為什么要考慮人的因素和工作習(xí)慣

　　所有的項(xiàng)目工作都是通過人來實(shí)施的。如果不考慮人的因素，目標(biāo)很難實(shí)現(xiàn)。也就是說成功的項(xiàng)目管理或者提高項(xiàng)目的績(jī)效，需要考慮人的一些內(nèi)在因素，以及人們的工作習(xí)慣、人們的一些自然屬性或者天性，同時(shí)采用一些創(chuàng)新的管理思維方法來開展項(xiàng)目管理。這種新的方法，一方面要考慮人的因素，另外也要考慮便于管理和便于跟蹤。

圖11-1 提高項(xiàng)目管理考慮人的因素

　　造成項(xiàng)目工期拖延的原因

　　1.學(xué)生綜合癥

　　在學(xué)生時(shí)代，經(jīng)常會(huì)碰到這樣一種現(xiàn)象，老師在課堂上布置一個(gè)作業(yè)，比如要提交一份學(xué)習(xí)報(bào)告，通常一周時(shí)間可以完成報(bào)告，但往往學(xué)生要求兩周再交作業(yè)，也就是說在時(shí)間估算的時(shí)候通常會(huì)增加一個(gè)隱藏的裕量，或者是安全裕量。本來是一周可以完成的工作，但學(xué)生請(qǐng)求老師允許兩周完成作業(yè)。如果老師同意學(xué)生的要求，答應(yīng)學(xué)生們?cè)趦芍苤笤俳粓?bào)告，結(jié)果會(huì)什么樣呢?

　　表11-1 估算中的隱藏裕量

　　在多數(shù)情況下，學(xué)生可能選在第二周開始的時(shí)候開始寫這份報(bào)告。也就是說第一周他把空閑時(shí)間安排去做其他工作，從第二周才開始寫?？赡苓€有部分同學(xué)在第一周時(shí)間過去之后，并沒有及時(shí)地開展自己的工作，而是又拖延一天，兩天，甚至三天，這樣一來，他的報(bào)告就不可能如期完成，即使靠加班加點(diǎn)如期完成也嚴(yán)重影響了報(bào)告質(zhì)量。

　　表11-2 學(xué)生綜合癥(StudentSyndrome)

　　假設(shè)這個(gè)報(bào)告的完成要花5天時(shí)間，如果在第二周的星期三才開始這個(gè)工作的話，那么整個(gè)工作就要往后拖延。我們把這種情況稱之為學(xué)生綜合癥。

　　有些人又把這種習(xí)慣帶到現(xiàn)在的工作當(dāng)中。有統(tǒng)計(jì)表明，學(xué)生綜合癥在很多項(xiàng)目、很多工作當(dāng)中都得到了普遍的反映。因此這里總結(jié)出一條帕肯森定律。

　　2.帕肯森定律(Parkinson’s Law)

　　工作總是拖延到它所能夠允許最遲完成的那一天(Workexpands to fit the allotted time.)。

　　也就是說如果工作允許它拖延、推遲完成的話，往往這個(gè)工作總是推遲到它能夠最遲完成的那一天，很少有提前完成的。大多數(shù)情況下，都是項(xiàng)目延期、工作延期，或者是勉強(qiáng)按期完成任務(wù)。

　　3.項(xiàng)目延期原因分析

　　除了學(xué)生綜合癥所起的作用之外，還因?yàn)樵谕ǔ９ぷ鳟?dāng)中，提前完成工作的人不但不受獎(jiǎng)，反而會(huì)受罰。

　　為什么提前完成工作不會(huì)受獎(jiǎng)而會(huì)受罰呢?

