)任感增加。公司領(lǐng)導(dǎo)方面對(duì)項(xiàng)目組也表現(xiàn)出特別的關(guān)心，特別是公司趙總開始頻繁出現(xiàn)在項(xiàng)目組的每周進(jìn)度評(píng)審會(huì)議上，他們也開始擔(dān)心因?yàn)閷?duì)項(xiàng)目支持不夠而導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。
3.實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制
    實(shí)施階段需要進(jìn)行成本的跟蹤和控制。Project 2003中需要設(shè)定各項(xiàng)資源（人員）的工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)率，即人員每小時(shí)的工作成本。項(xiàng)目組成員每周五下班前通過內(nèi)網(wǎng)B/S項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)PMIS提交《項(xiàng)目周報(bào)》，把各自本周內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)．報(bào)告要求按百分比嚴(yán)格量化任務(wù)完成情況，PMIS只提供具體百分比的選擇．項(xiàng)目經(jīng)理（我）把各項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到進(jìn)度計(jì)劃中，Project 2003自動(dòng)成本統(tǒng)計(jì)表，清楚顯示任務(wù)基準(zhǔn)和實(shí)際成本信息，通過查看跟蹤甘特圖就可以較好把握項(xiàng)目總體的進(jìn)度績(jī)效。

數(shù)字圖書館系統(tǒng)在2011年11月下旬正式上線，提前1周完成了項(xiàng)目。目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到客戶方各有關(guān)部門的一致好評(píng)。項(xiàng)目的成功很大程度上歸功于在項(xiàng)目過程中各個(gè)階段對(duì)進(jìn)度和成本的有效管理和控制。沒有成本管理，項(xiàng)目也可能成功。但沒有成本管理的項(xiàng)目，對(duì)于項(xiàng)目管理質(zhì)量、時(shí)間、成本三大目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是具有巨大風(fēng)險(xiǎn)。