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論信息系統(tǒng)項目的范圍管理

【摘要】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動了XX省分級轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺建設(shè)項目, 我在項目中擔任項目經(jīng)理，負責項目的全面管理工作。該平臺作為全省上下級醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道，為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，建設(shè)費用440萬，于2017年10月順利通過客戶方驗收。該項目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時間緊，涉及干系人多。本文以此項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的范圍管理，主要包括規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建 WBS、確認范圍、控制范圍等內(nèi)容。項目有效提高了范圍管理水平，滿足了項目干系人需求和期望。

【正文】

2016年10月，XX省衛(wèi)生健康委啟動了XX省分級轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺建設(shè)項目，我公司在公開招標中成功中標，中標金額為440萬元。我在項目中擔任項目經(jīng)理，負責項目的全面管理工作。該項目歷時一年，于2017年10月順利通過客戶方驗收。該項目旨在貫徹國家“分級診療”制度，建立“基層首診、雙向轉(zhuǎn)診、急慢分治、上下聯(lián)動”的分級診療體系，為分級診療搭建上下級醫(yī)院轉(zhuǎn)診的信息化通道。平臺為老百姓提供門診、檢查、住院、日間手術(shù)等4大轉(zhuǎn)診功能，采用J2EE技術(shù)架構(gòu)，開發(fā)環(huán)境為eclipse，開發(fā)語言為Java，數(shù)據(jù)庫采用MySQL5.6。

該項目建設(shè)規(guī)模大，需求內(nèi)容多，涉及軟件子系統(tǒng)和硬件設(shè)備繁多，集成難度較大，建設(shè)時間緊，涉及干系人多，是XX省衛(wèi)生健康委的年度重點工程。在具體管理過程中，我根據(jù)項目實際情況，遵循項目范圍管理方法，嚴格做好規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認范圍、控制范圍工作。本文圍繞該項目的范圍管理展開討論。

一、規(guī)劃范圍管理

項目啟動后不久，在了解項目初步范圍的基礎(chǔ)上，我就組織項目成員制定了一個大致的《項目管理計劃》，然后和項目組一起在《項目管理計劃》的總體輪廓下，依據(jù)該項目的章程和項目的初步范圍，制定了《項目范圍管理計劃》（初稿），為范圍管理的后續(xù)過程提供指南和依據(jù)。我們制定的《項目范圍管理計劃》大致內(nèi)容是：如何進行范圍的定義、確認和控制，以及如何進行WBS分解。

二、收集需求和定義范圍

在收集需求方面，我花了很多時間和精力，目的就是要把項目需求這一源頭搞清楚。在調(diào)研需求過程中，我們主要采用的是訪談、會議和原型展示相結(jié)合的需求調(diào)研方法。初期我們主要采用訪談和會議，與醫(yī)院醫(yī)生進行深入交流，了解他們對轉(zhuǎn)診功能需求，以及他們對未來系統(tǒng)的期望等。每周所有系統(tǒng)分析人員要召開一次碰頭會，總結(jié)和交流需求調(diào)研的情況，會后形成匯總的需求調(diào)研報告。

經(jīng)過幾輪需求調(diào)研，結(jié)合許多建設(shè)性的意見，我們形成了《項目范圍說明書》。根據(jù)《項目范圍說明書》，我再次組織開發(fā)人員進行原型開發(fā)，如此反復幾次之后客戶對系統(tǒng)的需求基本確定，我找建設(shè)方的項目經(jīng)理和分管領(lǐng)導對《項目范圍說明書》進行了簽字確認，后續(xù)的變更就需要走變更流程才能對其進行修改。

在《項目范圍說明書》中我們以客戶能懂的語言描述了系統(tǒng)所要實現(xiàn)的功能、項目過程中需要提交的交付物、項目的驗收標準、約束假設(shè)條件和項目的進度里程碑等。另外，我們對系統(tǒng)不實現(xiàn)哪些功能、不提交哪些交付物也進行了明確說明。