　　試想，如果你的公司老板交給你一項(xiàng)工作，計(jì)劃10天完成，如果你用一周時(shí)間把它做完了，老板會(huì)有什么反應(yīng)?他會(huì)認(rèn)為可能這個(gè)工作本來就不需要10天時(shí)間，你在一周之內(nèi)完成是非常自然的事情。因此你不會(huì)因?yàn)樘崆巴瓿晒ぷ鞫玫嚼习灞頁P(yáng)。如果第二次安排一個(gè)同樣任務(wù)，項(xiàng)目計(jì)劃就會(huì)從原來的10天縮短為7天，也就是說提前完成任務(wù)帶來的結(jié)果是為下一個(gè)任務(wù)增加了難度。

　　類似情況也存在于產(chǎn)品銷售中，或者工人加工生產(chǎn)產(chǎn)品的數(shù)量中，導(dǎo)致的后果是工作定額、銷售績(jī)效的定額總是每月或者每年增加。這樣造成了有些銷售人員本來有潛力可以使銷售額做得更大，銷售更多的產(chǎn)品，但是他不會(huì)選擇這種做法，而是有所保留。因?yàn)樗麚?dān)心如果他今年銷售額突破一個(gè)新高的話，很可能會(huì)導(dǎo)致明年有更高的一個(gè)績(jī)效作為考核的基本水平，由于這種擔(dān)心，每個(gè)人工作都會(huì)有一定保留，存在一定的安全裕量或者是隱藏安全裕量。

　　在這種條件下，與學(xué)生綜合癥結(jié)合在一起，導(dǎo)致了很少出現(xiàn)項(xiàng)目提前完成或者工作提前完成的現(xiàn)象，而多數(shù)都是項(xiàng)目延期、拖延。這是造成項(xiàng)目工期拖延的一個(gè)根本原因。

　　4.如何改進(jìn)項(xiàng)目的管理

　　那么，怎么根據(jù)人的特點(diǎn)，根據(jù)帕肯森定律，根據(jù)學(xué)生綜合癥的工作習(xí)慣和特點(diǎn)，改進(jìn)項(xiàng)目的管理?關(guān)鍵鏈法就是針對(duì)以上情況的解決辦法。

　　關(guān)鍵鏈法和關(guān)鍵路徑法的區(qū)別是：關(guān)鍵路徑法是工作安排盡早開始，盡可能提前。而關(guān)鍵鏈法是盡可能推遲。

　　關(guān)鍵鏈法的提出主要基于兩方面的考慮：

　　(1)如果一項(xiàng)工作盡早開始，往往存在著一定的松馳量、時(shí)間浮動(dòng)和安全裕量，那么這個(gè)工作往往推遲到它最后所允許的那一天為止。這一期間整個(gè)工作就沒有充分發(fā)揮它的效率，造成了人力、物力的浪費(fèi)。如果按照最遲的時(shí)間開始做安排，沒有浮動(dòng)和安全裕量，無形當(dāng)中對(duì)從事這個(gè)項(xiàng)目的工作人員施加了壓力，他沒有任何選擇余地，只有盡可能努力地按時(shí)完成既定任務(wù)。這是關(guān)鍵鏈法所采用的一種思路。

　　(2)在進(jìn)行項(xiàng)目估算的時(shí)候，需要設(shè)法把個(gè)人估算當(dāng)中的一些隱藏的裕量剔除。經(jīng)驗(yàn)表明，人們?cè)谶M(jìn)行估算的時(shí)候，往往是按照能夠100%所需要的時(shí)間來進(jìn)行時(shí)間估算。在這種情況下，如果按照50%的可能性，只有一半的可能性能夠完成任務(wù)，有50%的可能性又要延期，這樣就大大縮短原來對(duì)工作的時(shí)間估算。

　　按照平均規(guī)律，把項(xiàng)目中所有的任務(wù)都按照50%的概率進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間估算，結(jié)果使項(xiàng)目整個(gè)估算時(shí)間總體壓縮了50%，如果把它富余的時(shí)間壓縮出來，作為一個(gè)統(tǒng)一的安全備用，作為項(xiàng)目管理的一個(gè)公共資源統(tǒng)一調(diào)度、統(tǒng)一使用，使備用的資源有效運(yùn)用到真正需要它的地方，這樣就可以大大縮短原來項(xiàng)目的工期。