三、創(chuàng)建 WBS

《項目范圍說明書》得到用戶確認后，我們進行了WBS分解。WBS分解是一項非常重要的工作，好的 WBS結(jié)構(gòu)能使得原來看起來非常籠統(tǒng)、模糊的項目目標一下子清晰起來，使得項目管理有據(jù)可依，項目團隊的工作目標變清晰。由于WBS分解涉及到將要開展的具體工作，所以將來要做這些工作的項目成員最有發(fā)言權(quán)，我讓項目骨干成員都參與到 WBS的分解中。實踐證明這樣做既符合后續(xù)軟硬件設(shè)計、編碼、實施人員的實際水平，又能得到他們最大程度的認同。我們進行 WBS分解時制定了如下原則：在各層次上都保證項目的完整性；一個工作單元只從屬于一個上層工作單元；相同層次的工作包應有相同性質(zhì)；工作單元應便于進行進度和成本的控制；工作包一般不大于 80小時；采用滾動規(guī)劃方法，不求一次把所有工作包都分解出來。對于WBS中工作單元的細節(jié)信息，我們在 WBS字典中加以描述。WBS分解是一項很重要的工作，在這一過程中我們發(fā)現(xiàn)《項目范圍說明書》中存在較多不明確的方面，通過WBS分解而得到明確。WBS分解工作完成后，項目范圍基準就確定了。

四、確認范圍

項目可交付成果、子功能被開發(fā)出來之后，我們項目組內(nèi)部先對其進行評審和測試。通過評審和測試后，把這些成果交付給用戶，和用戶一道按范圍基準、質(zhì)量標準等要求進行確認范圍。由于該項目范圍廣、功能點多，我們找客戶進行確認范圍的頻次較高，在里程碑點一般舉行較為正式的會議，非里程碑點一般通過當面交流的方式。雖然這樣做增加了不少工作量，但對于最后一次性通過驗收非常有利。在確認范圍時，對于局部確認范圍，我們主要是邀請客戶方、監(jiān)理方參與評審和測試；對于全局確認范圍，主要是由客戶方邀請第三方進行評審。

五、控制范圍

控制范圍就是監(jiān)督項目的范圍狀態(tài)，管理范圍變更的過程。該項目用戶范圍廣、功能多的特點決定了該項目在開發(fā)過程中避免不了范圍的變更。在項目一開始我就很清楚，如果不做好范圍的控制，該項目很難在合同規(guī)定的時間內(nèi)完成，預算也必然超支，所以項目一開始我就高度重視范圍的控制工作。開始時我主要是在與客戶簽訂的合同上下功夫，將經(jīng)過客戶方確認的《項目范圍說明書》作為合同的附件附上，同時在合同正文上明確范圍變更的審批權(quán)限和變更進行的流程。在項目進行過程中，有很多人提出這個那個新需求，要求添加進去，我讓他們提交書面申請，說明經(jīng)過批準之后才能實施。用“柔性”的溝通來解決存在的問題起到了很好的效果。

【結(jié)束語】

在XX省分級轉(zhuǎn)診服務(wù)平臺建設(shè)項目中，我全面應用了項目范圍管理方法，使得該項目在范圍管理方面取得良好績效。平臺在2017年10月全部上線并順利通過用戶驗收。截止目前，平臺運行穩(wěn)定，已經(jīng)為120萬人提供了轉(zhuǎn)診服務(wù)。該項目之所以能圓滿成功，要歸功于本人切實將項目管理的知識用于項目管理過程中，尤其是做好項目范圍的管理工作。當然在成功的背后也存在一些不足之處，例如對項目邊界之外可能會有的工作描述得還是比較粗糙；在范圍確認環(huán)節(jié)，與客戶溝通還不夠全面，沒有充分調(diào)動客戶方參與的積極性。牢記不足，吸取教訓，相信通過不斷的積累和不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項目管理能力一定可以得到不斷提高。

【備注】

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