　　關(guān)鍵鏈法舉例

　　比如從事一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目包括這樣幾個(gè)任務(wù)，第一個(gè)任務(wù)是項(xiàng)目的設(shè)計(jì)，通常需要10周的時(shí)間，如果按50%的可能性進(jìn)行估計(jì)，把估算的時(shí)間壓縮一半，即5周內(nèi)完成。第二個(gè)任務(wù)是兩個(gè)階段的開發(fā)工作，即開發(fā)一和開發(fā)二，假設(shè)每個(gè)開發(fā)的工作都需要大約20周的時(shí)間，我們?cè)诠浪阒蟹謩e給它安排10周，也就是說大概有一半的概率可以在10周內(nèi)完成。類似的我們把剩下的工作——項(xiàng)目的文檔工作也按照一個(gè)比較嚴(yán)格的估計(jì)——10周，項(xiàng)目的測(cè)試工作也是5周，這樣我們把隱藏的裕量都予以扣除。如果在不考慮資源限制的情況下，這個(gè)項(xiàng)目的順序應(yīng)該是設(shè)計(jì)、開發(fā)、文檔工作、項(xiàng)目的測(cè)試，按照關(guān)鍵鏈法進(jìn)行估算，這個(gè)項(xiàng)目的完成時(shí)間總數(shù)只需要20周。這是一個(gè)非常嚴(yán)格的估算，很可能相應(yīng)工作在實(shí)現(xiàn)周期內(nèi)是不能完成的，還要進(jìn)一步用關(guān)鍵鏈法來進(jìn)行管理和控制，如下表。

　　表CCM舉例：逆序排程+ALAP+估算(無裕量) 11-3　　

　　如果項(xiàng)目的開發(fā)人員在第一階段和第二階段都是相同的人員，而且人員有限，使得開發(fā)一和開發(fā)二只能串行進(jìn)行，在這種情況下，這個(gè)工作整個(gè)在開發(fā)時(shí)增加10周，使得原來的估算從20周變?yōu)?0周。這種狀況并沒有改變?cè)瓉淼墓浪阈再|(zhì)，仍然是50%的概率，只有50%實(shí)現(xiàn)的可能性。

　　【總結(jié)】

　　在學(xué)生時(shí)代，可能很多人都碰到過這樣一種現(xiàn)象，就是非到最后關(guān)頭才匆匆忙忙完成任務(wù)，甚至交差了事。這就是學(xué)生綜合癥。這種現(xiàn)象也經(jīng)常存在于我們的日常工作、生活當(dāng)中，有人把它稱為帕肯森定律，也就是工作總是拖延到它所能夠允許最遲完成的那一天。這種情況造成的后果是不能完成任務(wù)，造成工作延期、項(xiàng)目延期，有些也只是勉強(qiáng)完成任務(wù)。

　　造成這種情況的原因除了人的特點(diǎn)之外，還因?yàn)楣ぷ魈崆巴瓿刹粫?huì)受獎(jiǎng)反而受罰。根據(jù)人的特點(diǎn)和帕肯森定律，在項(xiàng)目管理學(xué)中引出了一條新的概念——關(guān)鍵鏈法。也就是說，工作盡可能推遲，沒有浮動(dòng)和安全裕量，這無形中對(duì)項(xiàng)目工作人員施加了壓力，使他沒有選擇的余地，只能盡可能地完成既定的任務(wù)，同時(shí)又縮短了原來對(duì)工作的時(shí)間估算。

　　關(guān)鍵鏈法的好處是最大限度地發(fā)揮工作人員的積極性和效率，可以提高項(xiàng)目的績(jī)效;在項(xiàng)目管理中便于抓住重點(diǎn)，對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行管理;提前完成項(xiàng)目。